Unite | Prozesskosten für indirekte Bedarfe senken

Von der Mitarbeiteranfrage bis zur Bezahlung: Ein mehrteiliger Beschaffungsprozess kann zeitraubend und kostspielig werden. Das muss er aber nicht. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Beschaffung optimieren und Kosten einsparen können.

Was sind Prozesskosten im Beschaffungswesen und wo tauchen sie überall auf?
Warum ist es gerade in der indirekten Beschaffung so schwierig, Prozesskosten zu optimieren?
Wie kann man seine Beschaffungsprozesse optimieren, um Prozesskosten zu senken?

Was sind Prozesskosten im Beschaffungswesen und wo tauchen sie überall auf?

Zu Ihrem Procure-to-Pay-Prozess (P2P) gehört eine ganze Reihe von Abläufen: von der Mitarbeiteranfrage bis zur Bezahlung Ihres Lieferpartners. All diese Abläufe sind mit Kosten verbunden – in Form von Arbeitszeit, Ressourcen und den damit verbundenen Gebühren und Steuern (oder auch Rabatten). Dazu gehört auch die Zeit, die in die Anbietersuche oder Freigabeprozesse fliesst.

Eine helle Glühbirne sticht aus einer Reihe von Glühbirnen hervor

So viel könnten Sie sparen

Starten Sie noch heute damit, Ihre Prozesskosten zu senken und finden Sie heraus, wie viel Zeit Sie mit dem Mercateo Marktplatz und dem Procurement Portal von Unite sparen können.

Einsparpotenzial berechnen

Warum ist es gerade in der indirekten Beschaffung so schwierig, Prozesskosten zu optimieren?

Maximale Effizienz bei minimalen Kosten - In einer perfekten Welt sähe Einkauf genau so aus. Bedarfe des indirekten Einkaufs haben per Definition keinen direkten Einfluss auf die Wertschöpfung Ihres Unternehmens. Umso ärgerlicher sind in dem Bereich unnötig anfallende Kosten wie etwa ausufernde Prozesskosten.

Bei der indirekten Beschaffung gibt es eine grosse Anzahl an Lieferpartnern und Bestellungen. Eine Studie von Unite ergab, dass Unternehmen (unabhängig von ihrer Grössenordnung) im Schnitt etwa 1.600 Lieferanten haben. Grosskonzerne haben teilweise sogar fast 10.000 Lieferanten. Das Onboarding dieser Lieferpartner sowie die manuelle Bearbeitung von so vielen Rechnungen und Bestellungen stellt einen enormen Verwaltungsaufwand dar. Das gilt insbesondere für Unternehmen ohne standardisierte digitale Beschaffungsprozesse.

Der mühsame Angebotsvergleich und die manuelle Übermittlung von Freitextbestellungen durchs Beschaffungsteam lassen sich ebenfalls nur schwer optimieren. Um diesen langwierigen Prozess zu umgehen, greifen viele Fachabteilungen aufs sogenannte Maverick Buying zurück, sprich: Es werden Ad-hoc-Bestellungen bei ungeprüften Lieferanten ohne Freigabe getätigt.

Wie kann man seine Beschaffungsprozesse optimieren, um Prozesskosten zu senken?

Diese Herausforderungen scheinen auf den ersten Blick vielleicht unmöglich. Aber mit der richtigen Lösung können Sie erhebliche Prozesskosteneinsparungen erzielen. Hier stellen wir Ihnen fünf Schritte vor, mit denen Sie Ihren indirekten P2P-Prozess optimieren können und erklären, wie das Procurement Portal von Unite mit dem dazugehörigen Mercateo Marktplatz Sie dabei unterstützen können.

Ein Beschaffungsexperte tippt Beschaffungsdaten in einen Laptop ein.

1. Machen Sie ein digitales Upgrade

Eine elektronische Beschaffungslösung erleichtert die Digitalisierung Ihrer indirekten Bedarfe und optimiert dabei Ihren P2P-Prozess. Eine neue Beschaffungslösung sollte sich bestenfalls nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren lassen. So reduzieren Sie die Anzahl Ihrer Freitextbestellungen, beschleunigen Ihre Produktsuche und verringern Ihren manuellen Aufwand.

So können wir Sie unterstützen

Unser Mercateo Marktplatz lässt sich mit über 40 ERP- und Drittsystemen verbinden über OCI oder cXML-Punchout. Damit haben Sie sofortigen Zugriff auf ein riesiges Produktsortiment von geprüften Lieferpartnern. Ihre Mitarbeitenden müssen also nicht mehr bei fremden, ungeprüften Anbietern bestellen. Sie können Bedarfsanforderungen automatisch in Bestellungen umwandeln und Ihre Buchhaltungsprozesse mit elektronischen Rechnungen beschleunigen.

Ausserdem finden Sie darin jede Menge clevere Einkaufsfunktionen: Nutzerverwaltung, Freigabe- und Vertretungsregelungen, Einkaufslisten, Sichtenverwaltung und eine katalogübergreifende Suche.

