Ebben a cikkben:
Elmondjuk, mit jelent az indirekt kiadás és a maverick buying fogalma
Megvizsgáljuk, hogyan kezelhetőek ezek a szabályozatlan beszerzési formák
Javaslatot teszünk arra, hogyan építheti be indirekt kiadásait jelenlegi beszerzési stratégiájába
A cégek, amelyek hatékonyan ellenőrzik, szabványosítják és optimalizálják indirekt kiadásaikat (vagy indirekt beszerzéseiket), gyakran 10-25%-ot is képesek termékeken és szolgáltatásokon megtakarítani. Ez a McKinsey által készített jelentés elárulja azt is, hogy az indirekt kiadások száma 7%-kal nőtt meg 2011 óta. Ami még fontosabb, hogy azok a cégek, amelyek indirekt beszerzési stratégiával rendelkeznek, határozott versenyelőnyre tehetnek szert.
A beszerzési igazgatók – és pénzügyi igazgatók – továbbra is a VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity and Ambiguity) jelenségével, az inflációval, az ellátási lánc fennakadásaival és még több vállalati társadalmi felelősségvállalásról szóló jogszabállyal harcolnak. Érthető, hogy ellenőrizni kívánják a beszerzés és a folyamatok költségeit, különös tekintettel azon áruk beszerzésére, amelyeket közvetlenül meghatározzák termékeik és szolgáltatásaik árát. Mégis rendkívül könnyen szem elől lehet téveszteni ezen áruk indirekt beszerzését, amennyiben egy cég nem kezeli kiemelten azt. Itt az idő ezen változtatni.
Direkt, indirekt kiadás és eseti igények - mi a különbség?
Az indirekt kiadás általában azokat anyag- és szolgáltatásköltségeket jelenti, amelyek a cég mindennapi üzemeltetéséhez szükségesek. Ebbe beletartoznak a gépjárműveket, létesítménykezelést, gépbérlést és professzionális szolgáltatásokat érintő nagy volumenű kiadások. Míg a direkt beszerzések csoportjába olyan áruk tartoznak, amelyeket a cég az általa értékesített termékekbe vagy szolgáltatásokba épít be.
Az ellátási lánchoz kapcsolódó költségek javarészt a Pareto-elvet követik, amelyben a kiadások (direkt vagy indirekt) 80%-át a megrendelések 20%-ára fordítják - a nagy értékű üzleti forrásokra, ahol a beszerzési csapatokra hárul a legnagyobb felelősség. Az eseti igények a összes fennmaradó árut fedik le. Ezeket gyakran C-termékeknek is nevezzük, amelyek általában szintén indirekt beszerzés útján szerezhetőek be. A beszerzés e fajtája nem gyakori, alacsony értékű, azonban nagy volumenű termékeket érint, amelyeket nem profi beszerzők irányítanak. Habár az eseti igények az összkiadás csupán 20%-át fedi le, a cégek szállítmányának akár 80%-ára is kiterjedhet. A beszállítók száma így ennek megfelelően rendkívül magas lehet.
A Boston Consulting Group szerint például „egy turbina gyártónak akár 130.000 árucikkre lehet szüksége, míg egy banknak lényegesen kevesebbre“. Az indirekt kiadások csoportjába tollak, papír, nyomtatópatron, de akár üdítőitalok, irodai eszközök és bútorok, illetve speciális vegyszerek vagy gépalkatrészek tartozhatnak.
Az indirekt kiadások sokszor alapigényeket fednek le, amelyre számos cégnek szüksége van a működéshez, azonban ezek lefedéséhez hiányoznak a beszerzési csapatok erőforrásai. A központi felügyelet hiányának oka részben az indirekt beszerzés irányításának csökkenő megtérülése. Rengeteg cég számára az ilyen összetett kiadások kezelésével járó megnövekedett folyamatköltségek gyorsan meghaladják a tényleges beszerzésen megtakarított összegeket.
Emiatt a mindennapokban használatos árucikkek beszerzése a cég különböző részlegeinek vagy egyes munkatársainak felelősségi körébe esik. Az indirekt kiadások lefedésére nem léteznek szabványosított szerződések, elfogadott katalógusok vagy egységesített procure-to-pay folyamatok. Ebből kifolyólag nem csupán a kiadások lesznek kevésbé ellenőrizhetőek (addig, amíg az előre beállított értékhatárokat nem lépik át), hanem a termékek és a beszállítók sem. Ez a spontán „maverick buying“ jelenségéhez vezethet, amely során a munkatársak helyi üzletek vagy webshopok kínálataiból fedik le szükségleteiket.
