Stratégie d’achat pour maîtriser les achats indirects

Dans cet article, nous allons :

Définir les achats indirects et les achats hors processus
Identifier les enjeux liés à la gestion d’achats ponctuels
Présenter les avantages apportés par les outils numériques et comment s’équiper pour mieux contrôler les achats
Proposer des idées pour inclure les achats indirects dans une stratégie d’achat

Les entreprises dotées d’outils fonctionnels pour le pilotage, le contrôle, la standardisation et l’optimisation de leurs achats indirects (ou approvisionnement indirect) réalisent des économies significatives sur leurs produits et services, de l’ordre de 10 à 25 %, et ce notamment grâce à la réduction des achats hors processus sur les produits de catégorie C. Ce rapport de McKinsey souligne que les achats indirects ont progressé de 7 % par an depuis 2011. De plus, les entreprises ayant adopté une stratégie d’achat incluant les achats indirects bénéficieraient d’un net avantage concurrentiel.

Avec l’inflation, les perturbations de la chaîne d’approvisionnement ou encore la réglementation sur la Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE), les responsables achats et financiers évoluent dans un contexte volatile, incertain, complexe et ambigu, plus communément appelé VUCA. Leur volonté de vouloir maîtriser les coûts de processus et d’approvisionnement est légitime, en particulier les dépenses liées aux fournitures essentielles qui ont une incidence directe sur le prix de leurs produits ou services. Cependant, il est très facile de négliger les dépenses liées aux achats indirects lorsque cet enjeu n’entre pas dans les priorités d’une entreprise. Il est temps d’adopter une nouvelle manière de penser.

Achats directs, indirects, de catégorie C : quelles différences ?

De manière générale, les achats indirects concernent l’achat d’équipements et de fournitures nécessaires au fonctionnement quotidien d’une entreprise. Ils représentent une part importante des dépenses et sont gérés par la direction achats, ils concernent entre autres : la flotte automobile, la gestion des fournitures, la location de machines et les services professionnels. En revanche, les achats directs sont des achats qui entrent dans les processus de fabrication des produits ou des services vendus par l’entreprise.

Soulignée dans divers domaines, la loi de Pareto, « la loi des 80/20 », s’applique également à la chaîne d’approvisionnement, étant donné que 80 % des achats (directs ou indirects) représentent 20 % des commandes. Ce stock de grande valeur pour le fonctionnement d’une entreprise est sous la responsabilité de la direction achats. Les achats indirects concernent également diverses sous-catégories des achats de catégorie C. Ce sont pour la plupart des achats ponctuels à faible valeur ajoutée, mais qui peuvent représenter de gros volumes. Bien souvent, ces achats sont effectués par divers utilisateurs de l’entreprise, non rattachés à la direction achats. Même si ces achats indirects ne représentent que 20 % de l’ensemble des dépenses de l’entreprise, ils représentent près de 80 % des fournitures de l’entreprise et impliquent beaucoup de fournisseurs.

Graphique illustrant la répartition des achats stratégiques et des achats indirects d’une entreprise. — La loi de Pareto établit le rapport « 80/20 », c’est-à-dire que 80 % des résultats proviennent de 20 % des actions.

La représentation des achats directs et indirects varie considérablement selon le type d’entreprise et d’industrie. Le cabinet Boston Consulting Group donne l’exemple suivant : « les achats indirects d’un fabricant d’éoliennes peuvent représenter plus de 130 000 articles, alors que pour une banque cette catégorie d’achat aura un volume plus faible. »

Les achats de catégorie C font également partie du plus grand ensemble des achats indirects. Ils couvrent un large éventail d’équipement : stylos, ramettes de papier, cartouches d’encre, en-cas pour les réunions, fournitures de bureau ou encore mobilier pour les collaborateurs à distance, produits chimiques spécifiques et pièces de rechange.