Zwei Beschaffungsexpert*innen sehen sich auf einem Tablet ihre Gesamtbetriebskosten an

2. Nutzen Sie die Macht der Zahlen

Erst wenn Sie Ihre Ausgaben kennen, können Sie auch Ihre Einsparpotenziale ermitteln. Unsere Untersuchungen ergeben, dass die Gesamtbetriebskosten - dazu gehört die Zeit für die Suche, die Bestelleingabe ins ERP-System, die Lieferbestätigung und -buchung, das Anlegen eines neuen Lieferanten und die Bezahlung - in der Regel höher liegen als der eigentliche Warenpreis. Von der Stammdatenpflege über die interne Kommunikation bis hin zur Freigabe der Bestellung kann der Beschaffungsprozess mehrere hundert Schweizer Franken kosten.

So können wir Sie unterstützen

Wir empfehlen Ihnen eine zuverlässige Datensammlung. Nur so bekommen Sie einen Überblick über Ihre Prozesskosten, damit Sie Einsparungspotenziale ermitteln können. Nutzen Sie dazu einfach unseren Prozesskostenrechner! Damit ermitteln Sie, wie viel Zeit und Geld Sie mit unserer Lösung bei Ihrem Bestellaufkommen einsparen könnten. Unseren Berechnungen zufolge sind Einsparungen von bis zu 60 % möglich.

Ein Beschaffungsexperte zeigt am Laptop auf den Mercateo Marktplatz

3. Unite als Single-Creditor

Jedes Mal, wenn Sie einen neuen Lieferanten in Ihrem System anlegen, entstehen Ihnen Kosten und Verwaltungsaufwand. Entscheiden Sie sich stattdessen für eine Systempartnerschaft mit einem Single-Creditor-Modell. Damit zahlen Sie nur auf ein Konto – egal, bei wie vielen Lieferpartnern Sie bestellen.

So können wir Sie unterstützen

Der Mercateo Marktplatz deckt Hunderte Lieferanten unter einem Kreditor ab. Dadurch erübrigt sich sowohl kleinteiliges Lieferantenmanagement sowie die Stammdatenpflege. Sie können Ihre Kontobearbeitung noch weiter optimieren, indem Sie Ihre bevorzugten Lieferanten dazu einladen, ebenfalls über Unite das Single-Creditor-Modell anzubieten.

Beschaffungsexpert*innen sprechen über ihre Einkaufsprozesse

4. Profitieren Sie von standardisierten Prozessen

Standardisierte Prozesse und klare Beschaffungsrichtlinien sind für den Erfolg Ihrer dezentralen Beschaffung unerlässlich – gerade dann, wenn Sie skalieren und über Ihren Binnenmarkt hinauswachsen. Digitale Lösungen mit zentralisiertem Lieferantenmanagement geben Ihrem Beschaffungsteam den nötigen Überblick. Gleichzeitig profitieren dezentrale Teams von mehr Autonomie und Fachwissen.

So können wir Sie unterstützen

Mit Mercateo ist der Weg zum standardisierten P2P-Prozess ganz einfach. Das Freigabeverfahren und die Sichtenverwaltung, bei dem Artikel aus bestimmten eCLASS-Produktsortimenten für bestimmte Nutzergruppen ausgeblendet werden, machen den Mercateo Marktplatz zu einer besonders effizienten Lösung.

Eine Beschaffungsexpertin bestellt in einer Lagerhalle mit einem Laptop neue Ware

5. Maverick Buying reduzieren

Maverick Buying bezeichnet den unstrukturierten Einkauf von Waren und Dienstleistungen mit geringem Wert und in geringen Mengen, die zu den indirekten Bedarfen gehören. Dabei handelt es sich in der Regel um einfache, aber notwendige Dinge, die im Unternehmen benötigt werden, die aber ausserhalb der üblichen Beschaffungsstrukturen bestellt werden. Dadurch können Fehler in der Buchhaltung verursacht oder Lieferantenbeziehungen und Umsätze negativ beeinträchtig werden. Ohne strategische Einkaufsprozesse haben Sie auch nicht die Möglichkeit, von ausgehandelten Preisen oder Kosteneinsparungen zu profitieren. Gleichzeitig entsteht dadurch mehr Aufwand für Ihre Buchhaltung, was wiederum Ihre Prozesskosten in die Höhe treibt.

So können wir Sie unterstützen

Unsere Lösung hilft Ihnen dabei, Ihre Ausgaben für die indirekte Beschaffung und Maverick Buying besser im Blick zu behalten. So profitieren Ihre Beschaffungsteams von einer grossen Produktauswahl, mehr Flexibilität und Entscheidungsfreiheit. Gleichzeitig können Sie bei Ihren bevorzugten Lieferanten zu ausgehandelten Preiskonditionen bestellen.