Dokumentation: Das müssen Sie bei der Vergabeempfehlung beachten

Die öffentliche Beschaffung findet im komplexen Geflecht aus rechtlichen Vorgaben, formalen Anforderungen und internen Entscheidungen statt. Eine zentrale Rolle spielt die sorgfältige Dokumentation des gesamten Vergabeprozesses. Hier ist die Vergabeempfehlung ein wichtiges Instrument: Sie strukturiert Entscheidungen, macht Bewertungen transparent und legt die Grundlage für eine gut dokumentierte Vergabe. Dieser Beitrag beantwortet dazu folgende Fragen:

Woraus besteht eine Vergabeempfehlung?
Wie funktionieren Zuschlagskriterien?
Warum ist eine gute Dokumentation wichtig?
Wie kann Dokumentation effizient umgesetzt werden?

Vergabeempfehlung, Vergabevorschlag, Vergabeentscheidung - eine Abgrenzung der Begriffe

Die Vergabeempfehlung, auch als Vergabevorschlag bezeichnet, ist ein internes Dokument im Entscheidungsprozess. Es fasst den Ablauf des Vergabeprozesses zusammen und resultiert in einem Vorschlag des zu wählenden Angebots. Damit ist es ein Schlüsselelement vor der eigentlichen Vergabeentscheidung. Diese bestimmt, welcher Bieter endgültig den Zuschlag erhält. Diese Vergabeempfehlung wird am Ende, genau wie alle anderen Unterlagen des Vergabeprozesses, in der sogenannten Vergabeakte dokumentiert.

Das ist Teil einer Vergabeempfehlung

Die Vergabeempfehlung fasst alle wesentlichen Schritte und Bewertungen des Verfahrens kompakt zusammen. Sie enthält unter anderem:

eine übersichtliche Darstellung des Ablaufs des Vergabeprozesses
eine Beschreibung des Auftragsgegenstands sowie der benötigten Anforderungen
eine Auflistung aller berücksichtigten Bieter
die Nennung des Bieters mit dem wirtschaftlichsten Angebot
die angewandten Zuschlagskriterien inklusive ihrer Gewichtung und Begründung

Zuschlagskriterien - Warum das wirtschaftlichste Angebot nicht immer das billigste ist

Die Auswahl des passenden Angebots basiert auf Zuschlagskriterien. Diese zeigen auf, welche Aspekte bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt werden. Zudem wird dokumentiert, wie die einzelnen Kriterien gewichtet werden.

Primäre Zuschlagskriterien

Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit steht an oberster Stelle. Ziel ist es, das Angebot mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis zu wählen – nicht automatisch das billigste. Einerseits soll die Beschaffung zur Bewältigung der Verwaltungsaufgaben beitragen und mit deren strategischen Zielen abgestimmt sein. Andererseits werden auch die zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel berücksichtigt.

Sekundäre Zuschlagskriterien

Daneben können weitere Anforderungen gestellt werden, die mit dem Auftragsgegenstand zusammenhängen müssen. Dazu gehören qualitative, umweltbezogene und soziale Aspekte. In Bezug auf die Qualität wird die Leistung hinsichtlich des technischen Wertes, Ästhetik, Zweckmäßigkeit sowie Zugänglichkeit bewertet. Ebenso werden Service und Lieferbedingungen einbezogen. Dazu gehören Liefertermin, Lieferverfahren sowie Liefer- und Ausführungsfristen.

So ergibt sich ein ganzheitliches Bild: Nicht der niedrigste Preis entscheidet, sondern das Angebot, das im Verhältnis zum Preis den größten Mehrwert bietet.

Beschaffungsauftrag: Neue Laptops für die kommunale Verwaltung

Eine kommunale Behörde plant die Beschaffung von neuen Laptops für die Verwaltung. Ziel ist es, die Arbeitsplätze zu modernisieren und die digitale Zusammenarbeit zu verbessern. Im Vorfeld werden Zuschlagkriterien festgelegt, auf deren Basis verschiedene Angebote beurteilt werden.

Anbieter A bietet den niedrigsten Preis. Die angebotenen Geräte erfüllen die technischen Mindestanforderungen, haben jedoch keine Energiezertifizierung. Es wird kein Wartungsvertrag angeboten und die Lieferzeit beträgt vier Wochen.

Anbieter B liegt preislich höher, liefert jedoch innerhalb einer Woche und bietet einen umfangreichen Support-Service. Zudem bietet das Unternehmen einen Wiederaufbereitungsservice an. Ebenso legt das Unternehmen nachweislich Wert auf faire Arbeitsbedingungen und beschäftigt eigene Auszubildende.

Anbieter C bietet besonders leistungsstarke Geräte, ist jedoch am teuersten und liefert erst in acht Wochen. Die Serviceleistungen entsprechen weitgehend denen von Anbieter B, die Umweltstandards sind jedoch nicht dokumentiert.

