Hoher Einsatz, wenig Unterstützung
Indirekte Beschaffung wurde lange als taktische Kostenstelle behandelt. Inzwischen ist sie aber zu einem komplexen Bereich in vielen Unternehmen geworden. Hohe Volumen, fragmentierte Prozesse und immer weiter steigende Compliance-Anforderungen – trotzdem wird von Beschaffungsteams erwartet, dass sie mit weniger Leuten, weniger Tools und weniger Zeit mehr leisten.
Im öffentlichen Sektor ist die Lage noch schwieriger. Trotz großer Investitionen und klarer politischer Vorgaben haben mehr als zwei Drittel der öffentlichen Einrichtungen in Europa immer noch manuellen Aufwand im indirekten Einkauf. Die Erwartungen steigen, aber wirklich skalierbare und regelkonforme Lösungen sind weiterhin Mangelware.
HTWK-Studie: Die Belastung wächst, aber die Chancen auch
In einem aktuellen Executive Webinar von CPO Magazine diskutierten Natasha Gurevich (Gründerin und CEO von Candor Procurement), Erika Mizun (VP Global Marketing & Brand bei Unite) und Moderatorin Victoria Folbigg (CEO von Folbigg Consulting) die neue, gemeinsam mit der HTWK Leipzig durchgeführte Studie, die erhebliche Diskrepanzen bei den Beschaffungspraktiken in Europa aufdeckt. Die Erkenntnisse basieren auf Antworten von 181 Einkaufsexpert*innen und sind eindeutig: Unternehmen und öffentliche Einrichtungen müssen dringend handeln.
Die Ergebnisse sind alarmierend
Große europäische Unternehmen (mit mehr als 10.000 Mitarbeitenden) investieren jedes Jahr rund 19.000 Stunden Arbeitszeit in die Steuerung der indirekten Beschaffung. Das entspricht zehn Vollzeitstellen, die vor allem mit Bedarfsmanagement, Sourcing und Lieferantenmanagement beschäftigt sind.
Laut Hackett-Studie lag dieser Wert 2017-2021 noch bei 14.000-15.000 Stunden – das ist ein Anstieg des Arbeitsaufwands um 30 % in nur vier Jahren.
Die HTWK-Studie zeigt außerdem, dass ESG- und regulatorische Anforderungen für 20 % mehr Aufwand im Einkauf sorgen. Trotz dieser steigenden Anforderungen verfügen Beschaffungsteams nicht über die erforderlichen Tools und Kapazitäten, um effektiv zu arbeiten.
Besonders ernüchternd ist jedoch nicht die Menge der Arbeit, sondern wie sie eingesetzt wird: manuelle Aufgaben, redundante Anforderungen und isolierte Workflows. Nur 15 % der großen Unternehmen verfügen über vollständig digitale und integrierte Beschaffungsprozesse.
Indirekte Beschaffung ist nicht mehr „indirekt“
Wie Natasha Gurevich treffend sagte: Der Begriff „indirekt” sei irreführend. Denn es gehe hier nicht nur um Randbedarfe, sondern um zentrale Unternehmensprozesse.
Von Marketing und Facility Management über Logistik bis hin zu Beratung: Indirekte Beschaffung bildet das Fundament moderner Unternehmen. „In vielen Unternehmen sind die indirekten und direkten Bedarfe inzwischen beinahe gleich groß“, so die Gründerin von Candor Procurement.
Während die direkte Beschaffung jedoch oft zentralisiert und etabliert ist, bleibt die indirekte Beschaffung breit, fragmentiert und ressourcenintensiv. Sie weiterhin zu unterschätzen, bedeute ein Risiko für die Widerstandsfähigkeit, für die Einhaltung von Vorschriften und für den nachhaltigen Mehrwert.
Mit PraaS das Gleichgewicht wiederherstellen
Methoden, bei denen Personal aufgestockt oder der Workload für Teams verdichtet werden, funktionieren nicht mehr. Technologische Lösungen müssen her.
