Enjeux élevés, ressources limitées
Longtemps relégués à la catégorie « tail spend » ou considérés comme des centres de coûts tactiques, les achats indirects sont devenus le sujet essentiel des stratégies d’entreprises. Volumes élevés, processus fragmentés et des exigences conformité de plus en plus élevées. Les équipes, en sous-effectif et en manque d’outils et de temps, sont mises sous pression.
Les enjeux sont encore plus importants pour le secteur public. Malgré des investissements importants et les directives des autorités publiques en faveur de la transformation numérique, plus des deux tiers de la gestion des marchés publics en Europe restent manuels. D’un côté, les exigences politiques augmentent et de l’autre, rares sont les solutions conformes et adaptable.
Données HTWK : la multiplication des charges et des opportunités
Lors d’un récent webinaire organisé par CPO Magazine, Natasha Gurevich (fondatrice et PDG de Candor Procurement), Erika Mizun (vice-présidente du département marketing international et de la marque chez Unite) et la modératrice Victoria Folbigg (PDG de Folbigg Consulting) ont exploré la nouvelle étude de Unite, co-réalisée avec l’Université des sciences appliquées (HTWK) de Leipzig. L'étude relève des inégalités significatives dans les pratiques d’approvisionnement en Europe. Les conclusions, basées sur les réponses de 181 professionnels de l’approvisionnement (dont 60 % travaillent dans le secteur industriel), sont surprenantes et leurs répercussions exigent une attention particulière.
L’étude révèle une tendance qui donne matière à réfléchir :
Les grandes entreprises européennes (+ 10 000) consacrent 19 000 heures annuelles à leur gestion des achats indirects. Cela équivaut à 10 personnes à temps plein uniquement pour la gestion de la demande, du sourcing et de la gestion des fournisseurs.
L’étude Hackett de 2017 - 2021 indique 14 000 à 15 000 heures pour une équipe de taille similaire. Ceci implique une augmentation de 30 % de la charge salariale sur une période de 4 ans.
L’étude Unite-HTWK souligne un effort additionnel de 20 % lié aux exigences ESG et réglementaires. Malgré la hausse de ces demandes, le manque d’outils et de technologies nécessaires affecte le quotidien des équipes achats.
Ce qui est le plus alarmant, ce n’est pas l’ampleur de la charge, mais la dispersion des efforts engagés : tâches manuelles, appels d’offres à répétition et processus perturbés. Le constat démontre que seulement 15 % des grandes entreprises appliquent des processus d’achats entièrement intégrés et digitalisés.
Des achats indirects plus si « indirects »
Comme le souligne Natasha Gurevich, le terme « indirect » entraîne d’importantes confusions. Il ne s’agit pas de dépenses périphériques, mais fondamentales.
Du marketing et des équipements à la logistique et au conseil, les achats indirects composent l’infrastructure actuelle des entreprises. « Pour de nombreuses entreprises, les achats directs et indirects représentent quasiment le même volume » , souligne-t-elle.
Cependant, alors que les achats directs sont souvent centralisés et maîtrisés, les achats indirects, eux, sont vastes, fragmentés et sur-mobilisent les ressources. Les considérer comme secondaires, n’est pas seulement adopter une vision limitée du sujet, mais représente surtout un risque pour ce qui est de la résilience, de la conformité et de la valeur à long terme.
Retrouver l’équilibre grâce au Procurement-as-a Service (PraaS)
L’approche traditionnelle qui consiste à embaucher plus de personnes ou de mettre les équipes en place sous pression n’est plus viable.
Le Procurement-as-a-Service (PraaS ou approvisionnement en tant que service) est un modèle flexible et évolutif, les responsables achats peuvent :
Adapter leurs ressources à leurs besoins.
Alléger la charge de travail grâce à la gestion d’un réseau de fournisseurs.
Accélérer l’adoption de la digitalisation sans surcoûts techniques.
Garder le contrôle des dépenses, sur la conformité et les exigences ESG.
L’approvisionnement en tant que service (PraaS) n’est pas une stratégie externalisée, mais la liberté pour vos équipes de mener une stratégie. Il ne s’agit pas seulement d’un outil ou d’un audit, c’est une solution hybride entre l’accès à une plateforme en ligne et des services d’achats centralisés. Ce qui signifie : des fournisseurs conformes, des intégrations prêtes à l’emploi, une assistance permanente pour des décisions achats justes.
C’est le levier nécessaire aux directeurs des achats (CPO) et aux marchés publics pour passer d’un statut d’assistance réactive à celui de facteurs stratégiques performants.
La pression et les perspectives sont réelles
Natasha Gurevich partage son retour d’expérience. Il y a 3 mois encore, elle ignorait tout des agents IA. Aujourd’hui, c’est elle qui les élabore. Ce qu’elle conseille à ses pairs, de plus de 40 ans ? Affronter vos craintes. Formez-vous. Entrez dans le futur.
Erika Mizun rappelle que la transformation n’est pas seulement un changement de processus, mais un changement de direction.
Conclusions de l’étude co-rédigée par Unite
40 % des entreprises font toujours confiance à Excel pour leurs opérations achats.
Seules 22 % des entreprises passent principalement par une marketplace en ligne pour leurs commandes.
Malgré la tendance, l’adoption de l’IA et de la blockchain demeure sous les 15 %
Le problème ne réside pas dans le manque d’outils, mais dans le manque d’alignement, la clarté des directives et l’investissement des ressources et des processus.
