Unite | Proste rozwiązania ograniczające nieustrukturyzowane zakupy

Nietypowe zakupy mogły wkraść się do Twojej firmy. Nie należy ignorować tego problemu. W pierwszym blogu z tej dwuczęściowej serii omówiliśmy zagadnienie maverick buying, czyli niestandardowych zakupów – czym są, kiedy występują i jakie ryzyko stwarzają dla Twojej firmy. Zalecamy szybką lekturę przed zagłębieniem się w drugą część artykułu.

W artykule skupiamy się na odpowiedziach na poniższe pytania:

Jakie są oznaki niestandardowych zakupów?
Jak możemy ograniczyć możliwość dokonywania nieustrukturyzowanych zakupów?
Jak cyfrowe narzędzia zakupowe mogą pomóc?
W jaki sposób Unite może pomóc w ograniczeniu niestandardowych zakupów?

6 głównych oznak niestandardowych zakupów – po czym je poznać?

Nietypowe wydatki mogą stanowić realne ryzyko dla wyników biznesowych, dlatego tak ważne jest, aby nauczyć się je rozpoznawać. Pierwszym krokiem jest określenie, które działy są najbardziej narażone na ryzyko.

Przeprowadzając dokładną analizę wydatków, można dowiedzieć się, gdzie najczęściej dochodzi do niestandardowych zakupów i gdzie należy skupić swoją uwagę. Poniżej wymieniono niektóre czynniki, które należy uwzględnić w ocenie.

1. Duża liczba partnerów handlowych

Zbyt duża liczba partnerów biznesowych może być wyraźnym sygnałem, że niestandardowe wydatki wymknęły się spod kontroli. Konsultacja z działem księgowości powinna pomóc ustalić, czy liczba dostawców nie wykracza poza przewidziane normy.

2. Duplikaty dostawców

Czy dostawca pojawia się dwukrotnie w systemie, być może nawet z różnymi adresami? Bardzo prawdopodobne, że Twoi pracownicy kupują potrzebne produkty bezpośrednio od tych dostawców i ręcznie wprowadzają ich dane do systemu.

Wizualizacja monet i strzałek skierowanych w górę

3. Wysokie koszty

Przyjrzyj się, ile czasu i pieniędzy działy zakupów poświęcają na przetwarzanie zamówień i dostawców, oraz jakie są koszty związane z audytami. Jeśli o wiele więcej niż się spodziewasz, powodem mogą być nietypowe zakupy.

Specjalista ds. zakupów przygląda się w telefonie wykresom cen

4. Różnice cenowe

Sygnałem alarmującym jest sytuacja, w której kupujący w całej firmie otrzymują te same produkty w różnych cenach. Oznacza to, że nie zamawiają od dostawców na bazie istniejących umów ramowych, a Ty nie korzystasz z wynegocjowanych cen.

5. Niewykorzystane zapasy w magazynie

Inną oznaką, że rozproszone zakupy wymknęły się spod kontroli, jest niewykorzystywanie przez zespoły materiałów zakupionych w ramach umów kontraktowych. Możliwe, że zespoły kupują nadprogramowe materiały w różnych miejscach, po wyższych cenach.

Białe bloki w rzędzie i jeden niebieski przesunięty względem reszty

6. Nieprzestrzeganie warunków umowy

W umowach ramowych z dostawcami prawdopodobnie określono konkretne terminy dostaw i specyfikacje produktów. Jeśli produkty i dostawy nie są zgodne z tymi założeniami, winę za to mogą ponosić nieustrukturyzowane zakupy.

Jak możemy ograniczyć możliwość dokonywania nieustrukturyzowanych zakupów?

Nietypowe zakupy nie znikną z dnia na dzień, ale ich ograniczenie jest łatwiejsze, niż myślisz. Dzięki odpowiednim zasadom i procesom z czasem można raz na zawsze przejąć kontrolę nad wydatkami.

Jasno komunikuj zasady

Zapewnienie pracownikom jasnych procedur i wytycznych, których należy przestrzegać podczas zakupów, jest pierwszym krokiem do optymalizacji procurement w firmie. Pozbędziesz się jednocześnie wątpliwości dotyczących kwestii uprawnień, tworzenia wniosków zakupowych i weryfikacji dostawców.

