Od zbędnej biurokracji do wydajności: Unite usprawniło procesy zakupowe dla marki kosmetyków dermatologicznych

NAOS stoi przed poważnymi wyzwaniami związanymi z wdrażaniem dostawców 

NAOS to firma zorientowana na cel, stojąca za trzema markami dermokosmetycznymi: BIODERMA, INSTITUT ESTHEDERM i ETAT PUR. Od momentu powstania w 1977 roku firma jest pionierem wielu innowacji, w tym wynalezienia opracowania micelarnej w 1995 roku.  

Obecnie firma NAOS działa w 130 krajach, korzystając z jednego zintegrowanego zakładu projektowo-produkcyjnego w Aix-en-Provence, aby zachować kontrolę nad jakością produktów. 

Za naukową doskonałością kryło się jednak nieustanne wyzwanie: zarządzanie zakupami pośrednimi o niskiej wartości i wysokim nakładzie pracy administracyjnej. 

Przed nawiązaniem współpracy z Unite zespół zakupowy w NAOS musiał zarządzać w systemie tworzeniem i wdrażaniem dziesiątek jednorazowych dostawców. 

„Te jednorazowe transakcje często wiązały się z koniecznością dokonywania przedpłaty, niejednolitymi warunkami płatności oraz koniecznością gromadzenia dokumentacji prawnej w celu zachowania zgodności z ustawą SAPIN II” – wyjaśnia Lucas Chiron, kierownik ds. projektów informatycznych w dziale zaopatrzenia w firmie NAOS. 

Każdy nowy dostawca musiał dostarczyć dokumenty, takie jak wyciąg z rejestru handlowego (KBIS), deklaracje Urssaf i zaświadczenia o oddelegowaniu. Wymogi prawne często wymagały większego nakładu pracy niż wartość wydatków. 

Uciążliwe procesy wewnętrzne przed wdrożeniem Unite 

Wewnętrzny proces składania zamówień był kompleksowy. Najpierw pojawiła się konieczność konsultacji z wewnętrznymi klientami, którzy często byli zniechęceni wymaganymi etapami kwalifikacyjnymi. Następnie nastąpił czasochłonny proces wdrażania dostawców. 

„Wdrażaliśmy dostawców wybranych przez naszych wewnętrznych interesariuszy, co oznaczało długi cykl tworzenia i gromadzenia dokumentów w naszym systemie zamówień” – mówi Lucas Chiron. 

Pracownicy często tracili cenny czas na przełączanie się między systemem zakupowym (NAOS Store) a niezliczonymi wątkami e-mailowymi, co skutkowało potencjalnymi błędami wprowadzania danych i opóźnieniami w realizacji zamówień.  

Wybór zintegrowanego rozwiązania dla rynku B2B 

Aby zwiększyć wydajność, firma NAOS ogłosiła przetarg na rozwiązania dla rynku B2B, które charakteryzują się wysoką użytecznością, szerokim asortymentem i zasięgiem na lokalnym rynku. Unite wyróżniało się modelem wielu dostawców i jednego kontrahenta, indywidualnym wsparciem w zakresie obsługi kont oraz integracją z PunchOut. 

„Unite oferuje lokalny zasięg w każdym kraju, a lista dostawców w 100% pochodzi z Europy i jest zarządzana przez własne zespoły” – podkreśla Lucas Chiron. 

Płynna integracja techniczna i łatwe wdrożenie 

Od konfiguracji i testów po szkolenie prawie 80 użytkowników w jednostkach organizacyjnych przedsiębiorstwa – integracja została zakończona w mniej niż dwa miesiące. 

Korzystając ze znanego interfejsu, zamawiający mogą składać zamówienia, porównywać oferty (ceny, terminy dostaw, opcje zwrotu) oraz polegać na przepływach EDI, które automatycznie zarządzają wysyłką zamówień i potwierdzeniami odbioru. 

Codzienne zastosowanie i zakres działania trzech marek NAOS 

Obecnie za pośrednictwem Unite zarządzane są różnorodne zakupy pośrednie, takie jak materiały przemysłowe, materiały eksploatacyjne do laboratoriów technicznych, drobne narzędzia i inne. 

„W NAOS system Unite jest używany głównie przez zespół ds. zakupów pośrednich, składający się z pięciu kupujących, ale także przez wszystkich użytkowników systemu zakupów. To kilkadziesiąt osób w naszych trzech podmiotach prawnych – potwierdza Lucas. 

Namacalne wyniki i wymierne korzyści 

Korzyści dla NOAS są oczywiste: 

• Czas przetwarzania zamówień skrócił się z około dziesięciu minut do mniej niż jednej minuty.

• Błędy związane z ręcznym wprowadzaniem danych zniknęły.

• Nie ma już potrzeby jednorazowego tworzenia dostawców w systemie.

• Każde zamówienie jest teraz w pełni identyfikowalne, od momentu wystawienia zamówienia do dostawy, co pozwala osiągnąć 100% zgodności z dokumentacją i 98% terminowości dostaw.

Patrząc w przyszłość z Unite 

W przyszłości NAOS planuje rozszerzyć Unite na inne podmioty europejskie korzystające z tego samego systemu zamówień oraz jeszcze bardziej wzmocnić swoje zaangażowanie w lokalne i odpowiedzialne zakupy. Poza wydajnością operacyjną celem jest stworzenie równoważonego i wspierającego lokalną gospodarkę łańcucha dostaw.