Unite (dalej „Unite” lub „my”) poważnie traktuje ochronę Państwa danych osobowych. Prowadzimy nasze platformy internetowe B2B i świadczymy związane z nimi usługi zgodnie z obowiązującymi krajowymi i międzynarodowymi przepisami o ochronie danych, w szczególności z rozporządzeniem (UE) 2016/679 (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: RODO). Poniżej wyjaśniamy, w jakim charakterze, zakresie i celu Unite przetwarza Państwa dane osobowe jako „administrator danych”.
Na potrzeby niniejszej Informacji o ochronie prywatności administratorem danych jest krajowa spółka zależna Unite (i) określona na podstronie „Informacje prawne” lub (ii) obsługująca platformę zamówień na terytorium, na którym ma nastąpić dostawa.
Wykaz lokalnych spółek zależnych Unite i poszczególnych terytoriów obowiązywania umowy jest dostępny na stronie: https://unite.eu/pl-pl/contractual-partners.
Jeśli mają Państwo jakiekolwiek pytania, na które nie znajdą Państwo odpowiedzi w niniejszej Informacji o ochronie prywatności, prosimy o kontakt pod adresem dsb@unite.eu Aby skontaktować się bezpośrednio z naszym inspektorem ochrony danych, prosimy wysłać wiadomość na poniższy adres, zaznaczając, że adresowana jest ona „do wiadomości inspektora ochrony danych”:
Unite – inspektor ochrony danych
Grimmaischer Steinweg 8
04103 Leipzig
Lub do: dsb@unite.eu
Głównym organem odpowiedzialnym za nadzorowanie ochrony danych w UE jest Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 27, 91522 Ansbach (Niemcy)
1 Przetwarzanie danych podczas korzystania z naszych stron internetowych
Kiedy odwiedzają Państwo nasze strony internetowe, dane takie jak Państwa adres IP są automatycznie wysyłane na nasz serwer i tymczasowo przez nas przechowywane. Podstawą prawną takiego przetwarzania jest nasz uzasadniony interes (zgodnie z art. 6 ustęp 1 litera f) RODO) w przetwarzaniu danych do następujących celów”
optymalizacja nawiązywania połączenia,
zagwarantowanie i optymalizacja przyjazności dla użytkownika i obsługi naszej strony internetowej,
zagwarantowanie bezpieczeństwa i stabilności systemu,
ochrona przed atakiem na system komputerowy/ oraz ściganie przestępstw w przypadku ataku na system komputerowy.
Więcej informacji na temat przetwarzania danych na naszych stronach internetowych przy wykorzystaniu plików cookies i podobnych technologii można znaleźć w informacji o plikach cookies (cookie banner) podczas pierwszej wizyty na naszej stronie internetowej. Mogą Państwo w dowolnym momencie uzyskać dostęp do naszej informacji o plikach cookies (cookie banner) i ustawień plików cookies, klikając na link „Ustawienia prywatności”, który można znaleźć w stopce każdej z naszych stron internetowych.
2 Rejestracja i dostęp
Jeśli podejmą Państwo decyzję o zarejestrowaniu siebie lub swojej firmy na naszych platformach internetowych B2B, utworzone zostanie chronione hasłem konto, zapewniające bezpośredni dostęp do danych użytkownika przechowywanych przez Unite (konto Unite) zgodnie z Ogólnymi Warunkami Handlowymi Unite.
Jeśli konto Unite nie jest używane przez ponad cztery lata (brak logowania), zastrzegamy sobie prawo do zamknięcia konta ze względów prywatności i bezpieczeństwa.
Przetwarzamy dane osobowe w celu zapewnienia dostępu do naszych usług (wykonanie umowy) oraz na podstawie naszego uzasadnionego interesu w przetwarzaniu danych osoby działającej w imieniu firmy, która dokonuje rejestracji na naszych platformach internetowych (np. art. 6 ust. 1 lit. b) i f) RODO).
