Alta complejidad, recursos limitados
Durante mucho tiempo, las compras indirectas se han subestimado, cuando la realidad es que suponen un verdadero reto estratégico para las empresas. El volumen de gasto crece, los procesos están fragmentados y las exigencias en materia de cumplimiento normativo son cada vez más apremiantes. Y, por si fuera poco, a los equipos se les pide que manejen la situación con menos personal, menos herramientas y cada vez menos tiempo.
En el sector público, el reto es aún mayor: a pesar de la inversión y las directivas para promover la digitalización, más de dos tercios de la contratación pública en Europa sigue gestionándose de forma manual. Las expectativas políticas aumentan, pero resulta difícil encontrar soluciones escalables y respetuosas con las normativas vigentes.
Resultados del estudio: la carga aumenta y, con ella, el margen de mejora
Durante un reciente webinar organizado por la revista CPO Magazine, Natasha Gurevich (fundadora y CEO de Candor Procurement), Erika Mizun (vicepresidenta de Global Marketing & Brand en Unite) y la moderadora Victoria Folbigg (CEO de Folbigg Consulting) conversaron sobre la nueva investigación realizada por Unite en colaboración con la Universidad de Ciencias Aplicadas de Leipzig (HTWK). El estudio, basado en las respuestas de 181 profesionales de Compras (el 60 % provenientes del sector manufacturero), muestra unos resultados sorprendentes y pone de manifiesto la necesidad de tomar medidas urgentes.
Datos impactantes:
Las grandes empresas europeas (con más de 10.000 empleados) dedican cada año nada menos que 19.000 horas a la gestión de compras indirectas. Esto equivale a tener a 10 personas a tiempo completo dedicadas casi exclusivamente a actividades como la gestión de la demanda, el abastecimiento (sourcing) y los proveedores.
Un estudio realizado por la consultora Hackett Group sobre el periodo 2017-2021 estimaba entre 14.000 y 15.000 las horas empleadas por equipos de un tamaño similar. Esto significa que, en solo cuatro años, el esfuerzo requerido ha aumentado un 30 %.
El estudio de HTWK y Unite también destaca que las obligaciones regulatorias y de ESG generan una carga adicional de trabajo del 20 %. Sin embargo, a pesar de las crecientes demandas, los equipos de Compras aún no disponen de las herramientas y los recursos necesarios para abordar la situación de manera eficaz.
El dato más alarmante no es solo la carga de trabajo, sino cómo se emplean los recursos: numerosas tareas manuales, solicitudes de propuesta (RFP) redundantes, procesos inconexos. Solo el 15 % de las grandes empresas cuenta con procesos de compra totalmente digitales e integrados.
Las compras ya no son «indirectas»
Como bien comenta Natasha Gurevich, definir las compras como «indirectas» puede ser engañoso y arriesgado: no es un gasto que pase desapercibido, sino un elemento clave para la empresa.
Desde el marketing a las instalaciones, pasando por la logística y la consultoría, las compras apuntalan la infraestructura de cualquier organización moderna. «En muchas empresas, el volumen actual de gasto en compras directas e indirectas es casi el mismo», añade.
Sin embargo, mientras que las compras directas suelen estar centralizadas y bien estructuradas, las indirectas siguen caracterizándose por ser variadas, carecer de control y consumir muchos recursos. Por lo tanto, considerarlas un elemento secundario puede suponer un riesgo real para la resiliencia, el cumplimiento normativo y el valor a largo plazo de la empresa.
Hay presión pero existen soluciones
Durante el webinar, Natasha contó su experiencia personal: hace solo tres meses no sabía lo que era un agente de IA y ahora los está desarrollando. ¿Cuál es su mensaje para el resto de compañeros? Hay que perder el miedo, invertir en formación y avanzar con determinación hacia el futuro.
Por su parte, Erika Mizun reiteró que la transformación digital no es solo un cambio operativo, sino que también requiere de una nueva mentalidad por parte de los equipos directivos.
El estudio demuestra que:
El 40 % de las empresas sigue utilizando Excel para gestionar la actividad en el área de Compras.
Solo el 22 % utiliza los marketplaces como método principal de realización de pedidos.
A pesar del entusiasmo inicial, la adopción de la IA y de la tecnología blockchain sigue siendo inferior al 15 %.
El verdadero problema no radica en la falta de herramientas, sino en la falta de coordinación, de un liderazgo claro y de inversiones concretas en recursos y procesos.
La metáfora del cubo perforado
Erika Mizun utilizó una metáfora muy acertada para describir la compra de materiales indirectos: la de un cubo con orificios que pierde agua.
Incluso en contextos aparentemente estables, el valor corre el riesgo de dispersarse a través de esos pequeños agujeros. Con la incorporación de nuevas tecnologías, sistemas y proveedores, el «cubo» se llena de oportunidades, pero sin una gestión y un mapeo integral del conocimiento, las pérdidas pasan desapercibidas y encarecen los procesos.
Para las instituciones públicas, esta situación es inaceptable: cada euro que se pierde debido a las ineficiencias reduce el valor aportado a la comunidad.
Las soluciones inteligentes y escalables como Unite no se limitan a tapar fugas, sino que además son capaces de reparar el «cubo» ofreciendo escalabilidad, transparencia y sostenibilidad a largo plazo.
El momento decisivo es ahora
Los retos relacionados con las compras indirectas van a seguir creciendo. Por lo tanto, los equipos directivos con visión de futuro tienen ante sí una importante elección: adaptarse o arriesgarse a quedarse atrás.
No se trata solo de actualizar un software: es un verdadero cambio de mentalidad, un nuevo modelo operativo y una transformación cultural que afecta tanto al sector público como al privado.
Incluir los criterios ESG no como una carga administrativa, sino como un motor de innovación inclusiva.
Integrar la IA no como una simple herramienta, sino como un apoyo esencial para el día a día.
Invertir en formación propia y de la plantilla para liderar esta nueva era de Compras caracterizada por la agilidad.
«El progreso motiva, mientras que el cambio asusta, excepto a quienes saben que la inacción es el verdadero peligro», puntualiza Natasha Gurevich.
De la teoría a la práctica
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