Dzięki temu artykułowi poznasz:
Firmy, które kontrolują, optymalizują i standaryzują swoje procesy zakupowe, mogą zaoszczędzić nawet do 10-25% kosztów produktów i usług, m.in. dzięki ograniczeniu nieustrukturyzowanych wydatków na zakupy pośrednie. Ostatni raport McKinsey mówi, że wydatki pośrednie wzrastają rocznie o 7% od 2011 roku. Co ważne, firmy z konkretną strategią zakupową, uwzględniającą wydatki pośrednie, mogą zyskać wyraźną przewagę konkurencyjną.
Kierownicy działów zakupów i dyrektorzy finansowi mówią nam, że walczą z VUCA (zmienność, niepewność, złożoność i niejednoznaczność), szczególnie w obliczu inflacji, zakłóceń w łańcuchu dostaw i większej liczby przepisów dotyczących społecznej odpowiedzialności biznesu. Zrozumiałe jest, że chcą kontrolować koszty zaopatrzenia i koszty procesów, w szczególności wydatki na krytyczne dostawy, które bezpośrednio wpływają na cenę ich produktów lub usług. Jednak zbyt łatwo można przeoczyć wydatki na dostawy pośrednie, gdy firma nie traktuje ich priorytetowo. Nadszedł czas, aby to zmienić.
Wydatki strategiczne (bezpośrednie), początku i końca ogona zakupowego (pośrednie) - jaka jest różnica?
Wydatki pośrednie oznaczają po prostu koszt materiałów i usług wykorzystywanych do prowadzenia codziennej działalności przedsiębiorstwa. Obejmują one wydatki o wysokiej wartości, takie jak flota, przestrzeń biurowa, wynajem maszyn i usługi profesjonalne. Z kolei wydatki bezpośrednie wiążą się z niezbędnymi dla firmy zakupami do produkcji własnych artykułów lub usług, które są następnie sprzedawane.
Ogólnie rzecz biorąc, wydatki w łańcuchu dostaw są zgodne z zasadą Pareto: 80% wydatków (bezpośrednich lub pośrednich) dotyczy 20% zamówień, czyli strategiczne zasoby biznesowe o wysokiej wartości, za które zespoły zakupowe ponoszą największą odpowiedzialność.
Wydatki końca ogona zakupowego obejmują wszystkie pozostałe pozycje taktyczne, czasami nazywane artykułami / zakupami typu C, które również są głównie wydatkami pośrednimi. Są to często rzadkie zakupy o niskiej wartości, choć czasami o dużym wolumenie zakupowym, dokonywane przez specjalistów spoza działu zakupów, rozproszonych po całej firmie.
Chociaż wydatki te stanowią jedynie około 20% całkowitych wydatków, niezmiennie stanowią one około 80% dostaw, a liczba dostawców jest odpowiednio wysoka.
Na przykład, według Boston Consulting Group „producent turbin może mieć ponad 130 000 takich artykułów, podczas gdy bank prawdopodobnie będzie miał ich znacznie mniej”.
Wydatki na zakupy pośrednie są podzbiorem zarówno wydatków początku i końca ogona zakupowego i mogą obejmować wszystko, od długopisów, papieru, tonerów do drukarek, po napoje, materiały biurowe, wyposażenie biura zdalnego dla pracowników lub specjalistyczne środki chemiczne i części do maszyn.
Pośrednie wydatki często obejmują rzadkie zakupy podstawowych artykułów, których wiele firm potrzebuje do kontynuowania działalności, ale zespołom zakupowym brakuje zasobów do zarządzania nimi. Ten brak centralnego nadzoru wynika częściowo z faktu, że kontrolowanie pośrednich wydatków jest dosyć skomplikowanie. Dla wielu firm zwiększone koszty procesowe związane z próbą zarządzania tymi złożonymi i rozproszonymi zakupami pośrednimi szybko przewyższają kwoty zaoszczędzone na faktycznych zakupach, a inwestycja nie jest opłacalna.
Odpowiedzialność za takie zakupy często spada na działy, a nawet poszczególne osoby w całej firmie. Nie ma ustandaryzowanych umów ani zatwierdzonych katalogów, ani też ujednoliconych w całej firmie procesów procure-to-pay dla tego rodzaju wydatków. Prowadzi to w rezultacie do niewielkiej kontroli nad tym, ile wydaje się na artykuły (o ile nie przekracza to wcześniej ustalonych progów wydatków), co jest kupowane i u jakich dostawców. Skutkuje to doraźnymi zakupami, w ramach których pracownicy po prostu kupują to, czego potrzebują, w lokalnych sklepach lub na dowolnej stronie internetowej, oferującej dogodną opcję dostaw.