Az indirekt kiadások és a „maverick buying“ kezelése
A beszerzésben jártas szakemberek szerint a „maverick buying“ elkerülhetetlen és kezelése rendkívül összetett feladat - és gyakran nem szükséges miatta aggódni. Pénzügyi és hatékonysági szempontból, valamint a márkát tekintve a költségek azonban magasak lehetnek. Nem utolsó sorban ezen kiadások kezelésének elmulasztása alááshatja a vállalati irányelveknek való megfelelést a fenntarthatóságtól és a versenyképes pályázatoktól kezdve a pénzmosáson át a modern rabszolgaságig.
Amennyiben a beszerzők indirekt kiadásaikhoz nem ellenőrzött beszállítóktól vásárolnak előre letárgyalt árakon és meghatározott katalógusokból, az jelentős kihíváshoz vezethet. A névtelen forrásból történő vásárlás gyakran az adatok strukturáltságának hiányát és átláthatatlanságot eredményez az egyébként könnyen ellenőrizhető beszerzési nyomvonalon. Emiatt a beszerzőknek roppant nagy erőfeszítésbe telik, hogy az indirekt kiadási mintákat elemezni tudják és költségmegtakarítási lehetőségeket határozzanak meg. Ilyen lehet például a nagy tételben történő beszerzés vagy a cégen belüli elosztás.
Ugyanakkor a cégeknek gyakran a szükségesnél sokkal magasabb folyamatköltségekkel jár az indirekt kiadások kezelése. Ennek oka a különböző beszállítóktól érkező nem szabványosított számlák, vagy a céges hitelkártyaszámlák adatainak manuális összevetése és beírása a kiadások megfelelő költségpontokhoz való juttatásához. Ez akár még költségesebbé és összetettebbé válhat, ha a beszerzők a költségeket különféle kártyákról vagy házi pénztárból kezelik.
Üzleti haszon és versenyképes előnyök
Minél nagyobb a cége és annak költségei (direkt és indirekt), annál nagyobb az indirekt kiadások fennmaradó 20%-ának értéke. Azok a cégek, amelyek ezt nem veszik figyelembe, jelentős mennyiségű bevételtől esetnek el. A legújabb technológiák alkalmazásának és a folyamatok optimalizálásának köszönhetően a beszerzők olyan megtakarítási lehetőségeket fedezhetnek fel, amelyeket a vezetők gyakran a cég más részlegeinek kiadásainak csökkentésével érhetnek el.
Például: ha cége összkiadása 1 milliárd euró, az indirekt kiadások összege körülbelül 200 millió euró. Ebben az esetben 10%-os költségmegtakarításra számíthat indirekt kiadásainál. Ha ezeket a megtakarításokat nem vesszük komolyan, az olyan, mintha 20 millió eurót hagynánk figyelmen kívül.
Az indirekt kiadások kezelésének előnyeihez a végrehajtható beszállítói szerződések, a megbízható kiszállítás és visszavételi irányelvek, egyszerű folyamatok, a letárgyalt árak feletti irányítás, valamint cégen átívelő következetes és kompatibilis termékek tartoznak. Egy megbízhatóbb ellátási lánc biztosítja a termékek elérhetőségét, amely csökkenti az üzleti fennakadásokat és az elkerülhető leállásokat, amelyet a cseretermékek utáni keresés okoz. A folyamatok javítása a beszerzés hatékonyságához vezet, amely kevesebb beszállítót és vitatott számlát eredményez. A folyamatok automatizálása emellett a monoton feladatokat is lecsökkenti és javítja a munkahelyi elégedettséget.
Ugyanakkor a cégek indirekt kiadási stratégiája az új technológiákba való beruházások megtérülésének (RoI) maximalizálására is eredményesen használható. Ez akkor érhető el, ha a jelentéstételi eszközöket a beszerzési platformokon és szerződéskezelő rendszerekben megfelelően integrálják, amely adatgazdagabb betekintést és előrejelzést nyújt. Továbbá az ismétlődő feladatok automatizálását is bevezethetik, amely redukálja az ember által elkövetett hibák előfordulását (különösképp az adatleírás esetében), míg több idő marad a fontosabb feladatok elvégzésére.