3 Administracja kontem
Właściciel konta Unite może we własnym zakresie dodawać użytkowników i firmy do konta oraz zarządzać nimi. Właściciel konta może dysponować następującymi możliwościami:
może konfigurować ustawienia użytkowników,
może udzielić użytkownikowi dostępu do konta lub dostęp zakończyć,
może mieć dostęp do danych konta użytkownika i je zapisywać.
Unite może połączyć konta, kiedy Unite lub użytkownik zweryfikuje, że konto zostało zdublowane.
Przetwarzamy te dane w celu wykonania umowy, a także na podstawie naszego uzasadnionego interesu (np. art. 6 ust. 1 lit. b) i f) RODO).
4 Dane ze źródeł publicznych i baz danych firm
Aby uzupełnić niezbędne dane firmy, korzystamy z informacji pochodzących ze źródeł publicznych, takich jak rejestr przedsiębiorców lub specjalne bazy danych firm. Dane te są przetwarzane na podstawie naszego uzasadnionego interesu (np. art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).
5 Przetwarzanie danych przy składaniu zamówień
W procesie składania zamówienia przetwarzamy dane osobowe w celu realizacji umowy; odbywa się to w naszym uzasadnionym interesie. Celem takiego przetwarzania jest akceptowanie, potwierdzanie, przetwarzanie i dokumentowanie transakcji związanych z zamówieniami. Używamy Państwa adresu poczty elektronicznej w celu prowadzenia komunikacji elektronicznej dotyczącej Państwa zamówienia i w celu jego realizacji. Aby wywiązać się z naszych zobowiązań umownych, przekazujemy dane zamówienie do odpowiedniego dostawcy wyższego szczebla, który jest odpowiedzialny za dostawę towarów. W związku z tym, na potrzeby koordynacji dostawy zamówionych towarów, konieczne może być przekazanie osobistych danych kontaktowych (adresu poczty elektronicznej lub numeru telefonu) do dostawcy wyższego szczebla lub jego dostawcy usług transportowych.
Zamówienia złożone u osób trzecich
Jeśli umowa jest zawierana bezpośrednio z osobą trzecią za pośrednictwem platform Unite, osobie trzeciej przekazane zostaną wszystkie dane wymagane do wykonania umowy (np. art. 6 ust. 1 lit. b) i f) RODO).
Przetwarzanie płatności
Przetwarzamy dane osobowe dotyczące płatności i faktur, aby zapewnić realizację zamówienia. Jeśli zamówienie obsługiwane jest przez osobę trzecią, tej osobie trzeciej przekazane zostaną wszystkie niezbędne dane.
Egzekwowanie należności
Jeżeli, pomimo wielokrotnych upomnień, dług nie zostanie uregulowany, zastrzegamy sobie prawo do przekazania niezbędnych danych osobowych kancelariom prawnym i firmom windykacyjnym.
6 Weryfikacja klientów i partnerów biznesowych
Weryfikacja klientów biznesowych
Sprawdzamy, czy nasi partnerzy biznesowi (klienci/dostawcy) spełniają wymogi dostępu określone w Ogólnych Warunkach Handlowych. Zważywszy, że platforma przeznaczona jest wyłącznie dla podmiotów komercyjnych, kontrola ta jest niezbędna, aby upewnić się, że klienci nie są konsumentami.
Przetwarzamy te dane (np. kopię zezwolenia na prowadzenie działalności) w celu wykonania umowy, a także na podstawie naszego uzasadnionego interesu.
