Quels sont les risques des achats hors production ?

Voici quelques réponses aux questions sur les achats hors production :

Les achats hors production, de quoi s’agit-il ?
Qu’est-ce qui engendre des achats hors production ?
Quels sont les risques liés aux achats hors production pour ma société ?

Les achats hors production, de quoi s'agit-il ?

Les achats hors production (aussi appelés achats indirects, achats spots ou achats non stratégiques, voire achats hors processus) concernent des biens et services de catégorie C faibles en valeur ajoutée et en volume.

Ces produits, néanmoins essentiels au fonctionnement d’une société et dont la variété s’étend du café et snacks aux ramettes de papier ou plastifieuses, sont souvent peu considérés.

Les dépenses liées aux opérations de maintenance ponctuelle telles que les réparations de matériel ou plus importantes dédiées à l’équipement informatique, la location de machines de construction ou la maintenance d’urgence des lignes de production, sont également incluses dans ce type d’achats.

Plus généralement, les achats hors production surviennent en dehors des contrats-cadres signés avec les fournisseurs. Bien souvent, ces achats sauvages sont effectués par des utilisateurs au sein de la société et les équipes achats ne sont pas conscientes de ces transactions.

Il est aussi important de souligner que si ces achats sauvages ne sont pas surveillés, les risques de pertes financières et d’achats non conformes peuvent être considérables pour une entreprise.

Un responsable du service achats vérifie sur un graphique l’évolution des index de prix sur son ordinateur et son téléphone — Les achats hors production engendrent des coûts de processus plus élevés et bien d’autres risques pour une société.

Qu'est-ce qui engendre les achats sauvages ?

Dans notre quotidien, nous sommes tous habitués à obtenir ce que l’on souhaite rapidement. Ce « besoin » de disposer des choses « à la demande » affecte aussi fortement les achats sauvages au sein des entreprises.

En effet, ce type d’achats est une façon de s’assurer de délais de livraison plus rapides, de contrôler leurs besoins d’approvisionnement individuels et dans certains cas, soutenir l’économie locale. Quels sont les autres facteurs à prendre en compte dans les achats hors processus à l’échelle de l’entreprise ? Regardons de plus près.

Une culture de conformité descendante fragile

Tout provient du haut de la structure organisationnelle. Si les gérants de votre entreprise n’encouragent et n’insistent pas sur le respect des procédures d’approvisionnement à l’échelle du groupe, comment peut-on exiger des collaborateurs de suivre une trame ?

Votre service achats central sera trop fragile pour inciter à de nouveaux comportements d’achat, ce qui signifie que la mise en place de termes contractuels et de prix négociés seront négligés. Sans l’intention d’appliquer des règles ou de mettre en place un suivi, vos départements achats décentralisés agiront comme bon leur semble.

Le manque de procédures standardisées à l’échelle de la société

Hormis au niveau de la direction, s’il n’existe pas de procédures standardisées à l’échelle de la société dès le début ou l’utilisation d’un système d’approvisionnement fluide et maîtrisé par tous, les équipes établiront leurs propres procédures, utiliseront les solutions qu’elles préfèrent, ce qui les conduira à effectuer des achats sauvages.

Des procédures d’approvisionnement hors processus

Les collaborateurs, et notamment ceux des services régionaux et spécialisés, préfèrent ne pas se lancer dans de longs processus d’approvisionnement centralisés étant donné qu’ils considèrent ces achats insignifiants par rapport aux achats stratégiques. Ils préfèrent opter pour une procédure moins compliquée.

Des catalogues qui ne répondent pas aux besoins des acheteurs

Dans ce cas de figure, les achats hors production sont aussi le résultat de la limitation des catalogues des fournisseurs agréés qui ne tiennent pas compte des besoins des utilisateurs.

Quels sont les risques liés aux achats hors production pour ma société ?

Bien que vos collaborateurs optent pour des achats spots, le manque de transparence de ces achats et de suivi des dépenses liées engendrent des risques financiers et de conformité pour votre société. Voici les failles majeures identifiées :

Erreurs de comptabilité

Effectuer des commandes sauvages auprès de nouveaux fournisseurs non référencés peut engendrer de nombreux incidents de paiement et de réclamation. Notamment parce que la transmission des commandes et des coordonnées des fournisseurs dans votre système de gestion de comptabilité centralisé peut nécessiter une saisie des données manuelle, un processus manifestement lent et générateur d’erreurs.

Une vision commerciale limitée

Sans une bonne identification des tenants et aboutissants de vos dépenses au sein de votre entreprise, votre responsable des achats et tous les utilisateurs impliqués dans la gestion du budget achètent sans vraiment connaître les objectifs et problématiques financières. Leur capacité à gérer correctement une analyse précise des achats indirects et la mise en place d’indicateurs s’en retrouve erronée.

Manque de transparence des dépenses

Les achats sauvages sont source de retards, d’erreurs et d’oublis dans les rapports financiers puisqu’il est impossible de vérifier ou de contrôler des données cachées. Ce manque d’information en temps réel engendre des risques de dépenses imprévues.

Coûts de processus élevés

De manière générale, les services achats gèrent les dépenses, or les achats hors production ébranlent toute la stratégie d’achat pré-établie. Ces achats sauvages affectent également l’efficacité des services et génèrent encore plus de gestion comptable, ce qui fait augmenter les coûts administratifs. Une stratégie d’entreprise globale peut faire une grande différence avec la standardisation des opérations P2P et d’approvisionnement indirect.

Une relation fournisseur-acheteur fragilisée

Les achats effectués auprès de concurrents de vos fournisseurs agréés affectent les relations existantes. Avec l’absence de contrats auprès de divers fournisseurs, la société devient vulnérable dans son sourcing produit, mais également quant aux délais de livraison, aux retours et avoirs sans oublier les risques au niveau de la chaîne d’approvisionnement.

Incohérence avec les stratégies RSE et les critères ESG

Les investisseurs et régulateurs exigent de plus en plus des sociétés d’établir des rapports sur la résilience de leur chaîne d’approvisionnement (y compris les dommages collatéraux), mais aussi sur les questions environnementales par rapport à la RSE (Responsabilité Sociale des Entreprises) et aux critères ESG (Environnementaux, Sociaux et de Gouvernance). Cela inclut les directives DEEE. Elles concernent les exigences des équipements électriques et électroniques, le respect des droits de l’homme et le rapport des émissions carbone. Avec des fournisseurs non référencés, vous n’avez aucun moyen de savoir si leurs engagements répondent aux exigences de votre entreprise.

Développement d’une culture d’entreprise de non-conformité

Les achats hors production ne constituent pas seulement un risque financier ou commercial, mais ils affectent la gouvernance de la société en général. Si vos collaborateurs estiment que vous ne prenez pas le sujet de vos dépenses au sérieux, vous avez de fortes chances qu’ils en fassent de même. Si vous êtes trop flexible sur votre contrôle des dépenses, ils seront trop flexibles dans leur comportement d’achat.

Quelle est la solution ?

Faire des achats hors production une pratique obsolète ? Unite avec sa marketplace intégrée est là pour vous y aider. Découvrez comment nous pouvons vous accompagner dans vos besoins d'approvisionnement.

Une responsable achats et un collaborateur consultent un rapport sur les achats hors processus sur un ordinateur.

Dites stop aux achats sauvages

Retrouvez notre second article consacré aux achats hors production : Des solutions simples pour en finir avec les achats sauvages. Nous y détaillons notamment comment identifier les achats hors production et quelles mesures préventives peuvent être mises en place.

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