Efektywny proces zakupowy w czterech prostych krokach

Chcąc zoptymalizować swój procurement warto dowiedzieć się, jak działa cały proces zakupowy. Z tą wiedzą można zacząć zastanawiać się, gdzie zmniejszyć koszty, zaoszczędzić czas i wprowadzić więcej zrównoważonego rozwoju do swojego łańcucha dostaw.

W tym tekście przyjrzymy się typowemu procesowi zakupowemu. Następnie opowiemy o czterech kluczowych krokach, które musisz wdrożyć, aby zwiększyć wydajność tego procesu.

Czym jest proces zakupowy?

Obejmuje on wszystkie kroki, które firma lub organizacja musi podjąć, aby nabyć towary i usługi potrzebne do prowadzenia działalności.

Proces ten jest określany jako procure-to-pay lub purchase-to-pay (P2P). Oba pojęcia odnoszą się do tego samego procesu, który rozpoczyna się od zamówienia produktów i usług, a kończy na otrzymaniu przez dostawcę zapłaty. Source-to-pay (S2P) rozszerza ten proces. Proces S2P rozpoczyna się od strategicznego wyboru dostawców i negocjowania umów.

Zmniejszenie kosztów procesowych w zakupach

Od potrzeby zakupowej do płatności, wieloetapowy proces zakupowy może być czasochłonny i kosztowny. To nie oznacza, że zawsze musi tak być. Wyjaśniamy, w jaki sposób można usprawnić zakupy i obniżyć koszty.

Przeczytaj artykuł

Istnieje wiele modeli procesu zakupowego, które obejmują kilka różnych kroków. Ogólne podejście wygląda następująco:

Zrozumienie potrzeb biznesowych – współpraca z klientami wewnętrznymi w celu zdefiniowania potrzeb lub możliwości biznesowych.

Analiza rynku i opracowanie strategii – określenie potencjalnych dostawców, rozważenie wpływu środowiska zewnętrznego i możliwe przeprowadzenie konkurencyjnego przetargu.

Wybór dostawców i przetargi – uzyskanie wglądu w dostawców, aby zdecydować o ich odpowiedniości, otrzymanie oferty i przeprowadzenie procedury przetargowej przed dokonaniem ostatecznego wyboru.

Konfigurowanie i zarządzanie umową – uzgadnianie warunków i wdrażanie umowy, a następnie jej okresowe monitorowanie i ocenianie w celu sprawdzenia kluczowych wskaźników efektywności.

Zarządzanie relacjami i zasobami – przegląd i rozwój relacji z dostawcami oraz ocena potrzeb biznesowych w celu upewnienia się, że dostawcy i umowy spełniają cele.

Jak stworzyć efektywny proces zakupowy?

Zadaniem zespołu zakupowego jest poszukiwanie sposobów na zwiększenie wydajności procesu zakupowego. Jeśli dopiero zaczynasz swoją przygodę z zakupami lub chcesz poprawić podejście swojego zespołu, zobacz te cztery kluczowe obszary, które zidentyfikowaliśmy, mogące pomóc wprowadzić pozytywne zmiany.

1. Analiza zapotrzebowania

Co to takiego?

Jest to ewaluacja rynku i potrzeb klientów tworząca bardziej przejrzysty obraz pożądanych produktów i usług (teraz i w przyszłości). Obejmuje badanie wzorców zachowań konsumentów, nawyków zakupowych i trendów rynkowych. Po przeanalizowaniu tych danych należy przewidzieć przyszły popyt, a następnie ocenić własną zdolność i możliwości sprostania tym wymaganiom.

Jak można to zoptymalizować?

Skuteczna i regularna analiza pomaga szybciej przewidzieć zmiany w potrzebach konsumentów. Pomaga nadążyć za tempem innowacji, dzięki czemu można odpowiednio dopasować strategię zaopatrzenia i zidentyfikować zakłócenia w łańcuchu dostaw, zanim takowe się pojawią. Pomagają także w lepszej negocjacji cen i unikaniu nadmiernych wydatków na niepotrzebne artykuły.

