Proste rozwiązania ograniczające zakupy poza procedurami

Zakupy poza procesem mogły wystąpić również i w Twojej firmie. To zjawisko, które nie powinno być ignorowane. W pierwszym blogu z tej dwuczęściowej serii omówiliśmy zagadnienie maverick buying, czyli zakupów poza procedurami – czym są, kiedy występują i jakie ryzyko stwarzają dla Twojej firmy. Zalecamy szybką lekturę przed zagłębieniem się w drugą część artykułu.

W tym artykule skupiamy się na odpowiedziach na poniższe pytania:

Jakie są oznaki pozaprocesowych zakupów?
Jak możemy ograniczyć możliwość dokonywania zakupów poza procedurami?
Jak cyfrowe narzędzia zakupowe wpływają na ograniczanie maverick buying?
Jak Unite pomaga zaradzić zakupom poza procesem?

6 głównych oznak maverick buying – po czym je poznać?

Niezatwierdzone wydatki stanowią realne ryzyko – mogą prowadzić do strat finansowych, niezgodności z regulacjami, rozmycia danych zakupowych oraz utrudniać realizację strategii zakupowej. Aby skutecznie im przeciwdziałać, organizacja musi nauczyć się je odpowiednio wcześnie identyfikować.

Pierwszym krokiem jest określenie obszarów lub działów najbardziej narażonych na tego typu ryzyko.

Dokładna analiza wydatków pozwala zlokalizować miejsca, w których najczęściej dochodzi do zakupów poza procedurami, i wskazać obszary wymagające szczególnej uwagi. Poniżej przedstawiamy kluczowe sygnały ostrzegawcze, które warto uwzględnić w tej ocenie.

Dłoń układa elementy w okręgach połączonych ze sobą liniami, tworzącymi razem sieć

1. Nadmierna liczba dostawców

Nadmierna liczba dostawców może być wyraźnym sygnałem, że niestandardowe wydatki wymknęły się spod kontroli. Konsultacja z działem księgowości powinna pomóc ustalić, czy liczba dostawców nie wykracza poza przewidziane normy.

Szereg pracowników podających sobie kolejno paczki

2. Duplikaty dostawców

Czy dostawca pojawia się dwukrotnie w systemie z innym NIP-em lub adresem? Bardzo prawdopodobne, że użytkownicy końcowi kupują potrzebne produkty bezpośrednio od tych dostawców i ręcznie wprowadzają ich dane do systemu, co wskazuje na brak centralnej kontroli.

Uporządkowane stosy monet i wykres ze strzałkami podkreślający tendencję wzrostową

3. Wysokie koszty

Przeanalizuj, ile czasu i środków dział zakupów poświęca na obsługę zamówień i dostawców oraz jakie generuje to koszty – w tym również koszty związane z audytami i zgodnością z procedurami. Jeśli wartości te znacząco odbiegają od oczekiwanych, ich przyczyną mogą być zakupy poza procesem.

Specjalista ds. zakupów przygląda się w telefonie wykresom cen

4. Różnice cenowe

Sygnałem alarmującym jest sytuacja, w której różni pracownicy lub działy kupują te same produkty w różnych cenach. Wskazuje to na pomijanie umów ramowych i brak centralizacji zakupów. W rezultacie organizacja traci dostęp do wynegocjowanych warunków handlowych i efektu skali.

5. Niewykorzystane zapasy w magazynie

Nadmiar zapasów lub niewykorzystane materiały zalegające w magazynie mogą świadczyć o tym, że zakupy realizowane są poza ustalonymi zasadami. Gdy zespoły omijają zatwierdzonych dostawców i kupują na własną rękę – często drożej i bez koordynacji – prowadzi to do duplikacji zasobów i marnotrawstwa.

Białe bloki w rzędzie i jeden niebieski przesunięty względem reszty

6. Nieprzestrzeganie warunków umowy

Umowy ramowe zwykle precyzują warunki dostaw, specyfikacje produktów i standardy jakości. Jeśli dostarczane towary odbiegają od ustaleń lub pojawiają się opóźnienia, może to oznaczać, że zakupy realizowane są poza zatwierdzoną strukturą – bez zgodności z polityką zakupową i bez możliwości egzekwowania warunków kontraktowych.

Jak ograniczyć nieformalne zakupy w organizacji?

Zakupy poza ustalonymi procesami nie znikną z dnia na dzień, ale ich eliminacja jest możliwa - i łatwiejsza, niż się wydaje. Kluczem jest połączenie jasno zdefiniowanych zasad, skutecznych narzędzi i odpowiedzialności na każdym etapie procesu zakupowego.

Jasno określ i komunikuj zasady zakupowe

Punktem wyjścia jest transparentna polityka zakupowa, zrozumiała na każdym etapie organizacji. Pracownicy muszą wiedzieć kto jest uprawniony do składania zamówień, jak wygląda ścieżka zatwierdzania, z jakich źródeł mogą korzystać. Brak jasnych wytycznych często prowadzi do obejścia procedur – nie ze złej woli, lecz z braku wiedzy.

Upraszczaj procesy

Aby polityka zakupowa była łatwa do wyegzekwowania, procesy powinny być jednakowo proste. Pomoże w tym wdrożenie intuicyjne narzędzi e-procurement i odpowiednie wdrożenie wszystkich osób, które będą z niego korzystać.

