Mit der Einführung der ITK-Randbedarfe im digitalen Marktplatz erweitert die ProVitako e.G. ihr Beschaffungsportfolio um einen bislang nicht eigenständig strukturierten Bereich der kommunalen IT-Beschaffung. Mitgliedern stehen damit ab sofort über eine Million IT- und Telekommunikationsartikel digital, vergaberechtskonform und für den Beschaffungsprozess revisionssicher zur Verfügung – von klassischen C-Artikeln wie Computer-Mäusen bis hin zu spezialisierten IT-Produkten außerhalb bestehender Rahmenverträge, insbesondere auch für Produkte in Einführungs- und Auslaufphasen.
Damit setzt ProVitako einen Auftrag ihrer Mitglieder um und unterstützt über diesen Weg deutschlandweit mehr als 9.000 Kommunen. Diese mussten mit hohem administrativem Aufwand, dezentralen Einzelvergaben und vermeidbaren Kosten ITK-Randbedarfsartikel beschaffen. Die technische und operative Bereitstellung sowie die kaufmännische und logistische Abwicklung erfolgen in Kooperation mit dem Einkaufsdienstleister Unite, der ProVitako als Partner unterstützt. Die steuernde Rolle und Governance verbleiben vollständig bei ProVitako.
Warum ITK-Randbedarfe ein struktureller Kostentreiber sind – und nun nicht mehr sein müssen
ITK-Randbedarfe umfassen regelmäßig anfallende, aber bislang schwer zu bündelnde Produkte wie Peripherie, Kabel, Speicherkomponenten, Spezialdrucker oder Verbrauchsmaterialien. Gerade diese Klein- und Randbeschaffungen verursachen in der Praxis überproportional hohe Prozess- und Ressourcenaufwände – bei gleichzeitig in der Regel geringem Einzelwert.
Mit dem neuen ITK-Randbedarfe-Baustein ermöglicht ProVitako ihren Mitgliedern erstmals:
spürbare Kostenvorteile durch strukturierte Marktplatzpreise auch bei Kleinstvolumina,
eine massive Entlastung der Vergabe- und Beschaffungsstellen,
sowie eine durchgängige, digitale Dokumentation jeder Bestellung für Prüf- und Revisionszwecke.
Der Effekt: deutlich schnellere individuelle Vergabe- und Prüfverfahren, weniger Medienbrüche, weniger Verwaltungsaufwand – bei gleichbleibender Rechts- und Prüfungssicherheit.
Eine integrierte ITK-Beschaffungsarchitektur aus einer Hand
Mit den ITK-Randbedarfen schließt ProVitako gezielt eine Lücke zwischen bestehenden kommunalen Beschaffungsinstrumenten. Es entsteht eine vollständige ITK-Beschaffungsarchitektur:
IT-Kernbedarfe über großvolumige ProVitako-Rahmenverträge,
(Neu) ITK-Randbedarfe als digitaler, vergaberechtskonformer Ergänzungsbaustein,
Interkommunaler Leistungsaustausch über Umklapp- oder Rahmenleistungsvereinbarungen.
Wichtig dabei: Das angebunden ITK-Angebot aus dem Unite Marktplatz ersetzt keine bestehenden Strukturen, sondern ergänzt sie gezielt dort, wo bislang Ineffizienzen bestanden.
Klare Rollen, klare Governance
Die Abwicklung erfolgt vergaberechtskonform über den elektronischen Marktplatz von ProVitako. Jede Bestellung ist automatisch dokumentiert, dauerhaft nachvollziehbar und revisionssicher. ProVitako agiert dabei nicht als Händler, sondern als zentrale strukturierende und governance-setzende Instanz innerhalb der kommunalen Beschaffungslandschaft.
Die Nutzung der ITK-Randbedarfe ist freiwillig. Eine optionale technische Kopplung an mitgliedereigene Marktplatz-Systeme oder auch die Einbindung der kommunalen Träger ist – bei entsprechender Betrauung – möglich.
