Wie Unite die Beschaffung einer Kosmetik-Marke mit klarer Mission neu gestaltet: Weniger Verwaltungsaufwand, mehr Effizienz

NAOS meistert Herausforderungen beim Lieferanten-Onboarding 

NAOS steht hinter den dermo-kosmetischen Marken BIODERMA, INSTITUT ESTHEDERM und ETAT PUR. Seit seiner Gründung im Jahr 1977 hat das Unternehmen zahlreiche Innovationen hervorgebracht, darunter z.B. 1995 die Erfindung des Mizellenwassers.  

Heute ist NAOS in 130 Ländern tätig. Um die hohe Produktqualität durchgängig zu kontrollieren, erfolgen Design und Herstellung an einem einzigen, integrierten Standort in Aix-en-Provence. 

Hinter dieser wissenschaftlichen Exzellenz verbarg sich jedoch eine beständige Herausforderung: die indirekte Beschaffung, die von Kleinbestellungen und hohem administrativem Aufwand geprägt war. 

Vor der Zusammenarbeit mit Unite musste das Team für die indirekte Beschaffung bei NAOS Dutzende unbekannte Lieferanten anlegen und onboarden. 

„Diese Einmal-Anlagen führten oft zu Vorauszahlungsanforderungen, uneinheitlichen Zahlungsbedingungen und der Notwendigkeit, rechtliche Dokumente einzuholen, um die Konformität mit dem SAPIN-II-Gesetz zu wahren“, erklärt Lucas Chiron, Procurement IT Project Manager bei NAOS. 

Für jeden neuen Lieferanten mussten Dokumente wie KBIS-Auszüge, Urssaf-Bescheinigungen und Entsendebescheinigungen eingeholt werden. Dieser regulatorische Aufwand stand oft in keinem Verhältnis zum Bestellwert. 

Umständliche interne Prozesse vor Unite 

Der interne Bestellprozess war von vielen Reibungsverlusten geprägt. Zunächst mussten interne Anfordernde konsultiert werden, die von den notwendigen Qualifizierungsschritten oft abgeschreckt waren. Darauf folgte ein zeitaufwendiger Prozess für das Lieferanten-Onboarding. 

„Wir haben Lieferanten, die von unseren internen Stakeholdern ausgewählt wurden, manuell in unserem Beschaffungssystem angelegt und die Dokumente eingeholt. Das war ein sehr langwieriger Prozess“, sagt Lucas Chiron. 

Die Mitarbeitenden verloren wertvolle Zeit durch den ständigen Wechsel zwischen ihrem Beschaffungssystem (NAOS Store) und zahllosen E-Mails. Das Ergebnis waren potenzielle Erfassungsfehler und verzögerte Bestellungen.  

Die Entscheidung für Unite

Um die Produktivität zu steigern, startete NAOS eine Ausschreibung für Lösungen mit integriertem Marktplatz. Die wichtigsten Eignungskriterien waren hohe Benutzerfreundlichkeit, eine breite Katalogabdeckung und lokale Marktreichweite. Unite überzeugte durch die Lösung mit mehreren Lieferanten und einem zentralen Kreditor sowie durch den persönlichen Support und die PunchOut-Integration. 

„Unite bietet in jedem Land lokale Präsenz. Alle gelisteten Lieferanten sind zu 100 % in Europa ansässig und werden von Unite betreut“, betont Lucas Chiron. 

Nahtlose technische Integration und einfache Einführung 

Von der Konfiguration über das Testen bis hin zur Schulung von fast 80 Nutzer*innen in den drei Körperschaften des Unternehmens war die gesamte Integration in weniger als zwei Monaten abgeschlossen. 

Aus ihrer gewohnten Systemumgebung heraus können Anfordernde Bestellungen abschicken, Angebote (Preise, Lieferzeiten, Rückgabeoptionen) vergleichen und sich auf die EDI-Schnittstelle verlassen, die den Versand von Bestellungen und den Erhalt von Bestätigungen automatisch steuert. 

Täglicher Einsatz bei den drei Marken von NAOS 

Heute wird eine Vielzahl indirekter Bedarfen über Unite abgewickelt, darunter Industriebedarf, technische Laborverbrauchsmaterialien und Kleinwerkzeuge. 

„Bei NAOS wird Unite hauptsächlich vom Team für indirekte Beschaffung genutzt, das aus fünf Einkäufer*innen besteht, aber auch von allen anderen Nutzer*innen des Beschaffungssystems. Das sind mehrere Dutzend Personen über unsere drei Körperschaften hinweg“, sagt Lucas Chiron. 

Greifbare Ergebnisse und messbare Vorteile 

Die Vorteile für NAOS sind eindeutig: 

• Die Bearbeitungszeit für Bestellungen ist von rund zehn Minuten auf unter eine Minute gesunken. 

• Manuelle Eingabefehler gehören praktisch der Vergangenheit an. 

• Das Anlegen von Einmallieferanten entfällt vollständig. 

• Jede Bestellung ist nun von der Beauftragung bis zur Lieferung komplett nachverfolgbar. Das Ergebnis: 100 % Konformität bei der Dokumentation und eine Liefertreue von 98 %. 

Die Zukunft mit Unite 

Für die Zukunft plant NAOS, Unite auf weitere europäische Körperschaften mit demselben Beschaffungssystem auszuweiten und das Engagement für einen lokalen und verantwortungsvollen Einkauf weiter zu stärken. Denn über die operative Effizienz hinaus ist es das Ziel, eine Lieferkette zu schaffen, die sowohl ökologisch nachhaltig ist, als auch die lokale Wirtschaft fördert.