Uprość procesy

Aby polityka zakupowa była łatwa do wyegzekwowania, procesy też muszą być proste. Pomogą w tym rozwiązania e-procurement wraz z przeszkoleniem wszystkich osób, które będą z niego korzystać.

Zadbaj o wszystkie swoje umowy

Rozwiązania cyfrowe umożliwiają również centralne zarządzanie umowami. W ten sposób łatwiej jest wykryć konflikty umowne lub nieaktualne informacje oraz zagwarantować takie same warunki i korzyści dla wszystkich zespołów w firmie.

Zatwierdzaj wszystkich dostawców

Niezależnie od tego, czy masz listę wstępnie zatwierdzonych dostawców, czy system pozwalający pracownikom kupować tylko od sprawdzonych dostawców, najważniejszym jest upewnienie się, że wszyscy partnerzy handlowi spełniają Twoje kryteria. Większa liczba dostępnych opcji (zwłaszcza gdy jeden dostawca nie jest w stanie zrealizować zamówienia) zapobiegnie sytuacjom, gdzie pracownicy będą nabywać potrzebne im rzeczy poza procedurami.

Monitoruj wydatki

Kontrolowanie wydatków jest jedynym sposobem na ocenienie efektywności swoich działań. Odpowiednie rozwiązanie zapewniające sprawne zarządzanie zakupami powinno gwarantować niezbędną przejrzystość, umożliwiając radzenie sobie z niestandardowymi zakupami, od śledzenia wydatków pracowników lub poszczególnych działów, a skończywszy na monitorowaniu zapotrzebowań zakupowych

Osoba przegląda katalog produktów na laptopie — Cyfrowe narzędzia zakupowe pomagają ograniczyć niestandardowe zakupy.

Jak cyfrowe narzędzia zakupowe mogą pomóc?

Biorąc sobie za cel stworzenie nowego, wydajnego i opartego na twardych danych środowiska zarządzania, nie można pomijać części wydatków. Nawet, jeśli w przeszłości były one trudne do namierzenia i kontrolowania.

Kiedy procesy zakupowe były w dużej mierze oparte na dokumentach papierowych i wymagały ręcznego wprowadzania danych do wielu arkuszy, bardziej sensowne było skupienie uwagi na dużych przedmiotach i strategicznych wydatkach.

Obecnie dostępne są cyfrowe narzędzia zakupowe, które pomagają odzyskać kontrolę nad zarządzaniem wydatkami. Niezależnie od tego, czy chodzi o strategiczny sourcing, czy zarządzanie dostawcami, jedno scentralizowane rozwiązanie zakupowe usprawnia procesy dzięki automatyzacji i obejmuje wszystkie rodzaje potrzeb zakupowych, w tym wydatki ogonowe (tail spend), dla całej organizacji.

Newsletter Unite informuje o najnowszych trendach w strategiach i platformach zakupowych.

Zapisz się do newslettera Unite

W jaki sposób Unite może pomóc w ograniczeniu niestandardowych zakupów?

Rozwiązania Unite – marketplace Mercateo i Procurement Portal – są idealnym rozwiązaniem wspierającym działy zakupów i upraszczającym procesy zakupowe. Nasze rozwiązanie jest idealne do kontrolowania wszystkich aspektów wydatków końca ogona zakupowego, w tym zakupów niestandardowych.

Pracownik Unite w pracy przegląda marketplace Mercateo B2B

Wiele korzyści Mercateo Marketplace

Oferuje funkcje dla wielu użytkowników, system zatwierdzania zamówień i limity wydatków.
Umożliwia zespołom zakupowym monitorowanie, mierzenie i kontrolowanie zdecentralizowanych zakupów
Pozwala działom i pracownikom zachować elastyczność i szeroki wybór artykułów. Działy i pracownicy mogą składać zamówienia u preferowanych dostawców na wynegocjowanych warunkach cenowych.
Zapewnia zintegrowany marketplace z ponad 1500 wstępnie zweryfikowanymi dostawcami B2B w 14 krajach europejskich, zapewniając pracownikom znalezienie wszystkiego, czego potrzebują.
Tworzy dokładne i szczegółowe dane dotyczące zamówień w celu skutecznej analizy i podejmowania świadomych decyzji.