V tomto článku:
Identifikujeme výzvy v riadení takýchto neregulovaných výdavkov
Poukážeme na výhody používania digitálnych nástrojov pre väčšiu prehľadnosť
Navrhneme, ako si môžete nastaviť a implementovať stratégiu pre nepriame okrajové výdavky
Spoločnosti, ktoré efektívne monitorujú, kontrolujú, štandardizujú a optimalizujú nepriame výdavky (alebo nepriame obstarávanie), môžu dosiahnuť výrazné úspory na výrobkoch a službách, často v rozmedzí 10 – 25 %, v neposlednom rade znížením výdavkov vyplývajúcich z nekoordinovaných nákupov okrajových položiek. Vyplýva to z nedávnej správy spoločnosti McKinsey, v ktorej sa uvádza, že nepriame výdavky rastú od roku 2011 medziročne o 7 %. Ešte dôležitejšie je, že podniky s konkrétnou stratégiou riadenia nepriamych výdavkov, ktorá zahŕňa aj okrajové výdavky, by mohli získať významnú konkurenčnú výhodu.
Manažéri zodpovední za obstarávanie a financie nám hovoria, že sa boria najmä s infláciou, narušením dodávateľského reťazca a rastúcou legislatívou v oblasti sociálnej zodpovednosti podnikov, resp. s tzv. VUCA (z angl. Volatility, Uncertainty, Complexity and Ambiguity). Pochopiteľne chcú kontrolovať náklady na obstarávanie a procesy, najmä výdavky na strategické dodávky, ktoré priamo ovplyvňujú cenu ich výrobkov alebo služieb. Preto je veľmi ľahké prehliadnuť výdavky na okrajové dodávky, ak ich podnik nezahrnie medzi priority. Je načase to zmeniť.
Priame výdavky, nepriame výdavky, okrajové výdavky – aký je medzi nimi rozdiel?
Všeobecne povedané, nepriame výdavky predstavujú náklady na materiál a služby, ktoré umožňujú každodenný chod podniku. Patria sem výdavky s vysokou hodnotou riadené nákupným oddelením, napr. na vozidlá vozového parku, správu zariadení, prenájom strojov a odborné služby. Priame výdavky sa na druhej strane zvyčajne týkajú vecí, ktoré podnik používa na výrobu produktov a poskytovanie služieb, ktoré predáva, t. j. tovary, ktoré opúšťajú podnik.
Výdavky v dodávateľskom reťazci sa vo všeobecnosti riadia Paretovým princípom, pretože 80 % výdavkov (priamych alebo nepriamych) pripadá na 20 % objednávok – ide o strategický obchodný inventár s vysokou hodnotou, pri ktorom najväčšiu zodpovednosť nesú nákupné tímy. Okrajové výdavky pokrývajú všetky zostávajúce taktické položky, niekedy nazývané tovary skupiny C, ktoré sú zvyčajne položkami nepriamych výdavkov. Často ide o občasné nákupy s nízkou hodnotou, hoci niekedy vo veľkom objeme, ktoré neuskutočňuje nákupné oddelenie, ale zamestnanci roztrúsení po celom podniku. Hoci tieto výdavky predstavujú len približne 20 % z celkových podnikových výdavkov, konštantne zodpovedajú približne 80 % podnikových dodávok, pričom počet dodávateľov je priamo úmerne vysoký.
To, čo tvorí priame a nepriame okrajové výdavky, sa môže v jednotlivých spoločnostiach a odvetviach značne líšiť. Tak napríklad podľa Boston Consulting Group „výrobca turbín môže mať vyše 130 000 takýchto položiek, zatiaľ čo banka ich bude mať pravdepodobne oveľa menej“. Nepriame okrajové výdavky sú podmnožinou nepriamych a okrajových výdavkov a môže medzi ne patriť čokoľvek – perá, papier, tonery do tlačiarní, ale aj občerstvenie na porady, kancelárske potreby, nábytok pre zamestnancov pracujúcich z domu alebo špeciálne chemikálie a časti obrábacích strojov.
Nepriame okrajové výdavky často zahŕňajú občasné nákupy základných tovarov, ktoré mnohé podniky potrebujú na svoju prevádzku, ale na riadenie ktorých nákupné tímy nemajú kapacity. Tento nedostatok centrálneho dohľadu je čiastočne spôsobený tým, že kontrola týchto nepriamych výdavkov naráža na klesajúce výnosy. To znamená, že zvýšené náklady na procesy spojené so snahou riadiť tieto zložité a roztrieštené výdavkové modely v mnohých podnikoch rýchlo prevážia sumy ušetrené pri samotných nákupoch.