Hier kommt Procurement-as-a-Service (PraaS) ins Spiel: ein skalierbares, flexibles Modell, mit dem Einkaufsverantwortliche:
Kapazitäten ausbauen können, ohne das Team zu vergrößern
operative Aufgaben in Ökosysteme von betreuten Lieferanten auslagern können
die Digitalisierung ohne teure IT-Projekte vorantreiben können
Kontrolle über Ausgaben, Compliance und ESG behalten können
PraaS verschafft Ihrem Team Freiraum, um selbst die Führung zu übernehmen. PraaS ist nicht nur ein Tool oder eine klassische Beratung, sondern eine Kombination aus digitaler Plattform und zentralisierten Einkaufsdienstleistungen. Das bedeutet, Sie haben Zugriff auf geprüfte Lieferanten, integrierte Lösungen und kontinuierliche Unterstützung für bessere Entscheidungen in der indirekten Beschaffung.
Das ist der Hebel, den moderne CPOs und öffentliche Beschaffungsstellen brauchen, um aus reaktiven Service-Desks echte Wachstumstreiber zu machen.
Der Druck ist echt, der Weg nach vorne auch
Natasha Gurevich teilte ihre eigene Geschichte: Noch vor drei Monaten wusste sie nicht, was ein KI-Agent ist. Heute baut sie eigene. Ihr Appell an Kolleg:innen über 40: Stellen Sie sich der Veränderung. Lernen Sie dazu. Gehen Sie einen Schritt in Richtung Zukunft.
Erika Mizun von Unite ergänzte: „Digitale Transformation ist mehr als nur ein technischer Prozess. Sie ist eine Führungsaufgabe.“
Die von Unite mitverfasste Studie zeigt:
40 % der befragten Unternehmen nutzen für die Beschaffung immer noch Excel.
Nur 22 % nutzen digitale Marktplätze als primäre Bestellmethode.
Und trotz des Hypes sind KI und Blockchain erst bei 15 % im Einsatz.
Das Problem ist nicht der Mangel an Tools, sondern fehlende Abstimmung, Führung und Investitionen in Menschen und Prozesse.
Vom Kostenfaktor zum Werttreiber
Für echte Veränderung muss die Beschaffung neu gedacht werden: Weg von der reinen Kostenkontrolle, hin zu Wertschöpfung. Mehr Wachstum, Schnelligkeit und Widerstandsfähigkeit und nicht nur Einsparungen.
PraaS liefert, was die indirekte Beschaffung heute braucht: Regelkonforme Prozesse, transparente Lieferantenwettbewerbe und fachkundige Begleitung ohne rechtliche Risiken oder Abhängigkeiten.
Wie Erika Mizun betonte: PraaS ist mehr als nur ein Beschaffungstool. Es ist ein Business-Beschleuniger, der an Umsatz, Markteintritt und Innovation geknüpft ist.
Das undichte Fass
Mizun fand eine aussagekräftige Metapher für die Beschaffung von indirekten Materialien: Sie sei wie ein undichtes Fass.
Selbst wenn alles stabil scheint, geht ständig Wert verloren. Kommen neue Technologien, Systeme und Lieferanten hinzu, füllt sich das Fass zwar, aber ohne Wissensmanagement und Integration werden die Lecks unsichtbar und teuer.
Gerade öffentliche Einrichtungen können sich solche Verluste nicht leisten. Jeder Euro, der durch Ineffizienz verloren geht, schmälert den Mehrwert.
Intelligente Lösungen wie PraaS dichten nicht nur die Lecks ab, sondern bauen das Fass neu auf für mehr Skalierbarkeit, Transparenz und nachhaltigen Erfolg.
PraaS: Der strategische Multiplikator
Victoria Folbigg brachte es auf den Punkt als sie sagte,PraaS sei ein elegantes Hybridmodell. Es vereine externe Expertise, integriere Plattformen und die sichere Einhaltung von Vorschriften. Das entlaste die Teams spürbar.
„Als CPO habe ich positive Erfahrungen damit gemacht, dass ich meinem Team, kombiniert mit Technologie, viel Last abnehmen kann, wenn ich Fachleute für bestimmte Beschaffungsbereiche in meine Beschaffungsabteilung hole“, so Folbigg.
„Stellen Sie sich vor: Große Unternehmen, die 800 Lieferanten mit je 13 Stunden pro Jahr betreuen, investieren über 10.000 Stunden an Aufwand. Plattformen wie Unite erlauben es CPOs, die Kontrolle zu behalten und interne Expert*innen für Innovation und Strategie einzusetzen.“
Das ist nicht nur eine hybride Lösung. Das ist ein strategischer Multiplikator!
