In 2020 heeft EnBW zijn inkoopsystemen technisch compleet vernieuwd. De beursgenoteerde energieleverancier EnBW uit het Duitse Karlsruhe had in het verleden al enkele inkoopoplossingen getest, maar geen enkele daarvan voldeed volledig aan hun behoefte: een centrale en intuïtieve inkoopoplossing die het volledige assortiment kon dekken. Bovendien was het voor de energieleverancier ook belangrijk dat een groot aantal producten direct online beschikbaar was.
De inkoopafdeling begon aan een marktonderzoek en testte verschillende platformen uit. Hierbij werd de prijs van de 150 meest gekochte producten vergeleken. Het resultaat: als EnBW uitsluitend bij een traditionele online marktplaats zou inkopen voor hun productbehoeften, zou het bedrijf 15% verlies lijden in vergelijking met de huidige voorwaarden die al onderhandeld waren bij hun bestaande leveranciers. Maar als ze hun huidige voorwaarden konden behouden én bovendien konden profiteren van het aanbod op een marktplaats, dan was er zelfs sprake van 8% winst. Unite kon hier dus een efficiënte oplossing bieden. “Met Unite hebben we nu rechtstreeks en eenvoudig toegang tot bijna 30 miljoen artikelen en kunnen we onze eigen leveranciers en onderhandelde voorwaarden gewoon behouden”, zegt Jürgen Schuster, Category Manager Catalogi/Marktplaatsen bij EnBW.
De energieleverancier heeft met Unite een centraal platform gevonden dat het volledige productassortiment tegen de beste voorwaarden dekt en waarmee alle leveranciers eenvoudig op één plaats via één interface kunnen worden beheerd. Door gebruik te maken van catalogi die Unite al geïntegreerd heeft, de zogenaamde BusinessShops, bespaart EnBW zowel tijd als geld. De administratie is bovendien enorm vereenvoudigd in vergelijking met traditionele hostingsystemen, aangezien EnBW zijn eigen prijzen kan toevoegen aan standaard productassortimenten. Catalogi hoeven zo ook niet langer uitgebreid gecontroleerd te worden. Dit helpt EnBW niet alleen kosten te besparen, maar vereenvoudigt ook de dagelijkse werkzaamheden van de inkoopafdeling.
Slimme functionaliteiten voor efficiëntere processen
Het besparingspotentieel en de ruime productselectie waren slechts het begin voor EnBW. De energieleverancier streefde namelijk ook naar lagere proceskosten en minder maverick buying. De digitale inkoopoplossing van Unite bood hier de beste voorwaarden en stelde medewerkers in staat om in te kopen via een gedigitaliseerd en gestandaardiseerd proces. EnBW maakte bovendien gebruik van een OCI-interface, die naadloos geïntegreerd kon worden met Unite. Zo werden P2P-processen eenvoudig geoptimaliseerd en het aantal vrije tekst bestellingen aanzienlijk verminderd.
De functionaliteit Single Creditor van Unite faciliteert daarnaast ook het werk van de boekhouding. EnBW kan nu namelijk snel en eenvoudig bij een willekeurig aantal leveranciers bestellen, maar heeft dankzij Unite slechts één crediteur en dus maar één rekening te betalen.
De winkelwagenoptimalisatie vereenvoudigt de dagelijkse werkzaamheden van de inkoopafdeling ook aanzienlijk. Medewerkers hebben bij productaankopen de keuze tussen een gunstigere prijs, een snellere levertijd of een lager aantal deelleveringen, afhankelijk van wat op dat moment prioriteit is. Deze functionaliteit laat ook de beste combinatie van prijs, levertijd en aantal deelleveringen zien. “De winkelwagenoptimalisatie van Unite vinden wij echt een unieke en handige functionaliteit. De mogelijkheid om de volledige winkelwagen te optimaliseren op basis van verschillende opties, maakt voor ons het verschil”, zegt Schuster. Een verminderd aantal deelleveringen vermindert daarnaast de CO₂-uitstoot en ondersteunt zo de duurzaamheidsdoelstellingen van EnBW.
Duurzaamheid als integraal onderdeel van het inkoopproces
Duurzaamheid is van groot belang voor EnBW. Als onderdeel van de duurzaamheidsstrategie van het bedrijf, heeft EnBW als doelstelling om in 2035 volledig CO₂-neutraal te zijn en in de toekomst alleen in groene energie te investeren. Vanaf 2025 moet de ecologische voetafdruk van alle ingekochte producten ook algemeen bekend zijn. Hoe kan de inkoopafdeling van EnBW aan deze doelstellingen bijdragen? Door klein te beginnen: elke medewerker moet bij iedere bestelling, hoe klein ook, duurzaamheid in acht nemen. Wie bij kleine bestellingen denkt aan hoe duurzaam de aankoop in kwestie is, doet dat automatisch ook bij grotere bestellingen.
Wat duurzaamheid betreft, biedt het Unite-platform een effectieve manier om zoveel mogelijk werknemers te betrekken. “Met Unite kunnen alle 5000 bestellende medewerkers makkelijker hun groene steentje bijdragen. Ze maken allemaal gebruik van het Unite-platform als centrale inkoopoplossing, waar ze producten kunnen filteren op hun duurzaamheidsstatus”, zegt Schuster.
Transparantie ligt aan de basis van duurzaam inkopen, zodat inkoopafdelingen een goed overzicht hebben van hoe duurzaam bepaalde artikelen en leveranciers zijn. Unite biedt de mogelijkheid om te filteren op artikelen die gecertificeerd zijn met een duurzaam of sociaal keurmerk van erkende organisaties. Er zijn tot nu toe al 40 bekende keurmerken opgenomen. Deze optie is al beschikbaar voor meer dan 2000 van de meest populaire zoektermen in het B2B-assortiment. Het assortiment gecertificeerde artikelen neemt ook toe omdat Unite samen met leveranciers voortdurend werkt aan betrouwbare keurmerken. Op alle markten waar Unite actief is, gaat dit om 1,2 miljoen gecertificeerde artikelen, waarvan er 500.000 in Duitsland alleen al gekenmerkt zijn door zo een keurmerk.
In de toekomst hoopt EnBW met behulp van Unite haar duurzaamheidsdoelstellingen nog transparanter en automatischer te kunnen implementeren. “We hebben betere KPI’s nodig voor onze groene doelstellingen. Zo kunnen we onze producten en leveranciers zo transparant mogelijk presenteren”, zegt Schuster. “We zijn optimistisch. En we weten ook dat Unite continu stappen blijft zetten naar een duurzamere toekomst.”