Les achats indirects sont souvent des produits et articles ponctuels nécessaires au bon fonctionnement des entreprises, mais pour lesquels les directions achats n’ont pas les ressources dédiées pour en assurer leur suivi. Cette lacune au niveau d’une gestion centralisée est principalement liée aux problématiques de contrôle des achats indirects. En effet, pour beaucoup d’entreprises, l’augmentation des coûts de processus associée à la volonté de vouloir maîtriser ces types de dépenses complexes et fractionnées, dépasse rapidement les économies réalisées sur ces achats.

Ces achats sont souvent confiés et répartis dans divers services ou auprès de plusieurs collaborateurs de l’entreprise et effectués de manière aléatoire, sans contrats définis ou catalogues validés. Les processus Procure-to-Pay (P2P) ne sont pas standardisés. Il y a donc très peu de contrôles sur : les montants dépensés (dans la mesure où un budget a été prédéfini), les articles achetés ou encore les fournisseurs sélectionnés. La direction achats constate que les achats hors processus sont réalisés au coup par coup et selon les besoins, auprès d’enseignes de proximité ou sur une plateforme quelconque proposant les meilleures options de livraison.

Maîtriser les achats indirects et les achats hors processus

Beaucoup de professionnels du secteur de l’approvisionnement estiment que les achats hors processus de produits de catégorie C sont à la fois inévitables et extrêmement complexes à gérer. Une problématique souvent sous-estimée. Cependant, les coûts engendrés d’un point de vue financier et de rentabilité, sans oublier les conséquences sur la notoriété de la marque de l’entreprise, peuvent atteindre des sommes très élevées. Faire l’impasse sur ce type de dépenses peut fortement compromettre l’entreprise dans son engagement pour la durabilité, lors d’appel d’offres, voire être associé à du blanchiment d’argent ou de l’esclavage moderne.

Ne pas disposer de fournisseurs agréés, de prix négociés ou de catalogues validés pour les achats indirects engendrent des enjeux significatifs pour la direction achats dans une entreprise. Ces achats réalisés aléatoirement auprès de divers fournisseurs révèlent un manque de structuration des données et de transparence sur des procédures d’achat pouvant être auditées très simplement. La direction achats se heurte à des difficultés lors de l’analyse des processus d’achats indirects et pour l’identification des réductions de coûts à apporter dans l’achat de gros et de répartition des stocks en interne.

De plus, les coûts de processus de gestion des achats indirects se révèlent être plus élevés que prévus. Les raisons peuvent être multiples : le traitement de factures non standardisées envoyées par plusieurs fournisseurs, la saisie manuelle et le croisement des données des cartes de crédit de l’entreprise pour reporter les dépenses aux services en question. Dans le cas de figure où des utilisateurs tiers effectuent des achats avec les cartes bancaires de l’entreprise, établissent des notes de frais ou règlent des achats en espèces, les coûts sont bien plus importants et complexes.

Des avantages commerciaux et compétitifs

Plus une entreprise et, par conséquent, ses dépenses (directes et indirectes) sont importantes, plus la part des 20 % des dépenses en achats indirects est élevée. Les entreprises ignorant cette proportionnalité perdent littéralement de l’argent. Cependant, en ayant recours à la digitalisation et à l’optimisation des processus, la direction achats peut généralement faire des économies là où la direction serait amenée à devoir mettre en place des coupes budgétaires auprès d’autres services de l’entreprise.

Exemple : Si l’ensemble de vos dépenses s’élèvent à 1 milliard d’euros, 200 millions d’euros seront en moyenne alloués aux achats indirects. Estimons une économie potentielle de 10 % sur ce type de dépenses. Passer à côté de ce calcul, revient à ignorer une économie de 20 millions d’euros.

Schéma illustrant les dépenses et les achats indirects d’une entreprise — Schéma illustrant la répartition des dépenses d’une entreprise

Pour tirer des bénéfices concrets d’une stratégie d’achat, il faut : des contrats fournisseurs signés, des délais de livraison et des politiques de retour sécurisés, une procédure stricte, davantage de suivi sur les prix négociés et une plus grande uniformisation et compatibilité de produits au sein de l’entreprise. Des chaînes d’approvisionnement mieux contrôlées et plus fiables garantissent la disponibilité des articles et réduisent considérablement les perturbations d’activité, puisqu’un produit similaire peut être proposé en remplacement. L’optimisation des processus améliore la qualité de l’approvisionnement, en réduisant notamment le nombre de fournisseurs et de contestation de factures. L’automatisation permet de réduire la répétition de certaines tâches et valorise ainsi la satisfaction au travail.

