Unite vereenvoudigt de procurement van NAOS: van administratieve rompslomp tot efficiënte processen

De uitdagingen bij de onboarding van nieuwe leveranciers 

NAOS is een Franse doelgerichte onderneming die bekend is om de volgende drie dermocosmetische merken: BIODERMA, INSTITUT ESTHEDERM en ETAT PUR. Sinds de oprichting in 1977 heeft NAOS belangrijke innovaties op de markt gebracht, waaronder de uitvinding van micellair water in 1995.  

Vandaag is NAOS actief in 130 landen, maar werkt het bedrijf voor het ontwerp en de productie vanuit één geïntegreerde locatie in het Franse Aix-en-Provence. Zo wordt de productkwaliteit gewaarborgd. 

Achter deze wetenschappelijke expertise schuilt echter een hardnekkige uitdaging: het beheren van indirecte aankopen van lage transactiewaarde die veel administratieve rompslomp met zich meebrengen. 

Voor de samenwerking met Unite moest het indirecte procurementteam van NAOS het aanmaken en onboarden van tientallen eenmalige leveranciers handmatig beheren. 

“Het eenmalig aanmaken van leveranciers leidde vaak tot verzoeken om vooruitbetaling, inconsistente betalingsvoorwaarden en de noodzaak om juridische documentatie te verzamelen om te voldoen aan de SAPIN II-wet,” vertelt Lucas Chiron, Procurement IT Project Manager bij NAOS. 

Voor elke nieuwe leverancier moesten documenten worden verzameld, zoals KBIS-uittreksels (vergelijkbaar met KBO-uittreksels), Urssaf-verklaringen en detacheringscertificaten. Deze wettelijke vereisten vroegen vaak meer inspanning dan de uitgaven rechtvaardigden. 

Ingewikkelde interne processen vóór Unite 

Obstakels waren aan de orde van de dag binnen het interne bestelproces. Eerst moest er met aanvragers intern worden geconsulteerd, die vaak al snel ontmoedigd raakten door de vereiste kwalificatiestappen. Daarna volgde er een tijdrovend onboardingsproces voor leveranciers. 

“We moesten leveranciers onboarden die door onze interne stakeholders waren gekozen, wat resulteerde in een langdurige cyclus van aanmaken en het verzamelen van documenten binnen ons procurementsysteem,” legt Lucas Chiron uit. 

Medewerkers verloren regelmatig kostbare tijd door te moeten schakelen tussen het procurementsysteem (NAOS Store) en uitgebreide communicatie via e-mail. Het gevolg? Meer risico op invoerfouten en vertraagde bestellingen.  

De keuze van een geïntegreerde oplossing met B2B-marktplaats 

NAOS wou de productiviteit verhogen en lanceerde daarom een aanbesteding gericht op B2B-marktplaatsoplossingen met een hoge gebruiksvriendelijkheid, breed assortiment en lokale aanwezigheid. Unite sprong meteen in het oog dankzij het model met meerdere leveranciers onder slechts één crediteur, ondersteuning op maat en integratie met punch-out. 

“Unite biedt lokale dekking in elk land, met leveranciers die volledig in Europa gevestigd zijn en beheerd worden door hun eigen teams,” benadrukt Lucas Chiron. 

Vlotte technische integratie en tevreden gebruikers 

Van configuratie en testen tot het trainen van bijna 80 gebruikers binnen de drie juridische entiteiten van het bedrijf: binnen minder dan twee maanden was de integratie voltooid. 

Vanuit hun vertrouwde interface kunnen gebruikers bestellingen plaatsen, artikelen vergelijken (prijs, levertijden, retourmogelijkheden) en is automatisch beheer van het versturen van inkooporders en ontvangstbevestigingen mogelijk dankzij EDI-workflows. 

Dagelijks gebruik en bereik binnen het bedrijf 

Een breed scala aan indirecte aankopen over de drie merken van het bedrijf heen wordt vandaag via Unite beheerd, zoals industriële benodigdheden, technische laboratoriumverbruiksartikelen, klein gereedschap en meer. 

“Bij NAOS wordt Unite voornamelijk gebruikt door het indirecte procurementteam, bestaande uit vijf inkopers, maar ook door alle gebruikers van het procurementsysteem. Dat zijn in totaal enkele tientallen mensen verspreid over onze drie juridische entiteiten,” bevestigt Lucas. 

Tastbare resultaten en meetbare voordelen 

De voordelen voor NAOS zijn duidelijk: 

• De verwerkingstijd van bestellingen is gedaald van ongeveer tien minuten naar minder dan één minuut.

• Handmatige invoerfouten zijn vrijwel verdwenen.

• Het eenmalig aanmaken van leveranciers in het systeem is niet langer nodig.

• Elke bestelling is nu volledig traceerbaar, van het aanmaken van de aankooporder tot de levering: 100% compliance met de documentatie en 98% van de bestellingen wordt op tijd geleverd.

De toekomst met Unite 

NAOS is van plan Unite uit te breiden naar andere Europese entiteiten die hetzelfde procurementsysteem gebruiken. Het bedrijf wil ook haar inzet voor lokale en verantwoorde procurement verder versterken. Naast operationele efficiëntie is het doel namelijk om een toeleveringsketen te creëren die zowel milieuvriendelijk is als lokale economieën ondersteunt.