Nieustrukturyzowane zakupy mogły wkraść się do Twojej firmy. Nie należy ignorować tego problemu. W pierwszym blogu z tej dwuczęściowej serii omówiliśmy zagadnienie maverick buying, czyli zakupów poza procedurami – czym są, kiedy występują i jakie ryzyko stwarzają dla Twojej firmy. Zalecamy szybką lekturę przed zagłębieniem się w drugą część artykułu.
W artykule skupiamy się na odpowiedziach na poniższe pytania:
6 głównych oznak nieustrukturyzowanych zakupów – po czym je poznać?
Nietypowe wydatki mogą stanowić realne ryzyko, prowadząc do strat finansowych, niezgodności z regulacjami, rozmycia danych zakupowych i niemożności realizacji strategii zakupowej. Aby firmy mogły się od nich uchronić, ważne jest nauczyć się je wcześnie rozpoznawać. Pierwszym krokiem w tym procesie jest określenie, które działy są mogą być najbardziej narażone na takie ryzyko.
Przeprowadzając dokładną analizę wydatków firmy odkrywają, gdzie najczęściej dochodzi do takich zakupów i czemu należy się przyjrzeć bliżej. Poniżej wymieniono niektóre czynniki kluczowe w tej ocenie.

1. Duża liczba partnerów handlowych
Nadmierna liczba dostawców może być wyraźnym sygnałem, że niestandardowe wydatki wymknęły się spod kontroli. Konsultacja z działem księgowości powinna pomóc ustalić, czy liczba dostawców nie wykracza poza przewidziane normy.

2. Duplikaty dostawców
Czy dostawca pojawia się dwukrotnie w systemie z innym NIP-em lub adresem? Bardzo prawdopodobne, że użytkownicy końcowi kupują potrzebne produkty bezpośrednio od tych dostawców i ręcznie wprowadzają ich dane do systemu, co wskazuje na brak centralnej kontroli.

3. Wysokie koszty
Przeanalizuj, ile czasu i środków dział zakupów poświęca na obsługę zamówień i dostawców oraz jakie generuje to koszty – w tym również koszty związane z audytami i zgodnością z procedurami. Jeśli wartości te znacząco odbiegają od oczekiwanych, ich przyczyną mogą być nieustrukturyzowane zakupy.

4. Różnice cenowe
Sygnałem alarmującym jest sytuacja, w której różni pracownicy lub działy kupują te same produkty w różnych cenach. Wskazuje to na pomijanie umów ramowych i brak centralizacji zakupów. W rezultacie organizacja traci dostęp do wynegocjowanych warunków handlowych i efektu skali.

5. Niewykorzystane zapasy w magazynie
Nadmiar zapasów lub niewykorzystane materiały zalegające w magazynie mogą świadczyć o tym, że zakupy realizowane są poza ustalonymi procesami. Gdy zespoły omijają zatwierdzonych dostawców i kupują na własną rękę – często drożej i bez koordynacji – prowadzi to do duplikacji zasobów i marnotrawstwa.

6. Nieprzestrzeganie warunków umowy
Umowy ramowe zwykle precyzują warunki dostaw, specyfikacje produktów i standardy jakości. Jeśli dostarczane towary odbiegają od ustaleń lub pojawiają się opóźnienia, może to oznaczać, że zakupy realizowane są poza zatwierdzoną strukturą – bez zgodności z polityką zakupową i bez możliwości egzekwowania warunków kontraktowych.
Jak ograniczyć nieustrukturyzowane zakupy w organizacji?
Zakupy poza ustalonymi procesami nie znikną z dnia na dzień, ale ich eliminacja jest możliwa - i łatwiejsza, niż się wydaje. Kluczem jest połączenie jasno zdefiniowanych zasad, skutecznych narzędzi i odpowiedzialności na każdym etapie procesu zakupowego.
Jasno określ zasady zakupowe
Punktem wyjścia jest transparentna polityka zakupowa, zrozumiała na każdym etapie organizacji. Pracownicy muszą wiedzieć kto jest uprawniony do składania zamówień, jak wygląda ścieżka zatwierdzania, z jakich źródeł mogą korzystać. Brak jasnych wytycznych często prowadzi do obejścia procedur – nie ze złej woli, lecz z braku wiedzy.
Upraszczaj procesy
Aby polityka zakupowa była łatwa do wyegzekwowania, procesy też muszą być proste. Pomogą w tym rozwiązania e-procurement wraz z przeszkoleniem wszystkich osób, które będą z niego korzystać.
Zarządzaj centralnie wszystkimi umowami
Rozwiązania cyfrowe umożliwiają również centralne zarządzanie umowami. W ten sposób pozwalają wykryć konflikty umowne i nieaktualne informacje, zagwarantować jednolite warunki i korzyści dla wszystkich zespołów w firmie. Ich funkcją jest także ograniczanie ryzyka dublowania dostawców oraz rozbieżności cenowych.
Pracuj wyłącznie z zatwierdzonymi dostawcami
Bez względu na to, czy posiadasz listę autoryzowanych dostawców, czy system pozwalający pracownikom kupować tylko z zatwierdzonego katalogu - wszyscy dostawcy muszą spełniać Twoje warunki (handlowe, ESG i compliance). Zadbaj o dostępność alternatyw, najlepiej wstępnie zweryfikowanych, aby w sytuacjach awaryjnych unikać pokusy zakupów poza ustalonymi procedurami.
Monitoruj wydatki
Kontrolowanie wydatków jest jedynym sposobem na ocenienie efektywności swoich działań. Odpowiednie rozwiązanie zapewniające sprawne zarządzanie zakupami powinno gwarantować niezbędną przejrzystość, umożliwiając radzenie sobie z niestandardowymi zakupami, od śledzenia wydatków pracowników lub poszczególnych działów, a skończywszy na monitorowaniu zapotrzebowań zakupowych