Ocena zdolności kredytowej
Jeśli Unite występuje w roli sprzedawcy, ma prawo do przeprowadzania oceny zdolności kredytowej, aby zweryfikować ryzyko braku płatności lub utraty zaległych należności. Na podstawie naszego uzasadnionego interesu i w ramach takiej oceny przekazujemy niezbędne dane, takie jak imię i nazwisko beneficjenta (gospodarczego), nazwę firmy i dane adresowe do jednej z poniższych agencji kredytowych i otrzymujemy w zamian odpowiednie informacje o ratingu kredytowym:
a) Creditsafe Deutschland GmbH, Schreiberhauer Straße 30, 10317 Berlin, Niemcy
b) Verband der Vereine Creditreform e. V., Hellersbergstraße 12, 41460 Neuss, Niemcy
c) Schufa Holding AG, Kormoranweg 5, 65201 Wiesbaden, Niemcy
d) Crif GmbH, Rothschildplatz 3, A-1020 Wiedeń, Austria (dla zamówień spoza Niemiec)
e) Coface Central Europe Holding AG, Marxergasse 4c, 1030 Wiedeń, Austria
f) Crif AG, Hagenholzstrasse 81, 8050 Zurych, Szwajcaria (dla zamówień na terenie Szwajcarii).
Zapobieganie oszustwom
Dane zamówienia mogą zostać wykorzystane do sprawdzenia nietypowych zamówień. Ma to na celu zapobieganie oszustwom i jest realizowane w naszym uzasadnionym interesie.
Weryfikacja list sankcyjnych
Sprawdzamy, czy nasi partnerzy biznesowi nie występują na jakichkolwiek listach sankcyjnych. Aby przeprowadzić taką weryfikację, gromadzimy dane identyfikacyjne i wykorzystujemy je do przeprowadzenia porównań. Jesteśmy nie tylko prawnie zobowiązani do przeprowadzania takich weryfikacji, ale leżą one również w naszym uzasadnionym interesie.
Kontrole pod kątem prania pieniędzy
Jeśli Unite lub podmiot powiązany Unite korzysta z usług, które pociągają za sobą konieczność przeprowadzenia kontroli zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi prania pieniędzy (w szczególności procedury „poznaj swojego klienta” – KYC), kontrole takie są przeprowadzane w celu realizacji wymogów prawnych.
7 Dane dotyczące komunikacji i użytkowania
Możemy gromadzić i przechowywać dane, które dobrowolnie nam Państwo przekażą, np. kontaktując się z nami za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonu lub w inny sposób (np. przy pomocy czatu lub formularza kontaktowego). Przed rozpoczęciem danej procedury zostaną Państwo poinformowani o tym, jakiego rodzaju dane musimy zebrać, o ile nie wynika to wprost z tej procedury. Dane te są wykorzystywane do ulepszania naszych usług i nawiązywania wszelkich niezbędnych kontaktów z użytkownikiem.
Możemy gromadzić również takie jak adres IP, data i godzina logowania.
Będziemy gromadzić także dane dotyczące użytkowania utworzone przez użytkownika podczas korzystania z platformy (np. podczas korzystania z opcji wyszukiwania). Dane dotyczące użytkowania mogą obejmować dane osobowe lub dane odnoszące się do przedsiębiorstwa lub umożliwiać uzyskanie informacji na temat takich danych. Dane dotyczące użytkowania są automatycznie przechowywane w plikach dziennika serwera i wykorzystuje się je w celu ulepszenia funkcjonowania platformy oraz do poprawienia jej wydajności. Stanowi to nasz uzasadniony interes.
Czasami przeprowadzamy ankiety wśród klientów w celu ulepszenia naszych usług. Udział w tych ankietach jest dobrowolny. Jeśli podczas ankiety gromadzone są dane osobowe, będą one przetwarzane na podstawie naszego uzasadnionego interesu, chyba że użytkownik wyraził na to zgodę.
8 Działania sprzedażowe i rozwój klienta
Publicznie dostępne dane handlowe i kontaktowe, a także będące w posiadaniu Unite informacje statystyczne dotyczące zamówień podmiotów będących klientami Unite, mogą być wykorzystywane do określenia potencjału rozwoju klienta i nawiązania kontaktu służącego zapewnieniu firmie wsparcia w zakresie sprzedaży lub kupna. Jeśli powyższy proces pociąga za sobą przetwarzanie danych osobowych, odbywa się to na podstawie uzasadnionego interesu Unite (np. art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).
