Czym jest maverick buying i jakie ma konsekwencje dla organizacji?

Dlaczego zakupy poza procedurami są tak powszechne?  

W codziennym życiu jesteśmy przyzwyczajeni do natychmiastowego dostępu do produktów i usług – szybko, wygodnie, bez formalności. To podejście często przenosi się na grunt zawodowy. Pracownicy uznają, że pilna potrzeba lub wyjątkowa sytuacja wystarczająco uzasadnia pominięcie ustalonych procedur zakupowych.

Zakupy poza systemem bywają postrzegane jako sposób na skrócenie czasu dostawy, dopasowanie zamówienia do indywidualnych preferencji czy wsparcie lokalnych dostawców. Co jednak sprawia, że takie praktyki stają się w wielu organizacjach normą, a nie wyjątkiem? Oto kluczowe czynniki:

Brak egzekwowania i komunikacji wytycznych

Wszystko zaczyna się od góry. Jeśli kierownictwo nie nadaje polityce zakupowej strategicznego znaczenia i nie dba o jej komunikowanie oraz egzekwowanie, trudno oczekiwać, że pracownicy będą konsekwentnie stosować ustalone procedury.

Centralny zespół ds. zakupów, pozbawiony realnych narzędzi do kontroli i wsparcia, ryzykuje utratę warunków umownych i wynegocjowanych cen. W sytuacji, gdy nie ma zachęt do przestrzegania zasad ani skutecznego nadzoru, zdecentralizowane jednostki organizacyjne zaczynają działać według własnego uznania.

Brak ustandaryzowanego systemu zakupowego 

Nawet przy dobrej woli pracowników, brak jednolitych narzędzi i procedur dla wszystkich działów oraz lokalizacji prowadzi do rozbieżnych praktyk. Skutkuje to powielaniem procesów, utratą kontroli nad wydatkami i brakiem spójności danych zakupowych. Ujednolicenie narzędzi i zasad to klucz do zachowania przejrzystości i efektywności.

Niska świadomość i postrzeganie procesów jako zbyt złożonych

W wielu przypadkach – szczególnie w działach regionalnych lub operacyjnych – pracownicy nie dostrzegają związku pomiędzy drobnymi zamówieniami a ogólną strategią zakupową organizacji. Centralny proces bywa postrzegany jako czasochłonny lub niedostosowany do lokalnych realiów, co skłania do wybierania szybszej, ale nieformalnej ścieżki.

Ograniczony wybór w katalogach zatwierdzonych dostawców

Jeśli katalogi zatwierdzonych dostawców nie odpowiadają rzeczywistym potrzebom użytkowników końcowych – np. brakuje w nich produktów specjalistycznych lub są one słabo dostępne – pracownicy szukają alternatyw na własną rękę. Brak elastyczności w narzędziach zakupowych prowadzi wówczas do obchodzenia ustalonego procesu.