Lényegében az ügyfelek és a szabályozó hatóságok egyre inkább elvárják a cégektől, hogy azok megfeleljenek a legmagasabb környezeti, társadalmi és irányítási (ESG) szabványoknak. Ez különösen igaz a legnagyobb B2C cégek esetében. Egy indirekt kiadásra vonatkozó, megfelelően kidolgozott stratégia biztosítja a vevők számára, hogy megfeleljenek a vállalati irányelveknek olyan területeken, mint az etikus beszerzés, a csalás megelőzése és a jogi felelősségvállalás a modern rabszolgaság és a szankciók megsértésének megelőzése érdekében.
Ahogy cégek és szervezetek ezrei, a Unite-nál mi magunk is az integrált piactérrel rendelkező Unite platformot vesszük igénybe az indirekt kiadások esetében. A Mercateo termékek széles választékát és beszállítók változatos hálózatát kínálja, amely segít a beszerzési folyamatok egyszerűsítésében és az indirekt kiadási stratégiák optimalizálásában.
Dolgozza ki az indirekt kiadás stratégiáját 7 lépésben
A digitális technológia előrehaladtával a beszerzési részlegek megfelelőbben tudják indirekt kiadásaikat kezelni. Az integrált rendszerek automatizálják és leegyszerűsítik a munkafolyamatokat, amely a kiadások jobb átláthatóságát biztosítja. Az áttekinthetőség pedig megbízhatóságot eredményez a cég egészén belül. Emellett az adatelemző eszközök, amelyek a mesterséges intelligencia által még nagyobb betekintést biztosítanak, segítenek a beszerzőknek egyes beszerzési minták, potenciális hatékonysági növekedések és jövőbeli igények megértésében.
1. Adatok tisztítása és kategorizálása
Mielőtt stratégiáját kidolgozná, meg kell határoznia, mi tartozik az indirekt kiadás vagy „maverick spending“ kategóriájába szervezetén belül. Ehhez megfelelő beszerzési adatok szükségesek. Éppen ezért első lépésként adattisztítást kell elvégezni a kiadások pontosabb kategorizálása érdekében, beleértve az osztályozatlan és tévesen besorolt költségeket. Ez a folyamat javítja az átláthatóságot, amely támogatja a jobban megalapozott döntések meghozatalát.
2. Kiadások elemzése termék, kategória, beszállító, felhasználó és beszerzési mennyiség alapján
Minél pontosabbak és részletesebbek az indirekt kiadásra vonatkozó adatok, annál egyszerűbb elemezni és meghatározni a potenciális költségmegtakarítást és a folyamatok javítását. Az adatokkal különböző képi ábrázolásokat készíthetünk a kiadásokról üzleti egységenként vagy részlegenként, amely az érdekelt feleknek hatékonyan bemutatja a problémákat vagy éppen lehetőségeket. Ez arra motiválja őket, hogy kezeljék kiadásaikat és beszállítóik számát, különösképp akkor, ha ők is látják ennek közvetlen előnyeit (mint például az erőforrások felszabadítása fontosabb feladatokhoz).
3. A kockázatkezelés elemzése
Ide tartoznak a különböző üzleti kockázatok, mint például az üzletmenet folytonosságának és a márkaérték kockázata Például a pénzügyeket és a jó hírnevet érintő kockázatok felismerése összefügg a termékek származásától, a veszélyes anyagok kezelésétől vagy egy termék szénlábnyomának mértékétől. Utóbbi akkor különösen fontos, ha az ESG szabvány keretein belül figyelmet fektet a különböző kibocsátási módokra (Scope 1,2,3). Az adatok továbbá lehetőséget nyújtanak az ellátási lánc lehetséges megszakadásának felismerésére, vagy alternatív források biztosítására.
