Unite | 5 stappen om proceskosten te verlagen in indirecte inkoop

Van aanvraag tot betaling, de kosten van een inkoopproces kunnen al snel oplopen wat betreft tijd en middelen. In dit artikel bespreken we hoe je processen kunt stroomlijnen en zo kunt besparen door een antwoord te bieden op de volgende vragen:

Wat zijn de grootste proceskosten in procurement?
Waarom is kostenoptimalisatie moeilijk?
Hoe kunnen we de inkoop stroomlijnen en proceskosten verlagen?

Wat zijn de grootste proceskosten in procurement?

Je P2P-proces (‘procure to pay’) omvat elke stap vanaf het moment dat een medewerker een aanvraag doet tot de betaling aan je leverancier. Elk onderdeel van dat inkoopproces brengt kosten met zich mee: van de tijd om een geschikte leverancier te vinden en een inkooporder te bevestigen, tot aan de nodige extra middelen en belastingen die een invloed hebben op het uiteindelijke kostenplaatje.

5 lampen met 1 lamp die brandt en hoger gepositioneerd staat

Ontdek je besparingspotentieel

Bereken je proceskosten en ontdek hoeveel jij kunt besparen met Unite.

Bereken besparing

Waarom is kostenoptimalisatie moeilijk?

In een ideale wereld zijn inkoopprocessen geoptimaliseerd om kosten tot een minimum te beperken. Binnen de indirecte procurement, waarbij producten en diensten niet noodzakelijk zijn voor dagelijkse werkzaamheden, vormt dit echter een grote uitdaging.

Een van de voornaamste redenen hiervoor is het hoge aantal leveranciers en bestellingen dat gepaard gaat met indirecte inkoop. Uit eerder onderzoek van Unite bleek dat het gemiddelde aantal leveranciers voor bedrijven van verschillende groottes ongeveer 1600 bedraagt en bij multinationals zelfs kan oplopen tot bijna 10.000. Elke leverancier apart aanmaken als crediteur en het handmatig verwerken van facturen en inkooporders leidt al snel tot veel extra administratieve kosten. Dit is vooral het geval bij bedrijven die geen gestandaardiseerde digitale inkoopprocessen hanteren.

Er wordt ook veel tijd besteed aan het zoeken en vergelijken van leveranciers. Dit, in combinatie met het handmatig beheer van vrijetekst bestellingen, blijkt vaak moeilijk te optimaliseren. Om dit lange proces te omzeilen, nemen veel medewerkers hun toevlucht tot maverick buying. Ze kopen dan zonder centrale toestemming in bij niet-geverifieerde leveranciers.

Hoe kunnen we de inkoop stroomlijnen en proceskosten verlagen?

Deze uitdagingen lijken onoverkoombaar, maar met de juiste oplossing worden forse kostenbesparingen al snel realiteit. Ook jij kunt je inkoopprocessen stroomlijnen in 5 essentiële stappen. Ontdek hoe Unite het verschil voor je bedrijf kan maken.

Handen typen op grijze laptop aan een tafel en grafieken verschijnen boven de handen

1. Gedigitaliseerde processen

Met een digitale inkoopoplossing is het mogelijk om de indirecte inkoop te digitaliseren en zo ook het volledige P2P-proces te optimaliseren. Een naadloze integratie met bestaande systemen zorgt bovendien voor een lager aantal vrijetekst bestellingen, snellere zoekopdrachten en minder administratieve rompslomp.

Onze oplossing:

Unite ondersteunt integraties met meer dan 40 ERP-systemen (via OCI of cXML punch-out) en biedt direct toegang tot een uitgebreid assortiment geverifieerde leveranciers zodat medewerkers alles kunnen vinden op één plek. Aanvragen worden automatisch geconverteerd tot inkooporders en dankzij elektronische facturatie zijn administratieprocessen een stuk eenvoudiger.

Daarnaast zijn er tal van slimme functionaliteiten: gebruikersbeheer, goedkeuringsworkflows, een overzichtelijke bestelgeschiedenis en de optie om eenvoudig te zoeken doorheen verschillende catalogi.

