Czym jest maverick buying i jakie są jego konsekwencje?

Dlaczego zakupy poza procedurami są tak powszechne?  

W codziennym życiu przyzwyczajeni jesteśmy do natychmiastowego dostępu do produktów i usług – szybko, wygodnie, bez zbędnych formalności. To podejście przenosi się często na grunt zawodowy. Pracownicy uznają, że pilna potrzeba lub wyjątkowa sytuacja uzasadnia pominięcie ustalonych procedur zakupowych.

Zakupy poza systemem traktowane są jako sposób na skrócenie czasu dostawy, spełnienie indywidualnych preferencji zakupowych, wspieranie lokalnych dostawców. Ale co jeszcze sprawia, że zakupy poza procedurami stają się normą, a nie wyjątkiem? Oto kluczowe czynniki:

Brak odgórnie ustalonych wytycznych

Wszystko zaczyna się od góry. Jeśli kierownictwo nie promuje przestrzegania polityki zakupowej i nie nadaje jej strategicznego znaczenia, trudno oczekiwać, że pracownicy będą postępować zgodnie z procedurami.

Twój centralny zespół ds. zakupów nie będzie w stanie wyegzekwować zachowań zakupowych, ryzykujesz utratą warunków umowy i wynegocjowanych cen. Bez żadnej zachęty do przestrzegania zasad lub nadzoru, zdecentralizowane działy zakupów będą postępować według własnego uznania. 

Brak ustandaryzowanego systemu zakupowego 

Nawet przy dobrej woli, jeśli organizacja nie zapewni jednolitych narzędzi i procedur dla wszystkich działów i lokalizacji, zespoły będą działać według własnych schematów. W efekcie doprowadzi to do powielania procesów, utraty kontroli nad wydatkami oraz braku spójności danych zakupowych.

Niska świadomość i postrzeganie procesów jako zbyt złożonych

Wiele osób – szczególnie w działach regionalnych lub operacyjnych – nie widzi związku między drobnymi zamówieniami a ogólną strategią zakupową. Postrzegają proces centralny jako zbyt czasochłonny lub niedostosowany do ich realiów. Zamiast tego wybierają mniej skomplikowaną procedurę, omijając formalne ścieżki.

Ograniczony wybór w katalogach zatwierdzonych dostawców

Jeśli zatwierdzone katalogi nie odzwierciedlają realnych potrzeb użytkowników końcowych (np. brak produktów specjalistycznych, niska dostępność), pracownicy szukają alternatyw na własną rękę – często poza systemem.

To typowy przypadek, w którym brak elastyczności w narzędziu prowadzi do utraty zgodności z procesem.