Optimiser ses coûts de processus dans les achats indirects

Chaque étape de votre procédure d’approvisionnement, de la demande au paiement final, est longue et coûteuse. Découvrez comment optimiser votre processus. Les points suivants apportent des éléments de réponses à la standardisation de votre approvisionnement et à la réduction de vos dépenses :

À quoi correspondent les coûts de processus dans l’approvisionnement et où les trouve-t-on ?
Qu’est-ce qui complexifie les coûts de processus des achats indirects ?
Comment standardiser le processus d’achat pour réduire les coûts de processus ?

À quoi correspondent les coûts de processus dans l’approvisionnement et où les trouve-t-on ?

Votre processus Procure-to-Pay (P2P) englobe toutes les étapes à partir du moment où un collaborateur effectue une demande d’achat jusqu’au règlement du fournisseur. Chaque étape de cette procédure d’achat a des coûts associés : temps, ressources et tous frais ou taxes associés ou remises éventuelles, y compris le temps dédié à sélectionner les fournisseurs et le délai de validation d’une commande.

Sept ampoules alignées, celle du milieu est allumée et s’élève par rapport aux autres

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Qu’est-ce qui complexifie les coûts de processus des achats indirects ?

Dans un monde parfait, le processus d’achat de votre entreprise est optimisé, efficace et maintient les coûts aussi bas que possible. Les achats indirects concernent tous les équipements et services achetés par votre entreprise qui n’entrent pas directement dans le processus de création de valeur, mais qui sont essentiels au fonctionnement quotidien de l’entreprise. Ils rendent l’optimisation des coûts complexe.

Les achats indirects génèrent un volume important de vendeurs et de commandes associées. Une précédente étude menée par Unite indiquait une moyenne de 1 600 fournisseurs par entreprise (toutes tailles confondues). De plus larges structures peuvent s’approvisionner auprès d’environ 10 000 fournisseurs. L’enregistrement de chaque fournisseur en tant que créditeur, ainsi que la saisie manuelle de factures ou de bons de commande pour autant de vendeurs représentent une lourde charge administrative. Cela se vérifie notamment auprès des entreprises ne disposant pas de processus d’achat digitalisé et standardisé.

Une large partie du processus, où les utilisateurs recherchent les meilleurs prix et doivent modifier manuellement les commandes en texte libre, est difficile à optimiser. Pour transgresser ce long processus, beaucoup de départements ont recours aux achats hors production en s’approvisionnant auprès de fournisseurs non agréés et sans système de validation centralisé.

Comment standardiser le processus d’achat pour réduire les coûts de processus ?

Ces objectifs peuvent sembler insurmontables, mais équipé de la bonne solution, vous pouvez réaliser d’importantes économies dans votre processus d’achat. Voici 5 étapes à considérer pour optimiser vos processus Procure-to-Pay (P2P) et où nous vous expliquons comment Unite fait toute la différence.

Un responsable achat effectue des recherches sur son ordinateur

1. Passer au digital

Une solution d’e-procurement facilite la stratégie d’achats indirects de votre entreprise et optimise vos processus P2P. Elle s’intègre facilement à votre système et permet de réduire le nombre de commandes en texte libre, d’effectuer des recherches plus rapidement et d’alléger les démarches administratives.

Comment pouvons-nous vous aider :

Unite se connecte à plus de 40 ERP et systèmes tiers (via punch-out cXML ou OCI). La place de marché permet d’accéder à un grand nombre de fournisseurs agréés, ce qui signifie que vous disposez d’un seul point d’achat pour tous vos utilisateurs. Les demandes d’achats se génèrent automatiquement en bons de commande et votre procédure comptable est optimisée grâce aux factures électroniques contenant les références de commande.

Dotée d’options dédiées à l’approvisionnement, comme la gestion des utilisateurs, les procédures de validation, les listes d’achats, la gestion des vues et la recherche multi-catalogue, vous gagnez du temps et réduisez les délais de validation.