9 Przetwarzanie danych do celów reklamowych i newsletterów
Unite i spółki powiązane (https://unite.eu/pl-pl/contractual-partners) wysyłają reklamowe powiadomienia e-mail wyłącznie na podstawie zgody odbiorców (patrz „Newsletter”) lub na podstawie uzasadnionego interesu w marketingu bezpośrednim i działaniach sprzedażowych (patrz „Inne”).
Newsletter: jeśli użytkownik subskrybuje nasz newsletter, będzie regularnie otrzymywać informacje na tematy związane z zakupami i zaopatrzeniem, a także o nowościach dotyczących Unite lub wydarzeń Unite. Aby zapisać się do newslettera, zazwyczaj prosimy o podanie służbowego adresu e-mail, imienia i nazwiska oraz, w stosownych przypadkach, nazwę firmy. Zgoda i adres e-mail są weryfikowane przy użyciu tzw. procedury podwójnego potwierdzenia. Zgoda obejmuje korzystanie z technologii śledzenia w celu pomiaru skuteczności wysyłki naszych newsletterów, w których oprócz skuteczności dostarczania, indywidualne zachowanie użytkownika jest również rejestrowane za pomocą współczynników otwarcia i kliknięć. Zgodę na otrzymywanie newslettera można wycofać w dowolnym momencie, np. za pomocą linku rezygnacji z subskrypcji znajdującego się na końcu każdej wiadomości e-mail z newsletterem.
Inne: niezależnie od subskrypcji newslettera, Unite może wykorzystywać adres e-mail podany podczas rejestracji w celu informowania użytkownika o istotnych nowościach dotyczących zamówionych produktów i usług oraz zapraszania użytkownika do udziału w ankietach. Użytkownik ma prawo w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jego danych osobowych – np. klikając link rezygnacji znajdujący się na końcu wiadomości e-mail, drogą mailową lub pocztą. Należy pamiętać, że przetwarzanie zgłoszenia odmowy zgody może potrwać kilka dni, zanim zostanie ono w pełni wdrożone.
10 Korzystanie z formularza zgłaszania nieprawidłowości
Zapewniamy poufny kanał komunikacji za pośrednictwem formularza online na stronie https://report.hintcatcher.com/unite dla pracowników Unite i stron trzecich (np. partnerów biznesowych, takich jak kupujący, dostawcy) w celu zgłaszania podejrzewanych naruszeń lub niewłaściwego postępowania w związku z wymogami prawnymi w Unite lub u powiązanych dostawców. Zgłoszenia można dokonać anonimowo. Jeśli użytkownik dobrowolnie poda dane osobowe podczas zgłoszenia, Unite będzie przetwarzać takie dane wyłącznie w celu otrzymania skargi, poufnego rozpatrzenia i podjęcia działań następczych. Celem i podstawą prawną jest wypełnienie naszych zobowiązań prawnych oraz nasz uzasadniony interes polegający na możliwości identyfikowania naruszeń zgodności (na wczesnym etapie) i eliminowania nieprawidłowości (zarządzanie zgodnością). W Unite tylko działy odpowiedzialne za przetwarzanie i weryfikację mają dostęp do tych wiadomości. Jeśli istnieje podstawa prawna, możemy być zobowiązaniu do udostępnienia danych właściwym organom lub sądom. Dane będą przechowywane tylko tak długo, jak jest to konieczne do sprawdzenia zgłoszenia lub wypełnienia ustawowych okresów ich przechowywania. Dane te są następnie usuwane lub anonimizowane.
11 Przekazywanie danych osobom trzecim
Korzystamy z usług osób trzecich, w szczególności podmiotów przetwarzających, które zapewniają infrastrukturę informatyczną, m.in. systemy zarządzania klientami, usługi hostingowe i usługi komunikacyjne. Unite starannie dobiera takich podwykonawców zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych.