Najważniejsze porady

Bądź na bieżąco – zbieraj dane na temat aktualnych wzorców użytkowania z raportów sprzedaży, opinii klientów, informacji o dostawcach i badań rynkowych.
Zwracaj uwagę na ruchy rynkowe – działania rynkowe, takie jak fuzje, zbycia i przejęcia oraz zmiany przepisów mogą mieć wpływ na łańcuch dostaw, w tym na ceny i taryfy
Nawiązuj silne relacje – wykorzystaj swoje spostrzeżenia, aby znaleźć dostawców, którzy mogą zaspokoić Twoje potrzeby i omów z nimi wymagania rynku. W ten sposób będziesz w stanie wynegocjować korzystne ceny i warunki biznesowe.
Komunikuj się ze współpracownikami – nie zatrzymuj zmian dla siebie. Rozmawiaj ze współpracownikami w całej organizacji o swoich obserwacjach i ich wpływie.

Pracownicy układający towary w magazynie

2. Wybór dostawcy

Co to takiego?

To właśnie wtedy wybierasz dostawców, z którymi będziesz współpracować. Obejmuje: identyfikację potrzeb biznesowych, sporządzenie listy potencjalnych dostawców, zrozumienie kryteriów dostawców (na przykład zobowiązania dotyczące zrównoważonego rozwoju), spotkania z potencjalnymi dostawcami, negocjowanie umów, a następnie budowanie relacji biznesowych.

Jak można to zoptymalizować?

Aby zapobiec zakłóceniom łańcucha dostaw, należy wdrożyć strategię multi-sourcingu. Skuteczna strategia selekcji polega na rozwijaniu wzajemnie korzystnych relacji z dostawcami, na których można polegać, spełniających cele ESG organizacji, a jednocześnie zapewniających organizacji korzystny stosunek wartości do ceny. Wybór dostawcy jest podstawą długoterminowego sukcesu biznesowego, przy minimalnych zakłóceniach w działalności.

Najważniejsze porady

Upewnij się, czy istnieją standardy branżowe lub certyfikaty, takie jak FSSC 22000, GLOBALG.A.P. i ISO 9001, których Ty (i Twoi dostawcy) musicie przestrzegać.
Skorzystaj z sieci osobistych i biznesowych, publikacji branżowych i targów, aby znaleźć potencjalnych dostawców. Możesz także dołączyć do marketplace B2B, takiego jak Mercateo na platformie Unite, aby znaleźć setki zweryfikowanych dostawców w jednym miejscu.
Rozważ wizytę na miejscu i audyt podczas spotkania z dostawcami. Pomoże to ustalić, czy działania i produkty potencjalnego dostawcy spełniają kryteria dostawcy i wszelkie przepisy.
Podczas negocjowania umowy, poza wynagrodzeniem, częstotliwością, terminami płatności i osobami do kontaktu, należy upewnić się, że uzgodniono datę zakończenia lub odnowienia umowy, a także podstawy do jej wcześniejszego rozwiązania.

3. Zarządzanie cenami i warunkami

Co to takiego?

Ustalanie cen odnosi się do obliczania cen (zewnętrznych) i kosztów (wewnętrznych), podczas gdy warunki to okoliczności, które mają zastosowanie do cen negocjowanych z dostawcami. Dostosowanie cen i warunków, które są korzystne zarówno dla organizacji, jak i dostawców, jest kluczem do udanych długoterminowych relacji.

Jak można to zoptymalizować?

W czasach zmienności rynku, wahań cen i zmieniających się warunków dostaw, ważne jest, aby mieć nadzór i wybór. Przy częstych negocjacjach kupującym łatwo jest stracić kontrolę. Dynamiczne rozwiązania technologiczne mogą pomóc w znalezieniu dostawców, którzy najlepiej spełniają Twoje potrzeby: od cen po warunki dostawy i kryteria zrównoważonego rozwoju. Odpowiednie narzędzia mogą również zapewnić przejrzystość cen, a jest to niezbędne do pozostania konkurencyjnym na dynamicznie zmieniającym się rynku.