Der Wendepunkt ist erreicht
Die Herausforderungen in der indirekten Beschaffung werden nicht weniger. Doch zukunftsorientierte Führungskräfte haben eine Wahl: sich anpassen oder zurückfallen.
Das ist mehr als ein Software-Upgrade – es ist ein Wechsel in der Denkweise, ein neues Betriebsmodell und ein kultureller Wandel im öffentlichen sowie im privaten Sektor.
Verstehen Sie ESG nicht als Reporting-Hürde, sondern als Treiber für inklusive Innovation.
Nutzen Sie KI nicht als Tool, sondern als Teammitglied.
Setzen Sie PraaS nicht als Experiment ein, sondern als neuen Standard für skalierbare, regelkonforme Beschaffung.
Bilden Sie Ihr Team (und sich selbst) weiter, um diese neue agile Ära der indirekten Beschaffung zu gestalten.
„Jeder liebt Fortschritt“, so Natasha Gurevich, „aber niemand mag Veränderung, außer jene Menschen, die die Bedeutungslosigkeit mehr fürchten.“
Häufig gestellte Fragen
Procurement-as-a-Service (PraaS) ist ein Beschaffungsmodell, das eine digitale Plattform und einen integrierten Marktplatz mit maßgeschneiderten Beschaffungsdienstleistungen verbindet. Anstatt einfach Produkte zu verkaufen, ist PraaS eher Beschaffungspartner, der B2B- und B2G-Kunden bei regelkonformen, effizienten und bedarfsgerechten Einkäufen unterstützt. Das Modell legt Wert auf Transparenz, regelkonforme Prozesse sowie strategische Zusammenarbeit und verschiebt den Fokus vom traditionellen Handel zu wertorientierten Beschaffungsdienstleistungen.
- Transparenz bei Preisen, Gebühren und Entscheidungen
- trägt zur Versorgungssicherheit bei
- Kosteneinsparungen
- Effizienzsteigerung
- einfacheres Demand Management und Benchmarking
- Datenbasierte Einblicke für bessere Einkaufsentscheidungen
- Langfristige, strategische Partnerschaften statt einzelner Transaktionen
PraaS steigert die Effizienz durch:
- eine vereinfachte Beschaffung über eine integrierte digitale Plattform
- datenbasierte Erkenntnisse für bessere Entscheidungen
- aktives Demand Management zur Vermeidung von Verschwendung und zur Optimierung der Ausgaben
- die Unterstützung regelkonformer Prozesse, die die Verwaltungslast reduzieren
- eine verbesserte Zusammenarbeit zwischen Beschaffungsteams und Lieferanten und weniger Reibungspunkte
Indirekte Beschaffung ist häufig komplex, benötigt einen manuellen Aufwand und ist streng geregelt. PraaS unterstützt:
- Digitale Transformation; ohne große Infrastruktur-Investitionen
- Regelkonforme Prozesse nach behördlichen Vorgaben
- Fairen und transparenten Wettbewerb unter Lieferanten
- Vorintegrierte Lieferantenprüfung nach Anforderungen öffentlicher Institutionen
- Zukunftssichere Lösungen, die mit Nachhaltigkeits- und Digitalisierungszielen der EU übereinstimmen
PraaS adressiert sowohl operative Effizienz als auch strategische Nachhaltigkeit:
- Fördert fairen Wettbewerb für vielfältige europäische Lieferanten
- Unterstützt ESG-Ziele und nachhaltige Beschaffung durch geprüfte Lieferanten und transparente Daten
- Ermöglicht es Institutionen, mit gutem Beispiel voranzugehen und moderne, verantwortungsvolle Beschaffungspraktiken zu etablieren
- Minimiert Verschwendung und Redundanzen durch Digitalisierung von aufwandsintensiven Einkäufen mit geringem Warenwert
Nützliche Einblicke
Entdecken Sie zentrale Erkenntnisse und konkrete Schritte, mit denen Sie Ihre Beschaffungsstrategie widerstandsfähig, agil und zukunftssicher gestalten.