Zarządzaj centralnie wszystkimi umowami

Rozwiązania cyfrowe umożliwiają również centralne zarządzanie umowami. W ten sposób pozwalają wykryć konflikty umowne i nieaktualne informacje, zagwarantować jednolite warunki i korzyści dla wszystkich zespołów w firmie. Ich funkcją jest także ograniczanie ryzyka dublowania dostawców oraz rozbieżności cenowych.

Pracuj wyłącznie z zatwierdzonymi dostawcami

Bez względu na to, czy posiadasz listę autoryzowanych dostawców, czy system pozwalający pracownikom kupować tylko z zatwierdzonego katalogu - wszyscy dostawcy muszą spełniać Twoje warunki (handlowe, ESG i compliance). Zadbaj o dostępność alternatyw, najlepiej pre-integrowanych i zweryfikowanych, aby w sytuacjach awaryjnych przeciwdziałać pokusie zakupów poza ustalonymi procedurami.

Monitoruj wydatki

Kontrolowanie wydatków jest jedynym sposobem na ocenienie efektywności swoich działań. Odpowiednie rozwiązanie zapewniające sprawne zarządzanie zakupami powinno gwarantować niezbędną przejrzystość, umożliwiając radzenie sobie z nieformalnymi zakupami, od śledzenia wydatków pracowników lub poszczególnych działów, a skończywszy na monitorowaniu zapotrzebowań zakupowych

Osoba przegląda katalog produktów na laptopie — Cyfrowe narzędzia zakupowe mają duży wpływ na ograniczanie pozaprocesowych zakupów.

Jak cyfrowe narzędzia zakupowe wspierają kontrolę nad wydatkami?

Budując nowoczesne, efektywne i oparte na danych środowisko zarządzania zakupami, nie można pomijać żadnej części wydatków – nawet tych, które wcześniej były trudne do uchwycenia lub klasyfikowane jako mniej istotne.

W czasach, gdy procesy zakupowe opierały się głównie na dokumentach papierowych i ręcznym przetwarzaniu danych, uwaga naturalnie koncentrowała się na dużych wolumenach i strategicznych zakupach.

Dziś dostępne są cyfrowe narzędzia zakupowe, które umożliwiają pełną automatyzację i centralizację procesów – od strategicznego sourcingu, przez zarządzanie dostawcami, po zakupy operacyjne. Dzięki nim organizacje zyskują kontrolę nad całością wydatków, w tym również nad zakupami ogona wydatkowego (tail spend), często realizowanymi poza ustalonymi procedurami.

Efekt? Większa zgodność z polityką zakupową, redukcja ryzyk i lepsza widoczność danych – niezależnie od tego, kto kupuje i co kupuje.

Co oferuje Unite w ograniczaniu zakupów poza procedurami?

Rozwiązanie Unite wspiera kontrolę nad zakupami operacyjnymi i tail spend poprzez zestaw funkcji skoncentrowanych na zgodności z polityką zakupową i efektywności procesów:

Specjalistka Obsługi Klienta pracująca przed ekranami w biurze Unite

Wiele korzyści Unite

Wielopoziomowa obsługa użytkowników z systemem zatwierdzania zamówień oraz limitami budżetowymi – zapewnia zgodność z uprawnieniami i strukturą organizacyjną.
Pełna widoczność wydatków – umożliwia monitorowanie i analizę zakupów na poziomie użytkownika, działu czy kategorii.
Elastyczność przy zachowaniu kontroli – pracownicy mogą zamawiać z szerokiej oferty artykułów u zatwierdzonych dostawców, zgodnie z wynegocjowanymi warunkami.
Dostęp do zintegrowanego marketplace z ponad 1500 zweryfikowanymi dostawcami B2B w 14 krajach – umożliwia zakupy produktów MRO, biurowych i IT w ramach jednej, bezpiecznej platformy.
Dane zakupowe w jednym miejscu – szczegółowe informacje o zamówieniach wspierają analizy wydajności, audyty oraz podejmowanie decyzji opartych na faktach.

Dwóch specjalistów ds. zakupów podaje sobie ręce

Szukasz sposobu na uzupełnienie swojego procesu zakupowego?

Porozmawiaj z naszymi ekspertami i zobacz, jak możemy wesprzeć Twoją organizację w tworzeniu przejrzystego, intuicyjnego mechanizmu dla działu zakupów.

Dowiedz się więcej

Interesują Cię trendy w świecie zakupów? Zapoznaj się z naszymi artykułami.

Referencje i informacje 21.02.24

5 kroków do obniżenia kosztów w zakupach pośrednich

Dowiedz się, jak usprawnić procesy zakupowe i obniżyć koszty.

Referencje i informacje 21.08.23

Czym jest maverick buying i jakie ma konsekwencje dla organizacji?

Dowiedz się czym są zakupy poza procedurami, skąd się biorą i jak wpływają na Twój biznes.

Referencje i informacje 13.11.24

Dlaczego specjaliści ds. zakupów preferują strategie kierowane rynkiem

W dobie niestabilności, rosnących kosztów i zakłóceń w łańcuchach dostaw tradycyjne podejście do zakupów jest na nowo analizowane – coraz częściej firmy sięgają po strategie oparte na danych rynkowych.