Deux acheteurs consultent des données sur une tablette

2. Faire confiance à la puissance des données

Si vous ignorez combien cela vous coûte, vous ignorez votre potentiel d’économie. Notre recherche démontre par exemple que le coût total de possession (TCO) qui englobe le temps de sélection, le dépôt de demande dans l’ERP, la réception et la programmation de la livraison, le paramétrage d’un nouveau fournisseur dans le système puis le règlement de la facture, revient plus cher que le prix du produit commandé. Avec la gestion des bases de données, la communication interne et le circuit de validation, la procédure peut s’élever à quelques centaines d’euros par fournisseur.

Comment pouvons-nous vous aider :

Nous vous conseillons de collecter des données fiables afin d’avoir une vision claire de vos coûts de processus et le potentiel d’économie possible en utilisant notre calculateur de coûts. Vous observerez rapidement la différence à passer par notre plate-forme pour votre service achats. Le potentiel d’économie possible constaté est de plus de 60 %.Une réduction considérable et non-négligeable de vos dépenses.

Des utilisateurs connectés à la page d’accueil de la place de marché Unite

3. Opter pour un modèle de créditeur unique

Considérant les coûts engendrés par l’enregistrement de nouveaux créditeurs et la gestion des fournisseurs, opter pour un système appliquant un modèle de créditeur unique signifie que, peu importe le nombre de fournisseurs sollicités, un seul compte figurera dans votre comptabilité.

Comment pouvons-nous vous aider :

Avec un créditeur unique, Unite vous donne accès à plus de 700 fournisseurs. Cela signifie que vous êtes libéré de toute gestion de vendeurs ou de fournisseurs ainsi que du suivi des bases de données. Votre processus comptabilité se retrouve ainsi optimisé avec la possibilité de le rendre encore plus efficace en invitant vos fournisseurs habituels à utiliser aussi notre fonctionnalité de créditeur unique.
Découvrez comment notre modèle de créditeur unique fait gagner du temps au fournisseur d’énergie EnBW et plus précisément à son service comptabilité.

Quatre collaborateurs en réunion d’équipe

4. Mettre en place des processus standardisés

Au fur et à mesure que votre développement à l’international se poursuit, des procédures standardisées et des politiques d’approvisionnement clairement établies sont primordiales dans la réussite de vos achats décentralisés. Les solutions qui accompagnent une gestion des fournisseurs décentralisée apportent à vos responsables achats une vision plus précise et permet aux équipes décentralisées de gagner en autonomie et en expertise.

Comment pouvons-nous vous aider :

Unite facilite la mise en place d’un processus P2P standardisé. Les circuits de validation et la gestion des vues, permettant de masquer certaines typologies de produits ECLASS, rendent le processus P2P encore plus efficace. Voici notre étude de cas pour LGI, un géant du secteur de la logistique qui a choisi cette approche uniformisée. Désormais leurs équipes effectuent leurs achats depuis les catalogues des fournisseurs et bénéficient de prix négociés.

Une responsable approvisionnement contrôle les stocks dans un entrepôt

5. Dire stop aux achats sauvages

Les achats hors production, ce sont des biens et des services faibles en valeur ajoutée et en volume. Ils concernent notamment les équipements standards, mais essentiels au fonctionnement quotidien d’une entreprise. Cette typologie d’achats est souvent externe aux contrats-cadres des fournisseurs existants, ce qui engendre un bon nombre de problèmes pour votre entreprise. Erreurs de comptabilité, une relation fournisseurs-acheteurs fragilisée affectent l’ensemble de votre stratégie achats. Sans stratégie adaptée, vous ne bénéficiez pas de prix négociés et vous ne réalisez pas d’économies. Par l’addition de tâches au service comptabilité, vous augmentez les dépenses administratives.

Comment pouvons-nous vous aider :

Notre solution contribue à maîtriser les dépenses de catégorie C, y compris les achats sauvages . Elle permet aux services et collaborateurs de garder un certain contrôle, une flexibilité et le choix sur leurs achats, tout en les orientant vers vos fournisseurs pré-sélectionnés et avec lesquels vous avez conclu des conditions préférentielles.