Contexte et enjeux
NAOS est l'entreprise fondatrice de 3 marques de dermo-cosmétique BIODERMA, INSTITUT ESTHEDERM et ETAT PUR. Son histoire, qui a commencé en 1977, est marquée par de grandes innovations de rupture, comme l’eau micellaire inventée en 1995. Aujourd’hui présent dans 130 pays, NAOS s’appuie sur un site unique de conception et de fabrication à Aix-en-Provence, afin de maitriser la qualité de ses produits.
Pourtant, derrière cette excellence scientifique se cachait un défi de taille : la gestion des achats de classe C, ces commandes à faible valeur ajoutée mais à forte charge administrative.
Avant Unite, l’équipe « achats indirects » devait jongler quotidiennement avec la création et le référencement de dizaines de fournisseurs ponctuels. « Ces créations parfois one-shot engendraient des demandes d’acompte, des conditions de paiement hétérogènes, et la nécessité de collecter des documents légaux pour être en conformité avec la loi SAPIN II », explique Lucas Chiron, chef de projet SI Achat chez NAOS. À chaque nouvelle référence, il fallait réunir Kbis, déclarations URSSAF et attestations de détachement : une étape réglementaire où le temps investi paraissait souvent disproportionné par rapport au montant engagé.
Processus avant Unite
Le parcours client interne était semé d’embûches : d’abord un appel à prescripteurs freiné par l’obligation de qualification, puis un référencement de logiciel chronophage. « On procédait aux référencements des fournisseurs ciblés par nos prescripteurs internes dans notre système d’information, on passait donc par un long processus de création et récolte de documents. » confie Lucas Chiron. Les collaborateurs perdaient un temps précieux à basculer entre leur SI achat (NAOS Store) et d’innombrables échanges de mails, au risque d’erreurs de saisie et de délais non maîtrisés.