Namiesto toho zodpovednosť za nákup týchto každodenných tovarov nesú často oddelenia a dokonca aj jednotlivci roztrúsení po celom podniku. Stále neexistujú štandardizované zmluvy, schválené katalógy ani jednotné celopodnikové postupy pre nákupné a platobné procesy týkajúce sa okrajových výdavkov. To znamená, že je len malá kontrola nad tým, koľko míňajú na položky (pokiaľ sú pod prednastavenými prahovými hodnotami), čo kupujú a ktorých dodávateľov využívajú. To má zvyčajne za následok nekoordinované nákupy, kedy zamestnanci jednoducho kupujú to, čo potrebujú, z miestnych obchodov alebo podľa toho, ktorá online stránka ponúka pohodlný spôsob dodania.
Riadenie nepriamych okrajových výdavkov a tzv. maverick buying
Mnohí odborníci v oblasti obstarávania považujú tento druh nekoordinovaného nákupu nepriameho okrajového inventára za niečo, čomu sa nedá vyhnúť a čo sa veľmi ťažko riadi – a, veľmi často aj niečo, čím sa neoplatí zaoberať. Napriek tomu môžu byť vysoké náklady z hľadiska financií a efektívnosti, a tiež potenciálne pre značku spoločnosti. V neposlednom rade preto, že neschopnosť riadiť tieto výdavky môže podkopávať dodržiavanie podnikových politík vo všetkom od udržateľnosti a konkurenčného výberového konania až po pranie špinavých peňazí a moderné otroctvo.
Skutočnosť, že kupujúci nie vždy využívajú schválených dodávateľov s vopred dohodnutými cenami a katalógmi určenými na nepriame okrajové výdavky, spôsobuje značné manažérske problémy. Takýto nekoordinovaný nákup z prevažne anonymných zdrojov má za následok nedostatok štruktúrovaných údajov a zviditeľnenie ľahko kontrolovateľnej nákupnej trasy. Nákupcom to sťažuje analýzu modelov nepriamych okrajových výdavkov a identifikáciu príležitostí na úsporu nákladov, napríklad prostredníctvom hromadného nákupu a internej distribúcie.
Zároveň podnikom často vznikajú oveľa vyššie náklady na spracovanie nepriamych okrajových výdavkov. Môže to byť preto, že generuje neštandardizované faktúry od viacerých dodávateľov alebo preto, že niekto musí porovnávať a manuálne zadávať údaje z firemných účtov kreditných kariet na pridelenie výdavkov príslušným nákladovým strediskám. Keď náhodní kupujúci platia rôznymi platobnými kartami alebo dokonca drobnou hotovosťou, je to ešte nákladnejšie a zložitejšie.
Ekonomické prínosy a konkurenčné výhody
Čím väčšia je vaša spoločnosť a celkové výdavky (priame a nepriame), tým väčšia je hodnota vašich zostávajúcich 20 % nepriamych okrajových výdavkov. Spoločnosti, ktoré to ignorujú, v podstate nechávajú peniaze ležať na stole. Využitím najnovších technológií a optimalizáciou procesov však nákupné tímy môžu často dosiahnuť úspory, ktoré by riaditelia mohli inak získať škrtmi v iných oblastiach podnikania.
Príklad: Ak vaše celkové podnikové výdavky predstavujú 1 miliardu eur, približne 200 miliónov eur budú predstavovať okrajové výdavky. Predpokladajme potenciálne úspory vo výške 10 % z týchto okrajových výdavkov. Nepodchytenie týchto úspor je ako ignorovanie 20 miliónov eur.
Praktické prínosy riadenia nepriamych okrajových výdavkov zahŕňajú vynútiteľné dodávateľské zmluvy, spoľahlivé politiky pre dodanie a vrátenie tovaru, zjednodušené pracovné postupy, väčšiu kontrolu nad dohodnutými cenami a väčšiu konzistentnosť a kompatibilitu produktov v rámci celého podniku. Prísnejšie a spoľahlivejšie dodávateľské reťazce pomáhajú zabezpečiť dostupnosť produktov, a tým znížiť riziko prerušenia podnikania a prestojov zamestnancov pri hľadaní náhradných materiálov. Zlepšenie procesov tiež prináša efektívnosť nákupu, predovšetkým od menšieho počtu dodávateľov a s menším počtov sporných faktúr, zatiaľ čo automatizácia znižuje objem monotónnych úkonov, čím zvyšuje spokojnosť zamestnancov v práci.