Inni możliwi odbiorcy danych użytkowników zostali wskazani w punktach powyżej, w szczególności w punktach 1 i 5. Jeśli będzie istnieć taki obowiązek prawny lub jeśli prowadzone będzie postępowanie sądowe, dane użytkownika mogą otrzymać także urzędy, sądy i zewnętrzni audytorzy.
12 Przekazywanie danych do krajów trzecich
Przywiązujemy dużą wagę do tego, aby przetwarzanie danych miało miejsce w UE. W związku z tym Unite przechowuje dane w centrach danych zlokalizowanych w UE (głównie w Niemczech).
Jeśli dane przekazywane są dostawcom usług w krajach spoza UE, zapewniamy, że przekazywanie odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych. Postępujemy zgodnie z decyzjami Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony danych lub stosujemy standardowe klauzule umowne opracowane przez Komisję Europejską.
13 Czas przechowywania danych
Przechowujemy dane osobowe wyłącznie przez okres wymagany do realizacji danego celu przetwarzania. Przechowujemy dane również przez okres niezbędny na podstawie przepisów handlowych lub podatkowych lub jeśli mamy uzasadniony interes w przechowywaniu danych na potrzeby dokumentacji lub zabezpieczenia dowodów; dotyczy to w szczególności trwających okresów przedawnienia roszczeń.
14 Bezpieczeństwo danych
W celu ochrony Państwa danych podejmowane są konieczne i odpowiednie działania techniczne i organizacyjne. W tym zakresie bierzemy pod uwagę stopień rozwoju technologicznego, koszt wprowadzenia zmian, rodzaj, zakres, kontekst i cel przetwarzania, jak również niebezpieczeństwa o różnym prawdopodobieństwie, jak również zakresy ryzyka dla praw i wolności podmiotów, których dane dotyczą.
Dane są dla Państwa bezpieczeństwa zaszyfrowywane przy pomocy certyfikatu stron internetowych SSL (Secure Sockets Layer).
15 Przegląd posiadanych przez Państwa praw
Prawo dostępu: mogą Państwo żądać informacji na temat celu przetwarzania, kategorii danych osobowych, kategorii odbiorców, którym ujawniono lub będą ujawnione Państwa dane, na temat planowanego czasu ich przechowywania, pochodzenia Państwa danych, o ile nie zostały one pobrane bezpośrednio od Państwa.
Prawo do sprostowania danych: mogą Państwo żądać poprawienia danych nieprawidłowych lub żądać uzupełnienia danych prawidłowych.
Prawo do usunięcia i ograniczenia: mogą Państwo żądać usunięcia swoich danych osobowych lub zażądać ograniczenia przetwarzania danych zgodne z wymogami przepisów prawa.
Prawo do przenoszenia danych: mogą Państwo otrzymać dane, jakie Państwo udostępnili, w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub żądać przeniesienia ich do innego administratora danych.
Prawo do złożenia skargi: w tym celu mogą się Państwo zwrócić do organu nadzoru w swoim miejscu zamieszkania lub do organu nadzoru właściwego dla Unite.
Prawo do sprzeciwu: mogą Państwo wyrazić sprzeciw wobec wszelkich czynności przetwarzania, które dokonywane są na podstawie naszego uzasadnionego interesu (np. art. 6 (1) lit. f) RODO). Inaczej niż w przypadku przetwarzania danych opisanych w punkcie „Przetwarzanie danych w celach reklamowych i na potrzeby newsletterów” jesteśmy zobowiązani do akceptacji sprzeciwu tylko wtedy, gdy wskażą Państwo uzasadnione powody związane z wyjątkowymi okolicznościami.
Aby skorzystać z powyższych praw, prosimy o kontakt pod adresem: dsb@unite.eu.