Zarządzanie wydatkami pośrednimi i zakupami ad hoc
Wielu specjalistów ds. zakupów uważa, że tego rodzaju nieustukturyzowane zakupy pośrednie są nieuniknione, niezwykle skomplikowane w zarządzaniu i nie warto się nimi przejmować. Jednak koszty finansowe i koszty zasobów mogą być dość wysokie. Ponadto narażona może być również reputacja samej marki, ponieważ niektóre zakupy mogą być niezgodne z wytycznymi firmy dotyczącymi zrównoważonego rozwoju, a nawet mogą dotyczyć poważniejszych kwestii, takich jak: pranie pieniędzy lub naruszanie praw pracowników.
Fakt, że kupujący nie korzystają z katalogów dostawców uprzednio zatwierdzonych przez firmę lub z dedykowanymi cenami, powoduje poważne wyzwania w zarządzaniu. Takie rozproszone zakupy, w dużej mierze z anonimowych źródeł, skutkują brakiem uporządkowanych danych i łatwej do skontrolowania ścieżki zakupowej. W konsekwencji menedżerowie ds. zakupów mają ograniczone możliwości analizowania wydatków i identyfikowania możliwości obniżenia kosztów, na przykład poprzez zakupy hurtowe i dystrybucję wewnętrzną.
Firmy często ponoszą znacznie zawyżone koszty procesowe związane z zakupami pośrednimi. Może to być spowodowane generowaniem niestandardowych faktur od wielu dostawców lub koniecznością ręcznego porównywania i wprowadzania danych z rachunków, aby wydatki mogły być przypisane do odpowiedniego miejsca powstawania kosztów. Sytuacja może stać się jeszcze bardziej złożona w zależności od sposobu dokonywania płatności, mogą to być różnych karty płatnicze, formularze wydatków lub gotówka.
Korzyści biznesowe i przewaga konkurencyjna
Im większa firma i ogólne wydatki (bezpośrednie i pośrednie), tym większa wartość pozostałych 20% wydatków pośrednich. Nowe technologie i optymalizacja procesów mogą pomóc działom zakupów zmniejszyć koszty, a tym samym uniknąć cięć w innych działach.
Przykład
Jeśli całkowite wydatki firmy wynoszą 1 miliard euro, około 200 milionów euro to wydatki pośrednie.
Załóżmy, że potencjalne oszczędności z tego tytułu wyniosą 10%. Nieuwzględnienie tych oszczędności jest jak zignorowanie 20 milionów euro.
Praktyczne korzyści płynące z zarządzania wydatkami pośrednimi obejmują zawieranie umów z dostawcami, dedykowane warunki dostaw i zwrotów, usprawnione procesowanie, większą kontrolę nad wynegocjowanymi cenami oraz większą spójność i kompatybilność produktów w całej firmie. Bardziej niezawodne łańcuchy dostaw pomagają zapewnić dostępność produktów, a tym samym ograniczają przerwy w działalności i przestoje pracowników związane z poszukiwaniem produktów alternatywnych. Optymalizacja i automatyzacja procesów poprawia również efektywność zakupów (mniejsza liczba dostawców i problematycznych faktur) i skraca czas poświęcany na zadania ściśle operacyjne, a tym samym zwiększa satysfakcję z pracy.
Jednocześnie firmy mogą wykorzystać strategię zakupów pośrednich, aby zmaksymalizować zwrot z inwestycji (RoI) w nowe technologie. Mogą to zrobić poprzez lepszą integrację narzędzi raportowania z platformami zakupowymi i systemami zarządzania umowami, aby uzyskać bardziej bogate w dane spostrzeżenia i prognozy. Mogą również wykorzystać automatyzację powtarzalnych zadań, aby zmniejszyć liczbę błędów ludzkich (szczególnie w zakresie transkrypcji danych), jednocześnie uwalniając zasoby i poświęcając więcej czasu na strategiczne działania firmy.
