Czym są zakupy nieustrukturyzowane i jakie są związane z nimi zagrożenia?

Czym jest maverick buying?

Często nazywane pozaprocesowymi lub niewidzialnymi, zakupy robione w tym trybie są nieefektywnym pozyskiwaniem towarów i usług w małych ilościach oraz o niskiej wartości w ramach zamówień pośrednich. Dotyczy to niezbędnych w firmie, lecz często pomijanych w strategii artykułów – mowa tu o drobnych przekąskach, kawie, papierze ksero czy też nowym laminatorze.

Mogą to być także opłaty za usługi, takie jak naprawa zepsutych urządzeń oraz bardziej znaczące wydatki na sprzęt IT, wynajem maszyn budowlanych lub awaryjna konserwacja linii produkcyjnych.

Co ważne, niestandardowe zakupy odbywają się poza istniejącymi umowami ramowymi z dostawcami. A ponieważ są one zazwyczaj dokonywane przez pojedyncze osoby, zespoły zakupowe pozostają nieświadome tych transakcji.

Powinniśmy mieć także na uwadze fakt, że brak kontroli nad tymi zakupami może skutkować stratami finansowymi i zakupami niezgodnymi z wytycznymi firmy.

Dlaczego nieustrukturyzowane zakupy są tak częste?  

W życiu prywatnym wszyscy jesteśmy przyzwyczajeni do otrzymywania tego, co chcemy i kiedy chcemy. Idzie za tym przekonanie, że natychmiastowa potrzeba uzasadnia dokonywanie zakupów poza procedurami. Są one sposobem na zapewnienie szybszych terminów dostaw, kontrolowanie indywidualnych potrzeb zakupowych, a w niektórych przypadkach wspieranie lokalnej społeczności biznesowej.

Ale jakie inne czynniki przyczyniają się do nieustrukturyzowanych zakupów w skali całej firmy? Sprawdźmy... 

Brak odgórnie ustalonych wytycznych

Wszystko zaczyna się na samej górze. Jeśli kierownictwo organizacji nie zachęca i nie nalega na przestrzeganie procesów zakupowych w całej grupie, jak można oczekiwać, że wszyscy inni się podporządkują?  

Twój centralny zespół ds. zakupów nie będzie w stanie wyegzekwować zachowań zakupowych, ryzykujesz utratą warunków umowy i wynegocjowanych cen. Bez żadnej zachęty do przestrzegania zasad lub nadzoru, zdecentralizowane działy zakupów będą postępować według własnego uznania. 

Brak ustandaryzowanych procesów 

Pomijając kwestie kierownicze, jeśli na pierwszym miejscu nie stawia się ujednoliconych procedur obowiązujących w całej firmie lub sprawnego systemu zakupowego, z którego każdy może skorzystać - zespoły będą tworzyć własne procesy, stosować preferowane rozwiązania, co doprowadzi do rozproszonych zakupów. 

Nieznane lub mylące procesy zakupowe

Pracownicy, szczególnie w działach regionalnych lub wyspecjalizowanych, wolą nie angażować się w długie scentralizowane procesy zakupowe, ponieważ postrzegają te zakupy jako nieistotne w porównaniu z bardziej strategicznymi zakupami. Zamiast tego wybierają mniej skomplikowaną procedurę. 

Katalogi nie spełniają potrzeb kupujących

W niektórych przypadkach zakupy poza procedurami wynikają też z ograniczonego wyboru produktów w katalogach dostępnych u zatwierdzonych dostawców firmy.

Jake jest rozwiązanie?

Chcesz uniknąć ryzyka i sprawić, by nieszablonowe zakupy stały się przeszłością?  Unite i zintegrowany marketplace są tutaj, aby Ci pomóc.  Dowiedz się jak możemy wesprzeć Twój procurement już dzisiaj.