Unite | Eenvoudige oplossingen | Stop maverick buying

Maverick buying sluipt vaak langzaam in bedrijfsprocessen in en blijft vervolgens onopgemerkt. Bedrijven moeten dit probleem echter niet negeren. In deel een van onze blogreeks gingen we dieper in op de betekenis van maverick buying, de oorzaken en welke risico’s bedrijven hierdoor lopen.

Dit artikel biedt een antwoord op de volgende vragen:

Wat zijn de kenmerken van maverick buying?
Hoe kunnen we maverick buying voorkomen?
Hoe kunnen digitale inkooptools helpen?
Hoe kan Unite helpen om maverick buying te voorkomen?

Wat zijn de 6 kenmerken van maverick buying?

Maverick buying brengt onvermijdelijk grote risico’s met zich mee voor bedrijven en het kunnen herkennen is dus belangrijk. De eerste stap om maverick buying te beperken en uiteindelijk volledig te voorkomen, is bepalen of er een probleem is en waar in het bedrijf dit zich voordoet.

Dit is mogelijk door een uitgebreide uitgavenanalyse waarmee er kan worden vastgesteld waar en wanneer maverick buying voorkomt. De voornaamste kenmerken van maverick buying zijn:

Een hand beweegt kleine balletjes op een netwerkkaart

1. Meer crediteuren dan verwacht

Een hoog aantal crediteuren kan een teken zijn dat indirecte aankopen niet worden gecontroleerd. Controleer samen met de boekhouding of dit aantal buitenproportioneel is.

Een mensenketen van tien mensen die zes dozen doorgeven

2. Dubbele leveranciers

Als een leverancier meermaals voorkomt in het systeem, ook met een ander adres, is de kans groot dat werknemers rechtstreeks bij hen bestellen voor hun indirecte aankopen. Ze voeren de leverancier dan namelijk handmatig in het systeem in.

Afbeelding van munten met pijlen die omhoog wijzen en een grafiek vormen

3. Hoge kosten

Onderzoek hoeveel tijd en geld inkoopteams besteden aan het verwerken van bestellingen en leveranciers, alsook aan audits. Indien dit hoger is dan verwacht, kan maverick buying de oorzaak zijn.

Een procurementprofessional kijkt naar grafieken op een telefoon

4. Prijsverschillen

Als verschillende inkopers binnen hetzelfde bedrijf dezelfde artikelen inkopen tegen verschillende prijzen, wordt er niet ingekocht bij de vaste leveranciers waarmee een bedrijf raamcontracten heeft. Zo wordt er dus niet geprofiteerd van onderhandelde prijzen.

5. Ongebruikte voorraden

Als teams geen gebruik maken van de artikelen op voorraad die zijn ingekocht onder raamcontracten, kan dit wijzen op maverick buying. De kans is dan namelijk groot dat artikelen bij andere leveranciers worden ingekocht tegen hogere prijzen.

Rij witte blokken met een blauw blok dat erbuiten staat

6. Genegeerde contractovereenkomsten

De kans is groot dat er specifieke levertijden en productspecificaties zijn vastgelegd in raamcontracten met leveranciers. Als de bestelde producten en leveringen hiermee niet in overeenstemming zijn, kan dit te wijten zijn aan maverick buying.

Hoe kunnen we maverick buying voorkomen?

Maverick buying verdwijnt niet zomaar, maar kan eenvoudiger worden aangepakt dan lijkt. Met het juiste beleid en processen kunnen bedrijven weer snel controle krijgen over hun indirecte uitgaven.

Communiceer de regels duidelijk

Met een duidelijk en goed gedocumenteerd inkoopbeleid dat helder gecommuniceerd wordt, verdwijnt het excuus dat niemand op de hoogte was van een proces. Zo is er ook geen verwarring meer over wie waarvoor toestemming nodig heeft, hoe een inkooporder moet worden aangevraagd en hoe leveranciers moeten worden gescreend.

