Chcąc zoptymalizować swój procurement warto dowiedzieć się, jak działa cały proces zakupowy. Z tą wiedzą można zacząć zastanawiać się, gdzie zmniejszyć koszty, zaoszczędzić czas i wprowadzić więcej zrównoważonego rozwoju do swojego łańcucha dostaw.
W tym tekście przyjrzymy się typowemu procesowi zakupowemu. Następnie opowiemy o czterech kluczowych krokach, które musisz wdrożyć, aby zwiększyć wydajność tego procesu.
Czym jest proces zakupowy?
Obejmuje on wszystkie kroki, które firma lub organizacja musi podjąć, aby nabyć towary i usługi potrzebne do prowadzenia działalności.
Proces ten jest określany jako procure-to-pay lub purchase-to-pay (P2P). Oba pojęcia odnoszą się do tego samego procesu, który rozpoczyna się od zamówienia produktów i usług, a kończy na otrzymaniu przez dostawcę zapłaty. Source-to-pay (S2P) rozszerza ten proces. Proces S2P rozpoczyna się od strategicznego wyboru dostawców i negocjowania umów.
![Pracownik działu zakupów oblicza koszty](https://unite.eu/img/containers/assets/istock-1188384275-%281%29-1703845832.jpg/42a1c6e8a2fdd803ba1ccd5931a18662.jpg)
Zmniejszenie kosztów procesowych w zakupach
Od potrzeby zakupowej do płatności, wieloetapowy proces zakupowy może być czasochłonny i kosztowny. To nie oznacza, że zawsze musi tak być. Wyjaśniamy, w jaki sposób można usprawnić zakupy i obniżyć koszty.
Istnieje wiele modeli procesu zakupowego, które obejmują kilka różnych kroków. Ogólne podejście wygląda następująco:
Zrozumienie potrzeb biznesowych – współpraca z klientami wewnętrznymi w celu zdefiniowania potrzeb lub możliwości biznesowych.
Analiza rynku i opracowanie strategii – określenie potencjalnych dostawców, rozważenie wpływu środowiska zewnętrznego i możliwe przeprowadzenie konkurencyjnego przetargu.
Wybór dostawców i przetargi – uzyskanie wglądu w dostawców, aby zdecydować o ich odpowiedniości, otrzymanie oferty i przeprowadzenie procedury przetargowej przed dokonaniem ostatecznego wyboru.
Konfigurowanie i zarządzanie umową – uzgadnianie warunków i wdrażanie umowy, a następnie jej okresowe monitorowanie i ocenianie w celu sprawdzenia kluczowych wskaźników efektywności.
Zarządzanie relacjami i zasobami – przegląd i rozwój relacji z dostawcami oraz ocena potrzeb biznesowych w celu upewnienia się, że dostawcy i umowy spełniają cele.
Jak stworzyć efektywny proces zakupowy?
Zadaniem zespołu zakupowego jest poszukiwanie sposobów na zwiększenie wydajności procesu zakupowego. Jeśli dopiero zaczynasz swoją przygodę z zakupami lub chcesz poprawić podejście swojego zespołu, zobacz te cztery kluczowe obszary, które zidentyfikowaliśmy, mogące pomóc wprowadzić pozytywne zmiany.
![](https://candour-unite-eu.s3.eu-central-1.amazonaws.com/resources/stories-and-insights/blog_procurement_process__four_steps/2024-01_procurement-process-blog-animation-b.gif)
![](https://unite.eu/img/containers/assets/top-5-criteria_b2b-marketplace_header-%281%29-1703847223.jpg/197db5a4981416f76e003eb1cc0f39f5.jpg)
1. Analiza zapotrzebowania
Co to takiego?
Jest to ewaluacja rynku i potrzeb klientów tworząca bardziej przejrzysty obraz pożądanych produktów i usług (teraz i w przyszłości). Obejmuje badanie wzorców zachowań konsumentów, nawyków zakupowych i trendów rynkowych. Po przeanalizowaniu tych danych należy przewidzieć przyszły popyt, a następnie ocenić własną zdolność i możliwości sprostania tym wymaganiom.
Jak można to zoptymalizować?
Skuteczna i regularna analiza pomaga szybciej przewidzieć zmiany w potrzebach konsumentów. Pomaga nadążyć za tempem innowacji, dzięki czemu można odpowiednio dopasować strategię zaopatrzenia i zidentyfikować zakłócenia w łańcuchu dostaw, zanim takowe się pojawią. Pomagają także w lepszej negocjacji cen i unikaniu nadmiernych wydatków na niepotrzebne artykuły.
Najważniejsze porady
-
Bądź na bieżąco – zbieraj dane na temat aktualnych wzorców użytkowania z raportów sprzedaży, opinii klientów, informacji o dostawcach i badań rynkowych.