Podniky môžu stratégiu pre nepriame okrajové výdavky využiť aj na maximalizáciu návratnosti investícií do nových technológií. Môžu to dosiahnuť lepšou integráciou manažérskych nástrojov na vykazovanie na obstarávacích platformách a systémami pre správu zmlúv, čo zabezpečí väčší prehľad a prognózy bohaté na údaje. Môžu tiež využiť automatizáciu opakujúcich sa úloh na zníženie rizika ľudského pochybenia (najmä pri prepise údajov) a zároveň uvoľniť hodnotných zamestnancov na vykonávanie dôležitejších úloh.
Zákazníci a regulačné orgány očakávajú, že podniky budú spĺňať čoraz prísnejšie normy v environmentálnej a sociálnej oblasti a v oblasti správy a riadenia (tzv. ESG). Platí to najmä pre veľké B2C značky. Plnohodnotná stratégia pre nepriame okrajové výdavky môže pomôcť zabezpečiť, aby kupujúci dodržiavali firemné politiky v oblastiach, ako je etické získavanie zdrojov, predchádzanie podvodom a právna zodpovednosť, čím je možné zabrániť modernému otroctvu a sankciám.
Rovnako ako tisícky organizácií zo súkromného i verejného sektora aj my v Unite používame Mercateo Marketplace a Procurement Portal na nepriame obstarávanie. Poskytuje nám široký sortiment od rôznorodej siete dodávateľov, pomáha nám zefektívniť obstarávací proces a optimalizovať stratégiu pre nepriame výdavky.
Vytvorte stratégiu pre nepriame okrajové výdavky len v 7 krokoch
Pokrok v digitálnych technológiách v súčasnosti dovoľuje nákupným tímom získať priamejšiu kontrolu nad nepriamymi okrajovými výdavkami. Integrované systémy automatizujú a zjednodušujú pracovné postupy, aby pomohli zviditeľniť výdavky, a väčšia transparentnosť prináša aj väčšiu sledovateľnosť naprieč celým podnikom. Vylepšené nástroje na analýzu údajov (čoraz viac poháňané umelou inteligenciou pre hĺbkovú analýzu) môžu zároveň pomôcť nákupcom lepšie pochopiť nákupné modely, potenciálne zvýšenie efektívnosti a budúce potreby.
1. Použite čistenie a kategorizáciu údajov
Skôr ako začnete realizovať svoju nákupnú stratégiu by ste si mali zadefinovať, čo sa vo vašej organizácii považuje za nepriame okrajové výdavky a čo za nekoordinované výdavky. Predpokladom sú kvalitné nákupné údaje, a preto prvým krokom by malo byť vyčistenie údajov, ktoré máte, aby ste mohli vykonať presnejšiu kategorizáciu svojich výdavkov vrátane identifikácie neklasifikovaných, príp. nesprávne klasifikovaných výdavkov. Tento proces zlepší viditeľnosť a chápanie, čo umožní prijímať informovanejšie rozhodnutia.
2. Urobte analýzu výdavkov podľa položky, kategórie, dodávateľa, koncového užívateľa a nakupovaného objemu
Čím presnejšie a podrobnejšie sú vaše údaje o nepriamych výdavkoch, o to ľahšie sa budú analyzovať a identifikovať potenciálne úspory nákladov a zlepšenia procesov. Použitie týchto údajov na tvorbu grafických vizualizácií výdavkov podľa organizačného útvaru alebo oddelenia môže byť účinným spôsobom, ako pomôcť zainteresovaným stranám vidieť problémy i príležitosti. Môže ich to motivovať ku kontrole výdavkov a počtu dodávateľov, najmä keď vidia priame výhody pre svoje tímy (ako napr. uvoľnenie zdrojov na dôležitejšie veci).
3. Analýza riadenia rizík
Analýza riadenia rizík môže zahŕňať rôzne riziká podnikania vrátane kontinuity podnikateľskej činnosti a rizikových akcií značky. Napríklad môžete chcieť identifikovať finančné riziká a riziká poškodenia dobrého mena spojené so získavaním produktov, zaobchádzaním s nebezpečnými látkami, alebo s uhlíkovou stopou produktu (najmä ak meriate a nahlasujete emisie v rozsahu 1, 2 a 3 ako súčasť svojich noriem ESG). Údaje o nákupoch môžete použiť aj na identifikáciu potenciálnych prerušení v dodávateľskom reťazci a možností na zabezpečenie alternatívnych zdrojov.