Ergebnis

Auf Basis der Zuschlagskriterien erhält Anbieter B den Zuschlag. Zwar ist er nicht der günstigste, überzeugt aber durch ein stimmiges Gesamtpaket mit hoher Qualität, nachhaltigem Betrieb, sozialer Verantwortung und deutlich besseren Service- und Logistikleistungen. Die Vergabestelle kann diese Entscheidung klar begründen und dokumentieren.

Deshalb ist eine gute Dokumentation wichtig

Eine fundierte und nachvollziehbare Dokumentation ist das Rückgrat eines jeden öffentlichen Beschaffungsprozess. Sie sorgt nicht nur für Transparenz und Nachvollziehbarkeit, sondern dient ebenso als zentrale Entscheidungsgrundlage – intern wie extern.

Verantwortung gegenüber der Öffentlichkeit

Öffentliche Einrichtungen tragen mit ihren Beschaffungsaktivitäten eine besondere Verantwortung, da sie mit Steuergeldern wirtschaften. Jede Entscheidung muss daher gut begründet sein und darf nicht zum Selbstzweck erfolgen.

Eine gute Dokumentation schafft Klarheit über verwendete Ressourcen und macht die Beschaffungsaktivitäten der öffentlichen Hand nachvollziehbar. Denn öffentliche Einrichtungen sind angehalten, nur das zu beschaffen, was wirklich benötigt wird. Die Beschaffung soll möglichst zeitsparend und kostengünstig sein, ohne dass die Qualität leidet.

Mehr Wettbewerb und Transparenz

Die Dokumentation hilft dabei, Beschaffungsprozesse in Bezug auf folgende Punkte nachvollziehbar zu machen.

Transparenz – alle Abläufe und Entscheidungen sind klar dargelegt,
Gleichbehandlung – alle Anbieter haben die gleichen Chancen,
Wirtschaftlichkeit – das beste Preis-Leistungs-Verhältnis wird angestrebt,
Förderung des Wettbewerbs – insbesondere kleine und mittlere Unternehmen werden angemessen berücksichtigt.

Ein gut dokumentierter Prozess legt offen, welche Zuschlagskriterien angewendet wurden, wie sie gewichtet wurden und warum ein bestimmtes Angebot ausgewählt wurde. Das schafft Vertrauen bei Bietern und der Öffentlichkeit.

Gut vorbereitet bei Nachprüfungen

Bieter haben einen Anspruch darauf, dass öffentliche Auftraggeber die Vorgaben im Beschaffungsprozess einhalten und können diese überprüfen lassen. Eine vollständige, einheitliche und strukturierte Dokumentation kann im Falle einer Prüfung den entscheidenden Unterschied machen: Sie ermöglicht eine schnelle Nachvollziehbarkeit aller Schritte und Entscheidungsgrundlagen – und reduziert so das Risiko langwieriger Auseinandersetzungen oder Bürokratie.

3 Tipps für eine effizientere Dokumentation

Achten Sie auf eine einheitliche Darstellungsweise.

Einheitliche Strukturen und eine saubere Formatierung sorgen dafür, dass Informationen schnell erfasst und leichter verglichen werden können. Dies sind zentrale Voraussetzungen für nachvollziehbare und transparente Entscheidungen im Vergabeprozess. Selbstverständlich kommt es auf die Inhalte und die korrekte Darstellung des Vergabeprozesses an. Doch es ist nicht zu unterschätzen, dass eine saubere, ansprechende Form zusätzlich Vertrauen schafft.

Bedenken Sie alle Anforderungen schon von Anfang an.

Nur wenn alle rechtlichen Vorgaben sowie interne Richtlinien berücksichtigt werden, ist die Vergabedokumentation vollständig und nachvollziehbar. Somit kann sie auch durch Dritte überprüft werden. Holen Sie sich schon bei der Dokumentation Rat von Experten und warten Sie nicht erst eine potenzielle Prüfung ab.

Schaffen Sie klare Prozesse.

Definierte Abläufe für die Ablage und Archivierung sowie klar zugewiesene Zuständigkeiten vereinfachen die Dokumentation und helfen, auch bei komplexen Verfahren den Überblick zu behalten.

Vergabeentscheidungen transparenter dokumentieren mit Unite

Mit Unite wird Ihre Beschaffung nachvollziehbarer, effizienter und einfacher. Das Unite Einkaufsprotokoll dokumentiert automatisch, digital und übersichtlich jede Vergabeentscheidung, die auf unserem Marktplatz getätigt wird. Dabei werden die angeforderten Bedarfe, pro Bedarf drei Angebote aus dem Katalog, die angewandten Zuschlagskriterien, sowie die konkrete Lieferanten- und Artikelauswahl protokolliert. Zusätzlich haben Nutzer die Option, individuelle Begründungen direkt zu ergänzen. So bildet das Einkaufprotokoll jede Entscheidung inklusive Preisvergleich und Wettbewerbssituation auf Knopfdruck ab und unterstützt vergaberechtskonforme Prozesse.

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Unite unterstützt Sie nicht nur bei der Dokumentation, sondern beispielsweise auch mit intelligenten Suchfunktionen und der Prüfung von geeigneten Lieferanten. Erfahren Sie hier, wie Sie von unserem Marktplatz profitieren.

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