-
Zwracaj uwagę na ruchy rynkowe – działania rynkowe, takie jak fuzje, zbycia i przejęcia oraz zmiany przepisów mogą mieć wpływ na łańcuch dostaw, w tym na ceny i taryfy
-
Nawiązuj silne relacje – wykorzystaj swoje spostrzeżenia, aby znaleźć dostawców, którzy mogą zaspokoić Twoje potrzeby i omów z nimi wymagania rynku. W ten sposób będziesz w stanie wynegocjować korzystne ceny i warunki biznesowe.
-
Komunikuj się ze współpracownikami – nie zatrzymuj zmian dla siebie. Rozmawiaj ze współpracownikami w całej organizacji o swoich obserwacjach i ich wpływie.
![Pracownicy układający towary w magazynie](https://unite.eu/img/containers/assets/istock-1390717511-%284%29-1703847492.jpg/1c8c4f317bbf66d87b2cfe442584ce1c.jpg)
2. Wybór dostawcy
Co to takiego?
To właśnie wtedy wybierasz dostawców, z którymi będziesz współpracować. Obejmuje: identyfikację potrzeb biznesowych, sporządzenie listy potencjalnych dostawców, zrozumienie kryteriów dostawców (na przykład zobowiązania dotyczące zrównoważonego rozwoju), spotkania z potencjalnymi dostawcami, negocjowanie umów, a następnie budowanie relacji biznesowych.
Jak można to zoptymalizować?
Aby zapobiec zakłóceniom łańcucha dostaw, należy wdrożyć strategię multi-sourcingu. Skuteczna strategia selekcji polega na rozwijaniu wzajemnie korzystnych relacji z dostawcami, na których można polegać, spełniających cele ESG organizacji, a jednocześnie zapewniających organizacji korzystny stosunek wartości do ceny. Wybór dostawcy jest podstawą długoterminowego sukcesu biznesowego, przy minimalnych zakłóceniach w działalności.
Najważniejsze porady
-
Upewnij się, czy istnieją standardy branżowe lub certyfikaty, takie jak FSSC 22000, GLOBALG.A.P. i ISO 9001, których Ty (i Twoi dostawcy) musicie przestrzegać.
-
Skorzystaj z sieci osobistych i biznesowych, publikacji branżowych i targów, aby znaleźć potencjalnych dostawców. Możesz także dołączyć do marketplace B2B, takiego jak Mercateo na platformie Unite, aby znaleźć setki zweryfikowanych dostawców w jednym miejscu.
-
Rozważ wizytę na miejscu i audyt podczas spotkania z dostawcami. Pomoże to ustalić, czy działania i produkty potencjalnego dostawcy spełniają kryteria dostawcy i wszelkie przepisy.
-
Podczas negocjowania umowy, poza wynagrodzeniem, częstotliwością, terminami płatności i osobami do kontaktu, należy upewnić się, że uzgodniono datę zakończenia lub odnowienia umowy, a także podstawy do jej wcześniejszego rozwiązania.
![Rozszerzony obraz 3D komputera i ikony](https://unite.eu/img/containers/assets/top-5-criteria_b2b-marketplace_04-%281%29-1703848509.jpg/46c5f6541c7ded29fe8d4a624164c998.jpg)
3. Zarządzanie cenami i warunkami
Co to takiego?
Ustalanie cen odnosi się do obliczania cen (zewnętrznych) i kosztów (wewnętrznych), podczas gdy warunki to okoliczności, które mają zastosowanie do cen negocjowanych z dostawcami. Dostosowanie cen i warunków, które są korzystne zarówno dla organizacji, jak i dostawców, jest kluczem do udanych długoterminowych relacji.
Jak można to zoptymalizować?
W czasach zmienności rynku, wahań cen i zmieniających się warunków dostaw, ważne jest, aby mieć nadzór i wybór. Przy częstych negocjacjach kupującym łatwo jest stracić kontrolę. Dynamiczne rozwiązania technologiczne mogą pomóc w znalezieniu dostawców, którzy najlepiej spełniają Twoje potrzeby: od cen po warunki dostawy i kryteria zrównoważonego rozwoju. Odpowiednie narzędzia mogą również zapewnić przejrzystość cen, a jest to niezbędne do pozostania konkurencyjnym na dynamicznie zmieniającym się rynku.
Najważniejsze porady
-
Wybierz narzędzia, które zapewniają przejrzystość cen i kontrolę, takie jak funkcja optymalizacji koszyka Mercateo. Dzięki tej funkcji klienci dokonują przemyślanych zakupów zachowując wybór między najniższymi cenami, najszybszymi opcjami wysyłki lub najmniejszą liczbą paczek i innymi kryteriami, w zależności od tego, co jest dla nich bardziej istotne.
