Unite | Was ist Maverick Buying und was sind die Risiken?

In diesem Artikel beantworten wir folgende Fragen:

Was ist Maverick Buying?
Wie kommt es zu Maverick Buying?
Wie kann sich Maverick Buying negativ auf mein Unternehmen auswirken?

Was ist Maverick Buying?

Maverick Buying wird manchmal auch als unsichtbares oder eigenwilliges Einkaufen bezeichnet. Damit sind die ineffizienten Einkäufe von Waren und Dienstleistungen von geringem Wert und in geringem Volumen gemeint, die in die Kategorie indirekte Beschaffung fallen. Hierbei handelt es sich um wichtige, aber oft übersehene Dinge, die im Unternehmen gebraucht werden, wie Kaffee, Kekse, Kopierpapier oder ein neues Laminiergerät. Eben alles, was Mitarbeitende „mal eben“ im Geschäft besorgen.

Dazu gehören auch Dienstleistungen wie die Reparatur defekter Anlagen, höhere Ausgaben für die IT-Ausrüstung, die Anmietung von Baumaschinen oder die Notfallwartung von Produktionsanlagen.

Alle Fälle von Maverick Buying haben eines gemeinsam: Sie finden ausserhalb der Rahmenvereinbarungen mit Lieferanten statt. Und weil solche unabgestimmten Einkäufe meist von Einzelpersonen getätigt werden, weiss der Einkauf nicht einmal davon.

Ohne die entsprechende Überprüfung kann Maverick Buying zu finanziellen Verlusten und Compliance-Verletzungen in der Beschaffung führen.

Ein Einkäufer prüft den Warenpreisindex auf seinem Laptop und Handy — Maverick Buying ist ein Kostentreiber und birgt weitere Risiken.

Wie kommt es zu Maverick Buying?

Als Privatpersonen sind wir es gewohnt, uns einfach das kaufen zu können, was wir wollen und wann wir es wollen. Dieses Bedürfnis nach „jetzt sofort“ führt in Unternehmen zu ungeplanten Einkäufen.

Mit Maverick Buying erhofft man sich oft kürzere Lieferzeiten oder den individuellen Bedarf zu decken und in einigen Fällen die regionale Wirtschaft zu unterstützen. Welche weiteren Faktoren führen zu Maverick Buying? Hier ein paar Beispiele:

Fehlende Compliance-Kultur

Compliance beginnt an der Unternehmensspitze. Wenn der Vorstand keine festgelegten Beschaffungsprozesse unterstützt, wie sollen sich dann alle anderen daran halten?

Der zentrale Einkauf kann seine Beschaffungsstrategie nicht durchsetzen. Ausgehandelte Vertragsbedingungen und Preiskonditionen können nicht greifen. Ohne einen Anreiz, sich an die Regeln zu halten, decken einzelne Mitarbeitende im Unternehmen ihre individuellen Bedarfe.

Fehlen standardisierter Unternehmensprozesse

Wenn es im Unternehmen keine einheitlichen Prozesse gibt – oder ein nahtloses Beschaffungssystem, das alle nutzen können – entwickeln einzelne Teams ihre eigenen Einkaufsprozesse und es kommt zu Maverick Buying.

Ungewohnte oder komplexe Beschaffungsprozesse

Langwierige zentralisierte Beschaffungsprozesse können als abschreckend oder unnötig wahrgenommen werden – gerade von Mitarbeitenden in regionalen oder spezialisierten Fachabteilungen. Sie wählen also nicht den besten, sondern den einfachsten Weg.

Zu wenig Auswahl in den Katalogen

In manchen Fällen kommt es zu Maverick Buying, wenn die Kataloge der zugelassenen Lieferanten nur eine begrenzte Produktauswahl bieten.

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Wie kann sich Maverick Buying negativ auf mein Unternehmen auswirken?

Maverick Buying mag zwar bei den Mitarbeitenden beliebt sein. Aber die Transparenz und Rechenschaftspflicht, die dabei verloren gehen, birgt grosse Risiken für Unternehmen. Dazu gehören vor allem:

Buchhaltungsfehler

Ad-hoc-Bestellungen an neue ungeprüfte Lieferanten kann Zahlungs- und Abstimmungsprobleme verursachen. Das liegt vor allem daran, dass Bestell- und Lieferantendaten händisch in das zentrale Buchhaltungssystem eingegeben werden müssen und dabei Flüchtigkeitsfehler entstehen können.

Unzureichende Unternehmensdaten

Wenn nicht nachvollzogen werden kann, wer, was, warum, wo, wann und wie bestellt, entstehen blinde Flecken im Unternehmen. Ohne diese Daten können weder die Einkaufsleitung noch die anderen Budgetverantwortlichen ihre indirekten Bedarfe analysieren oder realistische Kennzahlen festlegen.

Fehlende Transparenz beim Cashflow

Daten, die nicht oder nicht rechtzeitig vorliegen, können auch nicht gemessen werden. So kann Maverick Buying zu einer fehlerhaften oder unvollständigen Finanzberichterstattung und unerwarteten Cashflow-Schwierigkeiten führen.

Hohe Prozesskosten

In der Regel ist der Einkauf für die strategische Beschaffung verantwortlich und kann dem Unternehmen dadurch Kosten einsparen. Maverick Buying macht diesem Prinzip aber einen Strich durch die Rechnung. Stattdessen entsteht mehr Arbeit für die Buchhaltung, was wiederum die Verwaltungskosten in die Höhe treibt. Unternehmensweite Prozesse optimieren im Gegensatz dazu P2P- und indirekte Beschaffungsvorgänge.