Jak cyfrowe narzędzia zakupowe mogą pomóc?
Biorąc sobie za cel stworzenie nowego, wydajnego i opartego na twardych danych środowiska zarządzania, nie można pomijać części wydatków. Nawet, jeśli w przeszłości były one trudne do namierzenia i kontrolowania.
Kiedy procesy zakupowe były w dużej mierze oparte na dokumentach papierowych i wymagały ręcznego wprowadzania danych do wielu arkuszy, bardziej sensowne było skupienie uwagi na dużych przedmiotach i strategicznych wydatkach.
Obecnie dostępne są cyfrowe narzędzia zakupowe, które pomagają odzyskać kontrolę nad zarządzaniem wydatkami. Niezależnie od tego, czy chodzi o strategiczny sourcing, czy zarządzanie dostawcami, jedno scentralizowane rozwiązanie zakupowe usprawnia procesy dzięki automatyzacji i obejmuje wszystkie rodzaje potrzeb zakupowych, w tym wydatki ogonowe (tail spend), dla całej organizacji.
Newsletter Unite informuje o najnowszych trendach w strategiach i platformach zakupowych.
W jaki sposób Unite może pomóc w ograniczeniu niestandardowych zakupów?
Rozwiązania Unite są idealnym rozwiązaniem wspierającym działy zakupów i upraszczającym procesy zakupowe. Nasze rozwiązanie jest idealne do kontrolowania wszystkich aspektów wydatków końca ogona zakupowego, w tym zakupów niestandardowych.

Wiele korzyści Unite
-
Oferuje funkcje dla wielu użytkowników, system zatwierdzania zamówień i limity wydatków.
-
Umożliwia zespołom zakupowym monitorowanie, mierzenie i kontrolowanie zdecentralizowanych zakupów
-
Pozwala działom i pracownikom zachować elastyczność i szeroki wybór artykułów. Działy i pracownicy mogą składać zamówienia u preferowanych dostawców na wynegocjowanych warunkach cenowych.
-
Zapewnia zintegrowany marketplace z ponad 1500 wstępnie zweryfikowanymi dostawcami B2B w 14 krajach europejskich, zapewniając dostęp do szerokiej oferty produktów utrzymania ruchu (MRO), biurowych i IT w ramach jednej platformy.
-
Tworzy dokładne i szczegółowe dane dotyczące zamówień w celu skutecznej analizy i podejmowania świadomych decyzji.

Chcesz dowiedzieć się więcej?
Dowiedz się więcej o Unite. Zobacz, w jaki sposób możemy wspierać Twoje procesy zakupowe.
Interesują Cię trendy w świecie zakupów? Zapoznaj się z naszymi artykułami.

Unite Podcast #34: Crisis time is procurement time
Why procurement takes on a leading role in times of crisis

5 kroków do obniżenia kosztów w zakupach pośrednich
Dowiedz się, jak usprawnić procesy zakupowe i obniżyć koszty.

Czym są zakupy nieustrukturyzowane i jakie są związane z nimi zagrożenia?
Dowiedz się czym są zakupy nieustrukturyzowane, skąd się biorą i jak wpływają na Twój biznes.

Dlaczego specjaliści ds. zakupów preferują strategie kierowane rynkiem
W dobie niestabilności, rosnących kosztów i zakłóceń w łańcuchach dostaw tradycyjne podejście do zakupów jest na nowo analizowane – coraz częściej firmy sięgają po strategie oparte na danych rynkowych.