De même, avec une stratégie de gestion des achats indirects, les entreprises peuvent maximiser leur retour sur investissement (ROI) dans les nouvelles technologies. Par exemple, via l’intégration d’outils de reporting dans les plateformes d’e-procurement ou le système de gestion des contrats afin de récolter davantage de données pour pouvoir anticiper les besoins. L’automatisation des tâches répétitives permet aussi de réduire les risques d’erreurs, notamment dans la retranscription des données, ce qui permet aux collaborateurs de se consacrer à des missions plus valorisantes et importantes.

Pour résumer, les clients et les autorités exigent de plus en plus que les entreprises affichent leur engagement d’un point de vue environnemental et au niveau de la démarche de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE), particulièrement pour les grandes marques du secteur B2C. Une stratégie d’achat globale permet aux acheteurs de répondre aux politiques d’entreprise telles que : l’approvisionnement éthique, la prévention de la fraude fiscale et la responsabilité juridique dans la lutte contre l’esclavage moderne et les sanctions.

Comme des milliers d’entreprises et d’organisations du secteur public, chez Unite nous passons par la plateforme Unite avec une marketplace intégrée pour tous nos achats indirects. Nous disposons d’un large assortiment issu d’un réseau de partenaires qui nous permet d’améliorer notre processus d’achat et d’optimiser notre stratégie d’achats indirects.

Schéma des 7 étapes pour établir une stratégie d’achat — Améliorer la visibilité de ses dépenses étape par étape

Développer une stratégie d’achat en 7 étapes

Les solutions digitales permettent aux responsables achats d’avoir un meilleur contrôle des achats indirects. Les systèmes intégrés automatisent et simplifient les processus. Ils améliorent la visibilité sur les achats, apportent plus de transparence et facilitent ainsi la responsabilité des utilisateurs au sein d’une entreprise. De plus, avec des d’outils d’analyse de données de plus en plus performants (enrichis par l’IA pour obtenir des données encore plus fines), les directions achats ont une meilleure compréhension des modèles d’approvisionnement, identifient plus facilement les gains en termes d’efficacité et les besoins futurs.

1. Collecter des données de qualité

Avant de mettre en place une stratégie d’approvisionnement, il faut d’abord distinguer les achats indirects des achats hors processus au sein de votre entreprise. Pour cela, vous devez disposer de données de qualité. La première chose à faire est de procéder au nettoyage de vos données, identifier vos dépenses non classées ou mal catégorisées pour avoir une vision précise de vos dépenses. Cette étape vous aidera à avoir une meilleure visibilité et compréhension dans vos prises de décision.

2. Analyser chaque détail de vos dépenses

Plus vos données seront précises et détaillées, meilleure en sera l’analyse et l’identification de vos potentielles économies ainsi que l’amélioration de vos processus. Réalisez un schéma à partir de ces données pour avoir une visualisation claire des dépenses par service et permettre ainsi à chaque acteur de distinguer les problématiques et les opportunités. C’est une façon de les encourager à suivre leurs dépenses et de vérifier le nombre de fournisseurs, surtout si cela peut avoir des retombées positives sur les équipes (comme libérer du temps pour des missions plus valorisantes).

3. Mesurer la gestion des risques

Cette analyse permet de couvrir tous les risques commerciaux, y compris la pérennité de l’entreprise et préserver l’équité de la marque. Vous pourriez vouloir identifier les risques financiers et de notoriété en lien avec l’approvisionnement des produits, la manipulation de substances dangereuses ou l’empreinte carbone d’un article, surtout si vous surveillez vos émissions carbone dans le cadre de votre RSE. Ces données vous permettent également d’identifier les potentielles interruptions sur votre chaîne d’approvisionnement et de mettre en place des solutions alternatives pour pallier tout risque.