Beeinträchtigung bestehender Lieferantenbeziehungen

Wenn Sie bei Wettbewerbern von Lieferanten bestellen, schadet dies den Beziehungen zu Ihren Lieferpartnern. Mit Ad-hoc-Lieferanten bestehen keine Rahmenverträge. Dadurch entstehen Schwachstellen bei der Produktbeschaffung, Lieferzeiten, Rücksendungen, Rückerstattungen und Lieferkettenrisiken.

Konflikte bei CSR- und ESG-Strategien

Investor*innen und Aufsichtsbehörden erwarten von Unternehmen immer mehr, dass sie CSR- und ESG-Strategien befolgen, um ihre Lieferketten resilienter zu machen und über Nachhaltigkeitskriterien berichten zu können. Laut der europäischen Richtlinie für Elektro- und Elektronik-Altgeräte müssen bestimmte Vorschriften eingehalten werden. Dies gilt auch für Menschenrechte sowie für die CO2-Berichterstattung. Wenn Sie willkürlich bei neuen Lieferanten bestellen, wissen Sie nicht, ob deren Praktiken zu Ihren Nachhaltigkeitszielen beitragen oder nicht.

Vernachlässigung von Compliance in der Unternehmenskultur

Maverick Buying stellt nicht nur ein finanzielles Risiko dar, sondern bedroht auch die Compliance-konforme Unternehmensführung. Wenn Ihre Mitarbeitenden glauben, dass Ihnen eine strategische Beschaffung nicht am Herzen liegt, achten sie weniger darauf, wo und wie viel sie auf Firmenkosten bestellen.

Was ist die Lösung?

Sie möchten Maverick Buying und den damit verbundenen Risiken ein Ende setzen? Die Lösungen von Unite helfen Ihnen dabei. Hier erfahren Sie, wie wir Ihren Beschaffungsprozess optimieren können.

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Maverick Buying ein Ende setzen

Hier finden Sie den zweiten Teil unserer Blogreihe zum Thema Maverick Buying: Einfache Lösungen, um Maverick Buying ein Ende zu setzen. In diesem Artikel gehen wir darauf ein, wie Sie Maverick Buying erkennen und effektiv verhindern können.

Was ist Maverick Buying?

Maverick Buying liegt vor, wenn Mitarbeitende Waren und Dienstleistungen mit geringem Wert und in kleinen Mengen aus dem Bereich der indirekten Beschaffung ausserhalb bestehender Rahmenvereinbarungen mit Lieferanten einkaufen. Dadurch bekommen Beschaffungsteams häufig gar nicht mit, dass solche Bestellungen getätigt werden. Dazu zählen oft Einkäufe wie Kaffee und Kekse ebenso wie die Reparatur defekter Einrichtungen oder Kosten für Notfallwartungen.

Was führt zu Maverick Buying?

Maverick Buying kann durch verschiedene Faktoren ausgelöst werden, wie etwa fehlende Compliance-Kultur, nicht standardisierte unternehmensweite Prozesse oder verwirrende, schwer nutzbare Abläufe und Systeme sowie Kataloge Ihrer zugelassenen Lieferanten, die Bedarfe der Mitarbeitenden nicht abdecken.

Wie kann sich Maverick Buying negativ auf mein Unternehmen auswirken?

Wenn Maverick Buying im Unternehmen weit verbreitet ist, können Zahlungs- und Abstimmungsprobleme auftreten, es fehlt an Unternehmensdaten, was Analysen erschwert, unerwartete Cashflow-Schwierigkeiten können entstehen und Prozesskosten sowie Verwaltungsaufwand steigen. Zudem drohen Konflikte bei Ihren ESG- und CSR-Strategien. Maverick Buying kann bestehende Lieferantenbeziehungen beeinträchtigen und die Widerstandsfähigkeit Ihrer Lieferkette schwächen.

Wie führt Maverick Buying zu höheren P2P-Prozesskosten?

Wenn ausgehandelte Verträge umgangen werden, führt Maverick Buying zu höheren Preisen, entgangenen Rabatten und uneinheitlichen Lieferkonditionen. Eine fragmentierte Beschaffung verringert die Verhandlungsmacht von Beschaffungsteams und verkompliziert das Lieferantenmanagement. Ad-hoc-Bestellungen benötigen zudem mehr Zeit für Abgleich, Verarbeitung und Überprüfung (inklusive höherem Fehlerrisiko und längeren Freigabezyklen) und verursachen damit zusätzlichen Aufwand in der Buchhaltung.

Wie können wir Maverick Buying stoppen?

Sie können Maverick Buying durch klare Kommunikation Ihrer Beschaffungsrichtlinien ein Ende setzen.Formulieren Sie diese Richtlinien klar und setzen Sie auf ein benutzerfreundliches E-Procurement-System, um die Umsetzung zu erleichtern. Zentralisieren Sie die Vertragsverwaltung, damit alle von den gleichen Konditionen profitieren und stellen Sie eine breite Auswahl an geprüften Lieferanten bereit. Behalten Sie zudem Ihre Ausgaben im Blick, um zu überprüfen, ob Ihre Strategie wirkt.