Podsumowując, klienci i organy regulacyjne coraz częściej oczekują od firm spełniania wyższych standardów środowiskowych, społecznych i ładu korporacyjnego (ESG). Dotyczy to w szczególności dużych marek B2C. W pełni rozwinięta strategia wydatków pośrednich może pomóc w zapewnieniu zgodności nabywców z polityką firmy w obszarach takich jak etyczne pozyskiwanie towarów, zapobieganie oszustwom i obowiązki prawne w celu zapobiegania współczesnemu niewolnictwu i łamaniu sankcji.
Podobnie jak tysiące firm i organizacji sektora publicznego, używamy Unite ze zintegrowanym marketplace'm do naszych zakupów pośrednich w Unite. Zapewnia nam to szeroki asortyment od różnych dostawców, pomaga usprawnić nasz proces zakupowy i zoptymalizować strategię wydatków pośrednich.
Stwórz strategię zakupów pośrednich w 7 krokach
Postępy w technologiach cyfrowych pozwalają obecnie zespołom zakupowym przejąć bardziej bezpośrednią kontrolę nad wydatkami pośrednimi. Zintegrowane systemy automatyzują i upraszczają organizację pracy, pomagając zwiększyć przejrzystość wydatków. A za tym idzie większa odpowiedzialność w całej firmie. Jednocześnie ulepszone narzędzia do analizy danych (coraz częściej oparte na sztucznej inteligencji) mogą pomóc specjalistom ds. zakupów w lepszym zrozumieniu wzorców zakupowych, potencjalnego wzrostu wydajności i przyszłych potrzeb.
1. Czyszczenie i kategoryzacja danych
Przed wdrożeniem strategii zakupowych należy zdefiniować i odróżnić wydatki pośrednie (indirect tail spend) i zakupy niekontrolowane, nieplanowane (maverick buying) w firmie.
Wymaga to przejrzystych danych dotyczących zamówień. Pierwszym krokiem jest wyczyszczenie posiadanych danych, aby można było dokładniej kategoryzować wydatki, w tym identyfikować wydatki niesklasyfikowane i błędnie sklasyfikowane. Proces ten poprawi przejrzystość i zrozumienie, umożliwiając podejmowanie bardziej świadomych decyzji.
2. Analizuj wydatki według pozycji, kategorii, dostawcy, użytkownika końcowego i wielkości zakupów.
Im dokładniejsze i bardziej szczegółowe są dane dotyczące zamówień pośrednich, tym łatwiej analizować i identyfikować potencjalne oszczędności i usprawnienia procesów. Wykorzystanie tych danych do tworzenia graficznych wizualizacji wydatków według jednostek organizacyjnych lub działów może być skutecznym sposobem, aby pomóc interesariuszom dostrzec problemy i możliwości. Może to motywować ich do kontrolowania wydatków i liczby dostawców, zwłaszcza gdy widzą bezpośrednie korzyści dla swoich zespołów (takie jak uwolnienie zasobów i skupienie się na istotniejszych zadaniach w firmie).
3. Analiza zarządzania ryzykiem
Może obejmować różne rodzaje ryzyka biznesowego, w tym ryzyko związane z ciągłością działania i wartością marki. Na przykład możesz chcieć zidentyfikować ryzyko finansowe i ryzyko utraty reputacji związane z pozyskiwaniem produktów, obchodzeniem się z substancjami niebezpiecznymi lub „śladem węglowym” produktu (szczególnie jeśli mierzysz i raportujesz emisje z zakresu 1, 2 i 3 w ramach standardów ESG). Dane zakupowe można również wykorzystać do zidentyfikowania potencjalnych przerw w łańcuchu dostaw i możliwości zabezpieczenia alternatywnych źródeł.
4. Bądź SMART: Zdefiniuj KPI
Po wykorzystaniu danych do zidentyfikowania możliwości, konieczne jest zaangażowanie interesariuszy. Jedną z oczywistych dróg (patrz punkt 6) jest zaangażowanie ludzi na wczesnym etapie procesu, aby mogli pomóc w kształtowaniu strategii i zobaczyć, w jaki sposób przyniesie im ona korzyści. Inną metodą jest wykorzystanie danych do zdefiniowania tzw. wskaźników KPI SMART (tj. konkretnych, mierzalnych, wykonalnych, istotnych i określonych w czasie) oraz szerszych wspólnych celów, które mogą napędzać zmiany kulturowe i behawioralne.
