Proste rozwiązania ograniczające nieustrukturyzowane zakupy

6 głównych oznak nieustrukturyzowanych zakupów – po czym je poznać?

Nietypowe wydatki mogą stanowić realne ryzyko, prowadząc do strat finansowych, niezgodności z regulacjami, rozmycia danych zakupowych i niemożności realizacji strategii zakupowej. Aby firmy mogły się od nich uchronić, ważne jest nauczyć się je wcześnie rozpoznawać. Pierwszym krokiem w tym procesie jest określenie, które działy są mogą być najbardziej narażone na takie ryzyko.

Przeprowadzając dokładną analizę wydatków firmy odkrywają, gdzie najczęściej dochodzi do takich zakupów i czemu należy się przyjrzeć bliżej. Poniżej wymieniono niektóre czynniki kluczowe w tej ocenie. 

Jak ograniczyć nieustrukturyzowane zakupy w organizacji?

Zakupy poza ustalonymi procesami nie znikną z dnia na dzień, ale ich eliminacja jest możliwa - i łatwiejsza, niż się wydaje. Kluczem jest połączenie jasno zdefiniowanych zasad, skutecznych narzędzi i odpowiedzialności na każdym etapie procesu zakupowego.

Jasno określ zasady zakupowe

Punktem wyjścia jest transparentna polityka zakupowa, zrozumiała na każdym etapie organizacji. Pracownicy muszą wiedzieć kto jest uprawniony do składania zamówień, jak wygląda ścieżka zatwierdzania, z jakich źródeł mogą korzystać. Brak jasnych wytycznych często prowadzi do obejścia procedur – nie ze złej woli, lecz z braku wiedzy.

Upraszczaj procesy 

Aby polityka zakupowa była łatwa do wyegzekwowania, procesy też muszą być proste. Pomogą w tym rozwiązania e-procurement wraz z przeszkoleniem wszystkich osób, które będą z niego korzystać. 

Zarządzaj centralnie wszystkimi umowami

Rozwiązania cyfrowe umożliwiają również centralne zarządzanie umowami. W ten sposób pozwalają wykryć konflikty umowne i nieaktualne informacje, zagwarantować jednolite warunki i korzyści dla wszystkich zespołów w firmie. Ich funkcją jest także ograniczanie ryzyka dublowania dostawców oraz rozbieżności cenowych.

Pracuj wyłącznie z zatwierdzonymi dostawcami

Bez względu na to, czy posiadasz listę autoryzowanych dostawców, czy system pozwalający pracownikom kupować tylko z zatwierdzonego katalogu - wszyscy dostawcy muszą spełniać Twoje warunki (handlowe, ESG i compliance). Zadbaj o dostępność alternatyw, najlepiej wstępnie zweryfikowanych, aby w sytuacjach awaryjnych unikać pokusy zakupów poza ustalonymi procedurami.

Monitoruj wydatki 

Kontrolowanie wydatków jest jedynym sposobem na ocenienie efektywności swoich działań. Odpowiednie rozwiązanie zapewniające sprawne zarządzanie zakupami powinno gwarantować niezbędną przejrzystość, umożliwiając radzenie sobie z niestandardowymi zakupami, od śledzenia wydatków pracowników lub poszczególnych działów, a skończywszy na monitorowaniu zapotrzebowań zakupowych 

Jak cyfrowe narzędzia zakupowe mogą pomóc? 

Biorąc sobie za cel stworzenie nowego, wydajnego i opartego na twardych danych środowiska zarządzania, nie można pomijać części wydatków. Nawet, jeśli w przeszłości były one trudne do namierzenia i kontrolowania. 

Kiedy procesy zakupowe były w dużej mierze oparte na dokumentach papierowych i wymagały ręcznego wprowadzania danych do wielu arkuszy, bardziej sensowne było skupienie uwagi na dużych przedmiotach i strategicznych wydatkach. 

Obecnie dostępne są cyfrowe narzędzia zakupowe, które pomagają odzyskać kontrolę nad zarządzaniem wydatkami. Niezależnie od tego, czy chodzi o strategiczny sourcing, czy zarządzanie dostawcami, jedno scentralizowane rozwiązanie zakupowe usprawnia procesy dzięki automatyzacji i obejmuje wszystkie rodzaje potrzeb zakupowych, w tym wydatki ogonowe (tail spend),  dla całej organizacji. 

W jaki sposób Unite może pomóc w ograniczeniu niestandardowych zakupów? 

Rozwiązania Unite są idealnym rozwiązaniem wspierającym działy zakupów i upraszczającym procesy zakupowe. Nasze rozwiązanie jest idealne do kontrolowania wszystkich aspektów wydatków końca ogona zakupowego, w tym zakupów niestandardowych.