Le centre de coûts devient un moteur de valeur
Pour une transformation réussie, l’approvisionnement doit changer d'axe et passer du contrôle des coûts à la création de valeur. Il faut penser croissance, rapidité et résilience et pas seulement économies.
Le PraaS est la solution tant attendue pour les achats indirects : conformité, transparence de la concurrence des fournisseurs et une approche experte, le tout sans risque juridique ou de dépendance acheteur.
Comme Erika Mizun, le souligne, le Procurement-as-a-Service est bien plus qu’un outil pour l’approvisionnement. Il s’agit d’un accélérateur commercial étroitement lié au chiffre d’affaires, aux entrées sur le marché et à l’innovation.
L’image du seau percé
Erika Mizun emprunte la métaphore du « seau percé » pour qualifier l’approvisionnement des matériaux indirects.
Même stable, l’approvisionnement des matériaux indirects est synonyme de perte de valeur. Avec l’apparition de nouvelles technologies, de systèmes et l’ajout de fournisseurs, le « seau » se remplit constamment. Sans cartographie et intégration des connaissances, les brèches deviennent invisibles et encore plus coûteuses.
Les institutions publiques, notamment, ne peuvent pas se permettre ce type de pertes, contraintes par des budgets limités et des contrôles rigoureux, chaque euro perdu à cause de l’inefficacité fragilise la valeur publique.
Des solutions innovantes comme le Procurement-as-a-Service (PraaS), ne comblent pas seulement les brèches, mais renforcent l’ensemble pour une durabilité évolutive, transparente et pérenne.
PraaS : le facteur stratégique
Victoria Folbigg décrit l’approvisionnement en tant que service (PraaS) comme le modèle hybride parfait, regroupant l’expertise externe, les plateformes intégrées et une garantie de conformité globale pour soulager les équipes internes.
« En tant que CPO, directrice achats, j’ai pu constater que la présence de personnes expertes du domaine de l’approvisionnement au sein de mon département et le recours aux technologies, soulage mes équipes », déclare-t-elle.
Par exemple, pour les grandes entreprises qui gèrent 800 fournisseurs auxquels on alloue respectivement 13 heures annuelles correspond à plus de 10 000 heures de traitement. Des plateformes comme Unite permettent aux CPO d’avoir une vue d’ensemble tout en orientant les équipes internes vers des missions innovantes et stratégiques.
Il ne s’agit pas d’une simple solution hybride, c’est un facteur stratégique !
Se décider, maintenant !
La charge des achats indirects est loin de se réduire. Il faut s’adapter ou risquer de rater le coche.
Au-delà d’une mise à jour de logiciel, l’approvisionnement en tant que service (PraaS), c’est un changement radical des mentalités d’entreprises. Un nouveau mode opératoire et un changement culturel à adopter pour les secteurs publics et privés.
Abordez les critères ESG comme un moteur d’innovation inclusive et non comme une charge.
Considérez l’IA comme un soutien plutôt qu’un outil.
Déployez le PraaS non pas comme une expérimentation, mais comme un nouveau standard de solution d’achats sur-mesure.
Formez (vous et) vos équipes pour vous adapter à cette nouvelle ère agile des achats indirects.
« Tout le monde aime le progrès, » observe Natasha Gurevich, « mais personne n’aime le changement, sauf ceux qui craignent encore plus l’inutilité. »
FAQ
Le Procurement-as-a-Service (PraaS) est un modèle d’approvisionnement qui combine la plateforme en ligne et la marketplace intégrée avec des services achats sur-mesure. Ainsi au lieu de vendre simplement des produits, ce service agit comme un partenaire approvisionnement, adapté aux clients B2B et B2G et garantit des achats conformes, efficaces et adaptés à vos besoins. Ce modèle insiste sur la transparence, les processus conformes et une collaboration stratégique, passant des intérêts de la vente traditionnelle à des services achats orientés sur la valeur.
- Transparence des prix, des services et des prises de décision
- La sécurité de l’approvisionnement
- Les économies
- Des améliorations concrètes
- Gestion de la demande et services de benchmarking
- Optimisation des décisions achats à partir des données relevées
- Des partenariats stratégiques et pérennes au lieu de relations purement transactionnelles
L’approvisionnement en tant que service (PraaS) améliore l’efficacité par :
- Une standardisation des achats via une plateforme intégrée en ligne
- Des décisions achats qui s’appuient sur la collecte de données
- Une gestion active de la demande pour éviter les pertes et optimiser les dépenses
- Le renforcement des processus conformes pour réduire les tâches administratives
- L’amélioration de la collaboration entre les équipes achats et les fournisseurs et éviter tous désaccords
Les achats indirects sont souvent complexes, manuels et rigoureusement régulés. L’approvisionnement en tant que service (PraaS) contribue à :
- La transformation numérique sans recourir à une infrastructure spécifique
- Des processus conformes et adaptés aux régulations locales
- Une concurrence loyale et transparente pour les fournisseurs
- Des fournisseurs intégrés répondant aux exigences des institutions publiques
-Une solution pérenne alignée sur les exigences durables et digitales des institutions européennes
L’approvisionnement en tant que service (PraaS) répond en même temps à l’efficacité opérationnelle qu’à la stratégie durable.
- Il œuvre pour une concurrence loyale des divers fournisseurs européens
- Il valorise les objectifs ESG et l’approvisionnement durable grâce à la certification des fournisseurs et à la transparence des données
- Il permet aux institutions de montrer l’exemple en appliquant des pratiques d’approvisionnement modernes et responsables tous marchés et secteurs confondus
- Il réduit les pertes et la répétition en automatisant les achats de faible valeurs et à lourd investissement
Des données pertinentes
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