Así optimiza NAOS sus compras con Unite para reducir la carga administrativa y aumentar la eficiencia

NAOS afronta importantes desafíos en la incorporación de proveedores 

NAOS es una empresa impulsada por un propósito y creadora de tres marcas de dermocosmética: BIODERMA, INSTITUT ESTHEDERM y ETAT PUR. Desde su fundación en 1977, es pionera en el sector al inventar, por ejemplo, el agua micelar en 1995. 

En la actualidad, NAOS opera en 130 países y cuenta con una única planta de diseño y fabricación en Aix-en-Provence (Francia), lo que le permite mantener el control sobre la calidad de sus productos. 

No obstante, detrás de esta excelencia científica se esconde un desafío constante: gestionar unas compras indirectas con operaciones de bajo valor y una gran carga administrativa. 

Antes de empezar a usar Unite, el equipo de compras indirectas de NAOS se encargaba de registrar a decenas de proveedores ocasionales.

«El registro de estos proveedores puntuales solía generar solicitudes de pago por adelantado, condiciones de pago inconsistentes y la necesidad de recopilar documentación legal para cumplir con la ley francesa SAPIN II», explica Lucas Chiron, Procurement IT Project Manager en NAOS. 

Era necesario recopilar información sobre el Registro Mercantil y la Seguridad Social, entre otras tareas. Estos requisitos regulatorios a menudo exigían un esfuerzo que no justificaba el gasto. 

Procesos internos tediosos previos a la llegada de Unite 

El proceso de pedido estaba plagado de obstáculos. En primer lugar, consultaron a los compradores internos y comprendieron la dificultad que suponía encontrar proveedores que cumplieran con todos los requisitos exigidos. Además, el proceso de registro de proveedores consumía mucho tiempo. 

«Estábamos incorporando proveedores elegidos por nuestro equipo de Compras a través de un interminable proceso de registro y recopilación de documentos dentro de nuestro sistema de e-Procurement», afirma Lucas. 

Los empleados malgastaban un tiempo muy valioso alternando entre el sistema de e-Procurement (NAOS Store) e innumerables correos, lo que derivaba en posibles errores manuales y pedidos retrasados.

La elección del marketplace B2B integrado de Unite 

Con el objetivo de mejorar la productividad, NAOS abrió una licitación centrada en marketplaces B2B con una excelente usabilidad, un catálogo de productos extenso y variado, y fuerte presencia en los mercados locales. Unite destacó por su modelo de múltiples proveedores a través de un único emisor de facturas (acreedor), una atención al cliente personalizada y la conexión punch-out. 

«Unite tiene presencia en varios países y un listado de proveedores completamente europeos, con una gestión centralizada en cada país», destaca Lucas. 

Integración técnica sencilla y buena acogida 

Desde la configuración y las pruebas iniciales hasta la formación de cerca de 80 usuarios en las tres entidades legales de la compañía, la integración se completó en menos de dos meses. 

A través de una interfaz intuitiva, los compradores pueden realizar pedidos, comparar ofertas (precio, plazo de entrega, condiciones de devolución) y utilizar flujos EDI para gestionar automáticamente el envío de la mercancía y la recepción de notificaciones.

Uso diario en las tres marcas de NAOS 

En este momento, la mayor parte de las compras indirectas se gestionan a través de Unite, como los suministros industriales, los consumibles de laboratorio y los equipos pequeños. 

«En NAOS, el equipo de compras indirectas, que consta de cinco empleados, es el principal beneficiado del uso de Unite, aunque Unite también es accesible para el resto de usuarios del sistema de e-Procurement. En total, son varias decenas de personas en nuestras tres entidades legales», confirma Lucas. 

Resultados tangibles y beneficios medibles 

Los beneficios para NAOS son claros: 

• El periodo de procesamiento de pedidos ha disminuido de alrededor de diez minutos a menos de un minuto.

• Los errores manuales han desaparecido casi por completo.

• El registro de proveedores puntuales ya no es necesario.

• Cada pedido es completamente rastreable, desde la emisión hasta la entrega, logrando un 100 % de cumplimiento normativo y un 98 % de entregas a tiempo.

Un futuro con Unite 

De cara al futuro, NAOS prevé utilizar Unite en otras entidades europeas utilizando el mismo sistema de e-Procurement y redoblar la apuesta por la compra responsable a nivel local. Más allá de la eficiencia operativa, la meta es construir una cadena de suministro sostenible, respetuosa con el medioambiente y que respalde las economías locales.