Unite semplifica il procurement di NAOS: da burocrazia a efficienza

NAOS e le sfide nell’onboarding dei fornitori 

NAOS è un’azienda orientata alla sostenibilità che ha creato tre brand di dermocosmesi: BIODERMA, INSTITUT ESTHEDERM ed ETAT PUR. Dal 1977 è protagonista di grandi innovazioni, tra cui l’invenzione dell’acqua micellare nel 1995.  

Oggi NAOS opera in 130 Paesi, con un’unica sede di progettazione e produzione ad Aix-en-Provence per mantenere il controllo sulla qualità dei prodotti. 

Dietro questa eccellenza scientifica si cela una sfida costante: gestire acquisti indiretti con transazioni di basso valore e un grande carico amministrativo. 

Prima di collaborare con Unite, il reparto acquisti di NAOS doveva gestire la creazione e l’onboarding di decine di fornitori occasionali. 

«Queste creazioni una tantum portavano spesso a richieste di pagamento anticipato, termini di pagamento incoerenti e alla necessità di raccogliere la documentazione legale per restare conformi alla Legge SAPIN II», spiega Lucas Chiron, Procurement IT Project Manager di NAOS. 

Ogni nuovo fornitore richiedeva la raccolta di documenti come visure camerali (K-BIS), dichiarazioni URSSAF e certificati di distacco. Questi obblighi normativi comportavano spesso uno sforzo maggiore rispetto al valore della spesa. 

Processi interni complessi prima di Unite 

I processi di ordine interni risultavano particolarmente complessi. Prima di tutto, era necessario consultare gli stakeholder interni, spesso scoraggiati dai passaggi di qualificazione richiesti. Seguiva poi un onboarding dei fornitori lungo e impegnativo. 

«Per l’onboarding di fornitori scelti dai nostri stakeholder interni dovevamo creare e raccogliere molti documenti all’interno del sistema di procurement», racconta Lucas Chiron. 

I dipendenti perdevano spesso tempo prezioso passando dal proprio sistema di procurement (NAOS Store) alla casella di posta, con il rischio di errori e ritardi nelle consegne.  

La scelta di un marketplace B2B integrato 

Per aumentare la produttività, NAOS ha avviato una gara d’appalto focalizzata su soluzioni marketplace B2B con forte usabilità, ampio assortimento di cataloghi e presenza locale. Unite si è distinta per il suo modello multi-fornitore a creditore unico, assistenza dedicata e integrazione punch-out. 

«Unite offre una copertura locale in ogni Paese, con fornitori 100% basati in Europa, tutti gestiti dai loro team», sottolinea Lucas Chiron. 

Semplicità di integrazione e utilizzo 

Dalla configurazione ai test d’utilizzo, fino alla formazione di quasi 80 utenti delle 3 entità legali dell’azienda, l’integrazione è stata completata in meno di 2 mesi. 

I buyer possono ora effettuare un ordine direttamente dalla loro interfaccia abituale, confrontare le offerte in base a prezzo, tempi di consegna e opzioni di reso, e affidarsi ai flussi EDI per la gestione automatica dell’invio degli ordini e la ricezione delle conferme. 

Utilizzo quotidiano e copertura su tre brand NAOS 

Ad oggi, tramite Unite vengono gestiti una vasta gamma di acquisti indiretti, come forniture industriali, consumabili per laboratorio tecnico, piccoli utensili e altro ancora. 

«In NAOS, Unite è utilizzata principalmente dal reparto acquisti indiretti, composto da cinque buyer, ma anche da tutti gli utenti del sistema di procurement. Si tratta di alcune decine di persone distribuite sulle tre entità legali», afferma Lucas. 

Risultati tangibili e benefici misurabili 

I vantaggi per NAOS sono chiari: 

• Il tempo di gestione degli ordini è passato da circa 10 minuti a meno di 1 minuto;

• Gli errori di inserimento manuale sono praticamente scomparsi;

• Non è più necessario creare le anagrafiche di fornitori occasionali;

• Ogni ordine è ora completamente tracciabile dall’emissione all’evasione, con una conformità documentale del 100% e una puntualità nelle consegne del 98%.

Un futuro con Unite 

Guardando al futuro, NAOS prevede di estendere Unite ad altre entità europee che utilizzano lo stesso sistema procurement e di rafforzare ulteriormente il suo impegno per acquisti locali e responsabili. Oltre all’efficienza operativa, l’obiettivo di NAOS è infatti costruire una supply chain sostenibile e vicina alle economie locali.