Digitale Stadt, smarter Einkauf: So gelingt die Beschaffung mit einer Plattform

Die öffentliche Beschaffung steckt im Spannungsfeld zwischen Wirtschaftlichkeit, Digitalisierung und Nachhaltigkeit. Während einige Städte bereits Fortschritte machen, kämpfen viele Verwaltungen mit ineffizienten Prozessen, technischen Hürden und begrenzten Ressourcen. Digitale Marktplätze können eine Brücke schlagen, indem sie zentrale, transparente und zeitsparende Beschaffungsprozesse ermöglichen. Um von diesen Vorteilen zu profitieren, braucht es allerdings klare Strategien und die richtige technologische Infrastruktur. Wir klären daher in diesem Beitrag auf über Digitalisierung in der städtischen Verwaltung und die Unterstützung vergaberechtskonformer Prozesse durch elektronische Marktplätze.

So steht es um die Verwaltungsdigitalisierung in den Städten

Die Bundesländer stellten im Jahr 2024 durchschnittlich eine halbe Milliarde an Haushaltsmitteln für die Verwaltungsdigitalisierung bereit. In einigen Regionen wurden sogar über 200 Euro pro Kopf investiert (Bitkom). Trotz der Investitionen verläuft die Digitalisierung der Städte und Gemeinden nicht einheitlich. Während in Hamburg, Nordrhein-Westfalen und Bremen schon mehr als die Hälfte aller Verwaltungsprozesse digitalisiert sind, liegt der Digitalisierungsgrad in Thüringen und Brandenburg noch unter einem Drittel. Für mehr Transparenz in der öffentlichen Beschaffung braucht es modernere Technik, eine leistungsfähigere Verwaltungsinfrastruktur und innovative Beschaffungslösungen (Bitkom). Auch in vielen Bereichen der öffentlichen Beschaffung ist die Digitalisierung noch nicht angekommen. Besonders groß ist der Rückstand bei der tatsächlichen Bestellung. Hier sind gerade einmal 31 Prozent vollständig digitalisiert (Wegweiser Media).

Ein wichtiger Hebel für mehr Effizienz sind elektronische Marktplätze. Doch auch hier bleibt viel Potenzial ungenutzt. Laut einer Umfrage von Wegweiser Media nutzen fast drei Viertel der öffentlichen Einrichtungen noch keine Online-Marktplätze für ihren Einkauf. Elektronische Marktplätze bieten dem öffentlichen Sektor die Chance, möglichst effizient und ressourcenschonend zu beschaffen. Dies ist vor allem vor dem Hintergrund relevant, dass die öffentliche Hand im Umgang mit Steuergeldern eine besondere Verantwortung für deren wirtschaftlichen Einsatz trägt. Elektronische Marktplätze sind in der Lage, Prozesskosten drastisch zu reduzieren. Die Gesamtbetriebskosten - dazu gehört die Zeit für die Suche, die Bestelleingabe ins ERP-System, die Lieferbestätigung und -buchung, das Anlegen eines neuen Lieferanten und die Bezahlung – können mehrere hundert Euro ausmachen. Vor allem in der Beschaffung von Randbedarfen sollte dies nicht vernachlässigt werden, da die Prozesskosten hier meist höher sind als der eigentliche Warenwert. 

Deshalb sollten Städte auf elektronische Marktplätze setzen

Generell ist im öffentlichen Sektor ein Trend zu beobachten hin zur Reduzierung von bürokratischem Aufwand und der gezielten Förderung von Digitalisierungsmaßnahmen. Dies zeigt sich in konkretem politischem Willen beispielsweise in Form des Vergabetransformationspakets oder dem Fokus auf einer digitalen Verwaltung im Koalitionsvertrag der letzten Bundesregierung. In Nordrhein-Westfalen zum Beispiel sollen zudem die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) und die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) abgelöst werden. Das heißt, die Vergabestellen dürfen zukünftig im Unterschwellenbereich nach Haushaltsrecht einkaufen. Vor dem Hintergrund des stetigen Bürokratieabbaus und dem sich daraus ergebenden Spielraum für den Einsatz von Technologien, ist dies eine gute Gelegenheit, sich mit dem Potenzial von digitalen Marktplätzen auseinanderzusetzen. Ein breites Angebot von zahlreichen Lieferanten mit nur einem Ansprechpartner vereinfacht Prozesse enorm. Eine automatische Dokumentation, dass von mehreren auf dem Marktplatz verfügbaren Angeboten das wirtschaftlichste ausgewählt wurde, spart massiv Zeit.