4. Fő teljesítménymutatók meghatározása a SMART-elv alapján
Amint az adatokban megállapíthatóak egyes lehetőségek az indirekt kiadás megfelelőbb kezelésére, fontos átgondolni, hogyan érhetjük el a cég érdekelt feleinek együttműködését. Ennek az egyik nyilvánvaló módja, hogy a munkatársakat korán belevonjuk a folyamatokba (lásd 6. pont). Így a stratégia formálásában ők is részt vehetnek és felismerhetik az ebből származó előnyeiket. Egy másik lehetőség, hogy adatainak segítségével SMART célokat határoz meg, amelyek átfogóbbak és hozzájárulnak a kultúra és viselkedés változásához. A SMART célkitűzés a következő szavakból áll össze: Specific (konkrét), Measurable (mérhető), Achievable (elérhető), Relevant (releváns) és Timed (időhöz kötött).
5. A digitális adatnyomok részletes ellenőrzése
Az indirekt kiadások digitális kezelésének kialakításához összes e-beszerzési rendszerét ellenőriznie kell. Ebbe beletartoznak a digitális katalógusok, e-számlázó rendszerek, valamint a procure to pay folyamatok. Ismerje fel az automatizáció, illetve a zökkenőmentes adatintegráció adta lehetőségeket és csökkentse a költségek 30-40%-át. Gondolja át egy olyan piactér használatát, amely leegyszerűsíti a számlázást és a fizetéseket egyetlen vásárlási ponton és digitális nyomvonalat biztosít a kiadások egyszerű egyeztetéséhez.
6. Az érdekelt felekkel való együttműködés
Ahogy már említettük, a munkatársakkal való kooperáció elengedhetetlen, hisz az indirekt beszerzés, legfőképpen a „maverick buying“ kezelése gyakran a lehetőségek és a függetlenség csökkentésének látszatát kelti. Egy átfogó, eseti igényeket lefedő piactér által a diszkréció továbbra is ugyanakkora mértékben garantált, emellett remek áttekintést biztosít és jobban megfelel a vállalati előírásoknak. Cserébe jobb beszállítói szolgáltatásban részesülnek, mint például személyre szabott kézbesítési időszakok, visszaküldési lehetőségek, illetve garancia a termékek és a beszerzés minőségére. Mindannyian tudjuk, hogy az elégedett (cégen belüli) ügyfél a legjobb üzleti stratégia.
7. A fejlődés kézben tartása
A stratégia kidolgozása csak a kezdet - a munka legnehezebb része ennek fenntartható implementációja A bevált módszert nem lehet varázsütésszerűen elérni. A folyamatok állandó újraértékelésére, a digitalizációra való törekvés fenntartására, optimalizációra és a belső beszerzési folyamatok egyszerűsítésére van szükség. Ennek egyik módja, hogy stratégiáját egy részlegen indítja el és tanul a tapasztaltakból. Amint más kollégák is észreveszik az ebből származó előnyöket, nagyobb eséllyel indulhat be a változás.
Legfontosabb tanulságok
Az indirekt kiadások részeként az eseti igényekre vonatkozó kiadások cégének 20%-át teszi ki - ne hagyja figyelmen kívül ezt az arányt. Egy megfelelően kidolgozott stratégia segíthet a költségek csökkentésében, a hatékonyság javításában és az erőforrások felszabadításában. A Boston Consulting Group tanulmánya szerint (lásd fent) a beszerzési folyamatok digitalizálása 42%-kal csökkentheti a purchase-to-pay költségeket.
Cége mindemellett dinamikusabbá válhat, így még könnyebben reagálhat a gazdasági feltételek változásaira. Ez részben abból a lehetőségből ered, hogy erősebb együttműködési hálózatokat építhet ki az innovatív beszállítókkal, valamint pontos, adatokban gazdag piaci ismereteket gyűjthet. Ezek az adatok a pénzügyi kollégáknak is segíthetnek az üzleti előrejelzések, a pénzforgalom-irányítás és a működőtőke felhasználásának javításában.
Egy ilyen jellegű stratégia ezenkívül hozzájárul ahhoz, hogy a beszerzési csapatok megerősítsék pozíciójukat, mint megbízható tanácsadók a cégen belül. Fedezzen fel még több hasonló, beszerzési szakembereknek szánt információt honlapunkon.
A Unite hírlevelében naprakész információkat talál a beszerzési legújabb trendjeiről, stratégiáiról és platformokról
Fedezze fel legújabb cikkeinket
Fenntarthatóság: több, mint csupán társadalmi felelősségvállalás
Intézkedések a beszerzésben és az ellátási lánc menedzsmentben