Man en vrouw op kantoor kijken naar tablet en bespreken wat ze zien

2. Gegevensanalyse

Als je je kosten niet duidelijk in kaart brengt, is het ook niet mogelijk om potentiële besparingen te berekenen. Zo heeft ons onderzoek aangetoond dat de zogenaamde TCO of ‘total cost of ownership’ doorgaans hoger is dan de prijs van het aangekochte product zelf. Deze kosten verwijzen naar de tijd die nodig is om het product te zoeken, de bestelling in het ERP-systeem te plaatsen, de nieuwe leverancier aan het systeem toe te voegen en vervolgens de nodige acties uit te voeren om de factuur te betalen. Van gegevensonderhoud tot interne communicatie en goedkeuringen: dit proces kan al snel oplopen tot enkele honderden euro’s per leverancier.

Onze oplossing:

Met onze proceskostencalculator krijg je een helder overzicht van je proceskosten én hoeveel je zou kunnen besparen met behulp van ons baanbrekend platform. Volgens onze berekeningen is er een besparingspotentieel van 60% te behalen alleen al door inkoopprocessen te digitaliseren.

Hand met smartwatch wijst op een laptopscherm naar de online marktplaats

3. Betalingen via één crediteur

De kosten om een nieuwe crediteur te registeren en beheren lopen al snel op. Kiezen voor een systeem op basis van één crediteur, d.w.z. er wordt slechts aan één partij betaald ongeacht het aantal leveranciers waarbij wordt ingekocht, vereenvoudigt dus de boekhouding én verlaagt de kosten.

Onze oplossing:

Unite biedt de optie Single Creditor aan voor aankopen bij meer dan 700 leveranciers op onze marktplaats. Zo bespaart de boekhoudafdeling niet alleen tijd, maar ook geld. Wil je nog verder optimaliseren? Nodig je eigen voorkeursleveranciers dan uit om zich ook aan te sluiten.

Ontdek hoe het Duitse energieconcern EnBW heeft kunnen besparen dankzij Unite.

Vrouw op kantoor aan een tafel legt iets uit aan collega

4. Gestandaardiseerde processen

Naarmate je bedrijf (internationaal) groeit, worden standaardprocessen en duidelijke inkooprichtlijnen van cruciaal belang voor succesvolle gedecentraliseerde procurement, zodat ook lokale teams hun autonomie en expertise kunnen behouden. Oplossingen op basis van gecentraliseerd leveranciersbeheer bieden inkoopafdelingen een globaal overzicht van indirecte aankopen.

Onze oplossing:

Unite maakt het eenvoudig om gestandaardiseerde P2P-processen in te voeren. Dankzij goedkeuringsworkflows en weergavebeheer, inclusief het verbergen van bepaalde ECLASS-artikelen, is het ook uiterst efficiënt. Veel bedrijven gingen je al voor, zoals LGI, een globale marktleider in de logistieke sector. Lees het succesverhaal en ontdek hoe hun medewerkers nu inkopen bij bekende leverancierscatalogi en ook nog eens profiteren van onderhandelde prijzen.

Vrouw met laptop in magazijn vol kartonnen dozen kijkt voor zich uit

5. Maak een einde aan maverick buying

Maverick buying verwijst naar niet-strategische aankopen van zogenaamde C-artikelen, artikelen van lage waarde die in kleine hoeveelheden worden ingekocht. Het gaat hierbij om producten en services die niet onder raamcontracten met vaste leveranciers vallen. Dit kan tot potentiële problemen leiden, zoals boekhoudkundige fouten en schade aan leveranciersrelaties. Bovendien profiteer je op deze manier niet van onderhandelde prijzen en bespaar je dus niet, ook omdat de administratieve kosten effectief oplopen door maverick buying.

Onze oplossing:

Onze oplossing helpt een einde te maken aan maverick buying. Afdelingen en werknemers behouden controle en flexibiliteit over hun aankopen, terwijl ze automatisch worden verwezen naar voorkeursleveranciers met de beste voorwaarden.

Benieuwd geworden?

Kom meer te weten over Unite en ontdek hoe wij de inkoopbehoeften van jouw bedrijf kunnen ondersteunen.

Meer informatie

Ontdek onze nieuwste berichten en inzichten

Berichten en insights 09.10.23

De inkoopprocessen van LGI vereenvoudigen voor efficiëntere procurement

LGI gebruikt Unite’s oplossingen om het hoofd te bieden aan stijgende kosten en lange processen. Ontdek hoe het bedrijf hun inkoop geoptimaliseerd heeft.

Berichten en insights 09.05.23

Het belang van indirecte aankopen in procurement-strategieën

Indirecte aankopen zijn goed voor 20% van de totale bedrijfsuitgaven. Dit artikel analyseert de uitdagingen die hiermee gepaard gaan en hoe efficiënt beheer aanzienlijke besparingen mogelijk maakt.