4. Buďte SMART: Definujte kľúčové ukazovatele výkonnosti
Keď začnete s identifikáciou príležitostí vo svojich údajoch pre zlepšenie nepriamych okrajových výdavkov, je dôležité zvážiť, ako môžete zapojiť všetky zainteresované strany. Jednou zo zrejmých ciest (pozri bod 6) je zapojiť ľudí na začiatku procesu, aby mohli pomôcť pri formovaní stratégie a zistiť, aký to pre nich bude mať prínos. Ďalšou cestou je použitie presných údajov na definovanie kľúčových ukazovateľov výkonnosti KPIs SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant and Timed) a širších spoločných cieľov, ktoré môžu viesť ku kultúrnym zmenám a zmenám správania.
5. Audit podrobných digitálnych dátových stôp
Ak chcete pristupovať k riadeniu nepriamych okrajových výdavkov digitálne, budete musieť vykonať audit všetkých vašich systémov súvisiacich s elektronickým obstarávaním vrátane používania digitálnych katalógov, elektronickej fakturácie a celého procesu od nákupu po platbu. Identifikujete tak príležitosti na automatizáciu a bezproblémovú integráciu údajov, čím môžete znížiť náklady až o 30–40 %. Zvážte použitie trhoviska, ktoré konsoliduje fakturáciu a platby pre jedno miesto nákupu a poskytuje digitálnu dátovú stopu pre jednoduché zosúladenie výdavkov.
6. Spolupracujte so všetkými zainteresovanými stranami
Ako sme už spomenuli, vstup zainteresovaných strán je nevyhnutný, pretože prevzatie kontroly nad okrajovými výdavkami, najmä tými nekoordinovanými, sa často javí ako obmedzenie možností a autonómie. Hlboký a široký online trh pre potreby okrajových výdavkov môže ponechať ľuďom rovnakú mieru voľnosti pri súčasnom zabezpečení zodpovednosti a dodržiavania predpisov.
Na oplátku budú mať prospech z lepšej úrovne služieb pre dodávateľov, a to aj pokiaľ ide o dodacie lehoty a možnosti vrátenia, a budú mať dôveru v kvalitu výrobkov a spôsob, akým nakupujú. Všetci vieme, že spokojný (interný) zákazník je tou najlepšou obchodnou stratégiou.
7. Monitorujte pokrok a nepoľavujte
Rozvoj vlastnej stratégie je len začiatok – najťažšia je jej nepretržitá implementácia. Neexistuje jediný prepínač, ktorý by ste mohli použiť na dosiahnutie najlepšieho riešenia. Namiesto toho je potrebný nepretržitý proces prehodnocovania a iteratívneho vývoja s cieľom digitalizácie, optimalizácie a zefektívnenia interných nákupných procesov. Jedným zo spôsobov, ako to urobiť, je zaviesť nový prístup najprv na jedno oddelenie alebo organizačný útvar a učiť sa za chodu. Keď ostatní kolegovia uvidia, že to funguje, zmenu ľahšie prijmú.
Kľúčové informácie
Neignorujte 20 % okrajových výdavkov, lebo je to komplikované. Efektívna stratégia pre nepriame okrajové výdavky vám môže pomôcť znížiť náklady, zlepšiť efektívnosť a uvoľniť zdroje na iné podnikateľské aktivity. Podobne ako Boston Consulting Group (pozri vyššie) aj spoločnosť Unite vo vlastnom výskume online B2B trhoviska Mercateo zistila, že digitalizácia nákupných procesov môže znížiť náklady spojené s nákupom až o 42 %.
Zároveň sa vaše podnikanie môže stať agilnejším a lepšie reagovať na meniacu sa hospodársku situáciu. Čiastočne to vyplýva z príležitosti vybudovať silnejšie siete spolupráce s inovatívnymi dodávateľmi a získať presné informácie o trhu bohaté na dáta. Tieto údaje môžu tiež pomôcť vašim kolegom z finančného oddelenia zlepšiť prognózy, riadenie peňažných tokov a využitie pracovného kapitálu.
V skutočnosti môže tento druh rozvoja stratégie umožniť nákupným tímom posilniť svoju pozíciu dôveryhodných poradcov vo svojom podnikaní. Ďalšie informácie a postrehy pre profesionálnych nákupcov nájdete na našej webovej stránke.
Prečítajte si o najnovších trendoch v oblasti nákupných stratégií a platforiem v našom informačnom bulletine.
Objavte naše najnovšie príbehy a postrehy
Takto EnBW využíva Unite ako riešenie pre centralizované obstarávanie
Úspešný príbeh: Udržateľné a efektívne obstarávanie v energetickej spoločnosti EnBW
Udržateľnosť presahuje spoločenskú zodpovednosť firiem
Prijímanie opatrení v oblasti obstarávania a riadenia dodávateľského reťazca