-
Niewielkie ustępstwa po obu stronach mogą przynieść ogólne korzyści obu firmom, zwłaszcza w dłuższej perspektywie. Ważne jest, aby wiedzieć, kiedy pójść na kompromis, a kiedy pozostać przy swoim stanowisku. Posiadanie jak największej ilości danych na temat swoich potrzeb i rynku (patrz analiza zapotrzebowania powyżej) jest kluczem do udanych negocjacji.
-
Dobre prowadzenie dokumentacji pozwala regularnie odnosić się do warunków umowy, zapewniając uzyskanie najlepszych cen i najkorzystniejszych warunków od dostawców.
![Spotkanie w sprawie zamówień publicznych w trakcie sesji](https://unite.eu/img/containers/assets/top-5-criteria_b2b-marketplace_02-%281%29-1703848891.jpg/742de81951b199e6c7d94a310021597d.jpg)
4. Operacyjna realizacja zamówień
Co to takiego?
To właśnie wtedy zespoły zakupowe wykorzystują rozwiązania cyfrowe, automatyzację i inne zasoby operacyjne, aby zwiększyć wydajność na każdym etapie procesu zakupowego i uniknąć błędów manualnych – od zrozumienia wymagań i procesu zamawiania po weryfikację faktur i dokonywanie płatności.
Jak można to zoptymalizować?
Sprawny proces „od zamówienia do płatności” pomaga sprostać wielu typowym wyzwaniom związanym z zakupami. Skraca czas cyklu poprzez eliminację procesów manualnych i papierowych, zwiększa przejrzystość, zapewnia jedno scentralizowane centrum wymiany informacji. Zmniejsza też liczbę błędów ręcznych spowodowanych procesami niecyfrowymi i zapewnia optymalne warunki płatności poprzez połączenie zespołów zakupowych i finansowych.
Najważniejsze porady
-
Sama cyfryzacja nie pomoże. Należy krok po kroku przeanalizować proces zakupowy, aby znaleźć miejsca, w których występują braki w wydajności oraz dowiedzieć się, jak można je naprawić. Następnym krokiem będzie znalezienie rozwiązań cyfrowych wspierających tę zmianę.
-
Poszukaj rozwiązań, które umożliwiają decentralizację i opcje płatności jednemu partnerowi biznesowemu (single creditor). Pozwoli to w pewnym stopniu obniżyć koszty operacyjne. Rozwiązanie Unite Single Creditor pozwala kupować od dowolnej liczby dostawców z jednego konta.
-
Zidentyfikuj cele automatyzacji w swoim procesie. Oceń wartość, jaką Twoja firma zyska dzięki automatyzacji w zakresie poprawy zgodności, czasu cyklu i korzyści z warunków płatności, a następnie porównaj je z kosztami i złożonością wdrażania technologii.
![Pracownicy Unite sprawdza platformę Unite](https://unite.eu/img/containers/assets/2022-04-13_unite_branding_koethen-6475_hq.jpg/77d16a0bcdb41511c4f000a831adc7a2.jpg)
Rozpocznij bardziej wydajny proces
Niezależnie od tego, na jakim etapie transformacji zakupowej znajduje się Twoja organizacja, warto przyjąć holistyczne podejście do usprawniania swoich procesów. Zaczynając od potrzeb swojej firmy i identyfikacji miejsc, gdzie występują nieefektywności, można zacząć wprowadzać rozwiązania e-procurement, takie jak Unite. Mogą one pomóc w monitorowaniu wydajności, usprawnieniu sposobu pracy, budowaniu wzajemnie korzystnych relacji z dostawcami i dostarczaniu większej wartości dla organizacji.
Interesują Cię trendy w świecie zakupów? Zapoznaj się z naszymi artykułami.
![](https://unite.eu/img/containers/assets/top-5-criteria_b2b-marketplace_header.jpg/6ba8acaa3d6fc45f78bdb130ec29d88c.jpg)
5 kryteriów wyboru marketplace’u B2B
Na co zwrócić uwagę przy wyborze profesjonalnego marketplace’u, aby zapewnić swojej firmie przewagę?
![](https://unite.eu/img/containers/assets/istock-1304746031.jpg/50034aa7b58f479762cc2982a1b2e8b4.jpg)
Czym są zakupy nieustrukturyzowane i jakie są związane z nimi zagrożenia?
Dowiedz się czym są zakupy nieustrukturyzowane, skąd się biorą i jak wpływają na Twój biznes.
![](https://unite.eu/img/containers/assets/microsoftteams-image-%28107%29.png/d6a8b4edf7241da2b666c48160a90206.png)
Jaka jest różnica między dedykowanymi platformami handlowymi dla firm i konsumentów?
![](https://unite.eu/img/containers/assets/header_single-creditor.jpg/14ef0dd180c68d21bc69dbb38fc2ad59.jpg)
Nieograniczone możliwości wyboru dostawcy: zalety modelu single creditor
Dlaczego model single creditor jest najszybszym sposobem na usprawnienie procurementu w Twojej firmie?