Houd het simpel

Processen moeten simpel en gebruiksvriendelijk zijn om ze efficiënt op de werkvloer te kunnen implementeren. Dit is bijvoorbeeld mogelijk met een oplossing voor e-procurement waarover alle werknemers een training krijgen.

Beheer alle contracten globaal

Door contracten centraal te beheren, bij voorkeur met een digitale inkoopoplossing, zijn conflicten of verouderde informatie meteen terug te vinden. Tegelijkertijd gelden dezelfde voorwaarden ook voor alle gedecentraliseerde teams.

Controleer alle mogelijke leveranciers

Het is belangrijk dat alle leveranciers aan de bedrijfscriteria voldoen, van automatisch goedgekeurde tot gescreende leveranciers in een systeem. Een groot aantal beschikbare leveranciersopties voorkomt dat werknemers buiten raamcontracten inkopen bij externe leveranciers.

Houd uitgaven bij

Nauwkeurig bijhouden en volgen waar de financiële middelen naartoe gaan, is de enige manier om te bepalen of inspanningen al dan niet werken. De juiste procurement software biedt bedrijven een duidelijk overzicht van de uitgaven per werknemer of afdeling zodat maverick buying efficiënt kan worden aangepakt.

Persoon met smartwatch en overhemd bekijkt een productcatalogus op laptop — Digitale inkooptools helpen maverick buying te beperken

Hoe kunnen digitale inkooptools helpen?

Organisaties met een bedrijfscultuur gebaseerd op data en een focus op efficiëntie en kostenbeheer, kunnen het zich niet veroorloven om bepaalde uitgaven uit het oog te verliezen.

Toen inkoopprocessen nog voornamelijk op papier plaatsvonden en het handmatig invoeren van gegevens meerdere spreadsheets vereiste, had het zin om de aandacht te richten op grote en strategische uitgaven.

Tegenwoordig zijn er echter digitale procurementtools beschikbaar waarmee bedrijven eenvoudig de controle over hun uitgaven kunnen behouden. Een unieke gecentraliseerde inkoopoplossing stroomlijnt globale processen via automatisering en beantwoordt aan verschillende inkoopbehoeften, inclusief het beheer van indirecte uitgaven, en omvat zowel strategische inkoop als leveranciersbeheer.

De nieuwsbrief van Unite houdt je op de hoogte van de nieuwste trends in de procurementsector.

Aanmelden

Hoe kan Unite helpen om maverick buying te voorkomen?

Unite ondersteunt inkoopteams en maakt inkoop eenvoudiger voor alle werknemers, ongeacht de grootte van een organisatie, met het innovatieve inkoopplatform en de geïntegreerde marktplaats. Onze oplossing is ideaal om alle indirecte uitgaven, inclusief maverick buying, te controleren en monitoren.

Vrouw op het werk bekijkt de B2B-marktplaats en het portaal

Enkele voordelen van Unite:

Functionaliteiten voor verschillende soorten gebruikers, inclusief goedkeuring van workflows en financiële limieten per gebruiker.
Inkoopteams kunnen gedecentraliseerde inkoop bekijken, meten en controleren.
Afdelingen en werknemers behouden controle en flexibiliteit over hun aankopen, terwijl ze automatisch worden verwezen naar voorkeursleveranciers met de beste voorwaarden.
Toegang tot onze geïntegreerde marktplaats met meer dan 1500 vooraf gescreende B2B-leveranciers in 12 Europese landen, zodat werknemers alles kunnen vinden wat ze nodig hebben.
Nauwkeurige en gedetailleerde overzichten van inkoopgegevens voor efficiënte analyses en weloverwogen beslissingen.

Twee inkoopprofessionals schudden elkaar de hand

Benieuwd geworden?

Kom meer te weten over Unite en ontdek hoe wij de inkoopbehoeften van jouw bedrijf kunnen ondersteunen.

Meer lezen