Najważniejsze porady

Wybierz narzędzia, które zapewniają przejrzystość cen i kontrolę, takie jak funkcja optymalizacji koszyka Mercateo. Dzięki tej funkcji klienci dokonują przemyślanych zakupów zachowując wybór między najniższymi cenami, najszybszymi opcjami wysyłki lub najmniejszą liczbą paczek i innymi kryteriami, w zależności od tego, co jest dla nich bardziej istotne.
Niewielkie ustępstwa po obu stronach mogą przynieść ogólne korzyści obu firmom, zwłaszcza w dłuższej perspektywie. Ważne jest, aby wiedzieć, kiedy pójść na kompromis, a kiedy pozostać przy swoim stanowisku. Posiadanie jak największej ilości danych na temat swoich potrzeb i rynku (patrz analiza zapotrzebowania powyżej) jest kluczem do udanych negocjacji.
Dobre prowadzenie dokumentacji pozwala regularnie odnosić się do warunków umowy, zapewniając uzyskanie najlepszych cen i najkorzystniejszych warunków od dostawców.

Spotkanie w sprawie zamówień publicznych w trakcie sesji

4. Operacyjna realizacja zamówień

Co to takiego?

To właśnie wtedy zespoły zakupowe wykorzystują rozwiązania cyfrowe, automatyzację i inne zasoby operacyjne, aby zwiększyć wydajność na każdym etapie procesu zakupowego i uniknąć błędów manualnych – od zrozumienia wymagań i procesu zamawiania po weryfikację faktur i dokonywanie płatności.

Jak można to zoptymalizować?

Sprawny proces „od zamówienia do płatności” pomaga sprostać wielu typowym wyzwaniom związanym z zakupami. Skraca czas cyklu poprzez eliminację procesów manualnych i papierowych, zwiększa przejrzystość, zapewnia jedno scentralizowane centrum wymiany informacji. Zmniejsza też liczbę błędów ręcznych spowodowanych procesami niecyfrowymi i zapewnia optymalne warunki płatności poprzez połączenie zespołów zakupowych i finansowych.

Najważniejsze porady

Sama cyfryzacja nie pomoże. Należy krok po kroku przeanalizować proces zakupowy, aby znaleźć miejsca, w których występują braki w wydajności oraz dowiedzieć się, jak można je naprawić. Następnym krokiem będzie znalezienie rozwiązań cyfrowych wspierających tę zmianę.
Poszukaj rozwiązań, które umożliwiają decentralizację i opcje płatności jednemu partnerowi biznesowemu (single creditor). Pozwoli to w pewnym stopniu obniżyć koszty operacyjne. Rozwiązanie Unite Single Creditor pozwala kupować od dowolnej liczby dostawców z jednego konta.
Zidentyfikuj cele automatyzacji w swoim procesie. Oceń wartość, jaką Twoja firma zyska dzięki automatyzacji w zakresie poprawy zgodności, czasu cyklu i korzyści z warunków płatności, a następnie porównaj je z kosztami i złożonością wdrażania technologii.

Pracownicy Unite sprawdza platformę Unite

Rozpocznij bardziej wydajny proces

Niezależnie od tego, na jakim etapie transformacji zakupowej znajduje się Twoja organizacja, warto przyjąć holistyczne podejście do usprawniania swoich procesów. Zaczynając od potrzeb swojej firmy i identyfikacji miejsc, gdzie występują nieefektywności, można zacząć wprowadzać rozwiązania e-procurement, takie jak Unite. Mogą one pomóc w monitorowaniu wydajności, usprawnieniu sposobu pracy, budowaniu wzajemnie korzystnych relacji z dostawcami i dostarczaniu większej wartości dla organizacji.

Dodatkowe informacje