4. Penser SMART : définir des objectifs

Dès que les données vous permettent d’identifier les opportunités pour améliorer vos achats indirects, il est important de réfléchir à la façon dont vous allez convaincre et faire adhérer les acteurs impliqués dans le processus. La solution la plus simple (cf. étape 6) est d’impliquer les acteurs dès le début du processus afin qu’ensemble vous définissiez une stratégie qui tienne compte des besoins de chacun. L’autre solution est d’utiliser les données récoltées pour définir des objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et définis dans le Temps) ainsi que des objectifs plus larges et partagés par tous, pouvant avoir une incidence sur des changements culturels ou comportementaux.

5. Relever les données de votre écosystème numérique

Pour intégrer une approche digitale dans votre gestion des achats indirects, vous aurez besoin de faire un état des lieux de tous vos systèmes d’e-procurement associés, y compris les catalogues en ligne, les factures électroniques et tout votre processus Procure-to-Pay. Ainsi, vous identifiez les améliorations en termes d’automatisation et d’intégration uniforme des données et réduisez potentiellement vos coûts de 30 à 40 %. Optez pour une marketplace B2B qui centralise la facturation et les paiements pour un même point de vente et qui fournit un historique des données pour faciliter la traçabilité de vos dépenses.

6. Collaborer avec tous les acteurs de la chaîne

Comme mentionné, l’adhésion de tous les acteurs est primordiale, car le contrôle des achats indirects, et plus précisément des achats hors processus, s'apparente souvent à une limitation des actions et une perte d’autonomie. Recourir à une plateforme abondamment assortie pour des achats indirects permet de donner à tous les utilisateurs le même champ d’action, tout en garantissant responsabilité et conformité. En contrepartie, les utilisateurs bénéficieront de meilleures prestations de services des fournisseurs tels que les délais de livraison et les conditions de retour, et seront rassurés sur la qualité des produits achetés ainsi que la procédure de paiement à suivre. Nous savons tous qu’un utilisateur satisfait, y compris en interne, est de loin la meilleure stratégie commerciale.

7. Observer et améliorer

La mise en place de votre stratégie n’est qu’un début, c’est la pérennité de sa mise en œuvre qui sera difficile. Il n’existe pas de formule toute faite pour appliquer instantanément la meilleure pratique, c’est un processus propre à vos équipes qui nécessitera des phases de réévaluation et d’itérations pour arriver progressivement à une optimisation et une personnalisation de votre processus d’approvisionnement interne. Pour cela, commencez par faire tester votre nouvelle approche auprès d’un seul service et tirez-en des leçons pour apporter au fur et à mesure les améliorations nécessaires. Dès que d’autres collaborateurs auront vu le fonctionnement, ils seront plus enclins à adopter la nouvelle stratégie.

À retenir

Pensez à ce que représentent les 20 % des achats indirects. Une stratégie d’achats indirects maîtrisée peut : réduire les coûts, améliorer l’efficacité et libérer du temps pour se consacrer à d’autres projets commerciaux. Unite a réalisé une étude sur sa marketplace, elle révèle que les processus d’approvisionnement digitalisés permettent de réduire les coûts P2P de près de 42 %.

De plus, cela permet à votre entreprise d’opter pour un mode de fonctionnement basé sur une méthode agile, afin de pouvoir mieux répondre à l’évolution du contexte économique. Une réduction des coûts qui résulte notamment de la volonté de développer une collaboration plus étroite avec des fournisseurs innovants et d’une collecte de données sur le marché plus riche et plus affinée. Des données utiles pour le responsable financier, afin d’établir une meilleure prévision budgétaire, avoir une gestion de flux de trésorerie plus maîtrisée et optimiser le fonds de roulement.

La mise en place d’une telle stratégie permet aux directions achats de renforcer leur position de conseil au sein de leur entreprise. Découvrez plus de témoignages et d’actualités sur la thématique des achats sur notre site.

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