5. Audyt szczegółowych ścieżek danych cyfrowych
Aby opracować cyfrowe podejście do zarządzania wydatkami pośrednimi, należy przeprowadzić audyt wszystkich systemów związanych z e-zamówieniami, w tym korzystania z katalogów cyfrowych, fakturowania elektronicznego i całego procesu procure-to-pay. W ten sposób można zidentyfikować możliwości automatyzacji i płynnej integracji danych oraz obniżyć koszty nawet o 30-40%. Rozważ skorzystanie z marketplace’u, który oferuje jednego partnera finansowego, zapewniając cyfrową ścieżkę danych i śledzenie wszystkich transakcji.
6. Współpraca z interesariuszami
Jak już wspomnieliśmy, akceptacja ze strony interesariuszy jest niezbędna, ponieważ przejęcie kontroli nad wydatkami pośrednimi, w szczególności wydatkami nieustrukturyzowanymi, często odbierane jest jako ograniczenie możliwości i autonomii.
Tymczasem korzystanie z rozbudowanego i dobrego rynku online dla wydatków pośrednich może pozostawić ludziom taki sam stopień swobody działania, zapewniając jednocześnie odpowiedzialność w zakupach i zgodność z przyjętymi założeniami firmy. Zainteresowane strony skorzystają również na poprawie poziomu usług świadczonych przez dostawców, w tym czasu dostawy i zasad zwrotów, a także uzyskają pewność co do jakości produktów.
Wszyscy wiemy, że zadowolony (wewnętrzny) klient to najlepsza strategia biznesowa.
7. Monitorowanie postępów i powtarzalność
Opracowanie strategii to dopiero początek - najtrudniejszą częścią jest jej trwałe wdrożenie. Nie ma jednego guzika, który można wcisnąć, aby uzyskać najlepszą praktykę. Zamiast tego potrzebny jest ciągły proces ponownej oceny i ciągłego rozwoju w celu digitalizacji, optymalizacji i usprawnienia wewnętrznych procesów zakupowych. Jednym ze sposobów jest wdrożenie nowego podejścia najpierw w jednym dziale lub jednostce organizacyjnej, ucząc się na bieżąco. Gdy inne jednostki zobaczą, że to działa, będą bardziej skłonne do przyjęcia zmiany.
Kluczowe wnioski
Nie ignoruj 20% wydatków pośrednich ze względu na ich skomplikowanie. Skuteczna strategia w zakresie wydatków pośrednich może pomóc obniżyć koszty, poprawić wydajność i uwolnić zasoby na inne inicjatywy biznesowe. Badania Boston Consulting Group (patrz wyżej) wykazały, że cyfryzacja procesów zakupowych może obniżyć koszty purchase-to-pay nawet o 42%.
Jednocześnie może sprawić, że Twoja firma będzie bardziej elastyczna i lepiej zareaguje na zmieniające się warunki gospodarcze. Częściowo wynika to z możliwości budowania silniejszych sieci współpracy z innowacyjnymi dostawcami i gromadzenia dokładnych, bogatych w dane informacji rynkowych. Dane te mogą również pomóc działom finansów poprawić prognozy biznesowe, zarządzanie przepływami pieniężnymi i wykorzystanie kapitału obrotowego.
Ten rodzaj rozwoju strategii może umożliwić zespołom zakupowym wzmocnienie ich pozycji jako zaufanych doradców w ramach ich działalności. Więcej informacji i spostrzeżeń dla specjalistów ds. zakupów można znaleźć na naszej stronie internetowej.
Przeczytaj więcej
Jak Zalando optymalizuje z Mercateo swoje zakupy pośrednie
Chcąc zwiększyć efektywność swoich zakupów pośrednich Zalando wybrało Mercateo jako swojego partnera do cyfrowego połączenia wielu ścieżek zakupowych i wprowadzenia jednolitego rozwiązania zakupowego na skalę międzynarodową.
Rozmowa z KAISER+KRAFT o dążeniach firmy do zrównoważonej przyszłości.
Czym są zakupy nieustrukturyzowane i jakie są związane z nimi zagrożenia?
Dowiedz się czym są zakupy nieustrukturyzowane, skąd się biorą i jak wpływają na Twój biznes.
5 kroków do obniżenia kosztów w zakupach pośrednich
Dowiedz się, jak usprawnić procesy zakupowe i obniżyć koszty.