Des solutions pour stopper les achats hors production

Qu'appelle-t-on les achats sauvages ou hors processus ?

Les achats sauvages désignent les achats effectués en dehors des processus et contrôles formels d'une organisation, souvent sans autorisation préalable. Ils peuvent entraîner des coûts plus élevés, des risques de non-conformité et un manque de visibilité sur les dépenses.

Parmi les fournitures du quotidien de votre société, il se peut que l’approvisionnement de certaines se soit déroulé hors processus. Ce type d’achat constitue un réel problème dans votre budget dépenses.

Retrouvez dans notre premier article sur les risques liés aux achats hors processus les problématiques auxquelles s’exposent les entreprises. N’hésitez pas à aller approfondir le sujet pour mettre toutes les chances de vos côtés.

Dans cet article, nous allons vous présenter diverses solutions pour contrer les achats hors processus :

Comment identifie-t-on les achats hors processus ?
Comment peut-on prévenir les achats sauvages ?
Quel confort apportent les outils digitaux d’approvisionnement ?
Comment faire des achats hors processus une pratique obsolète avec Unite ?

Comment identifier les 6 signes majeurs liés aux achats hors processus ?

Les achats hors processus font courir de grands risques à votre société, il est donc impératif de les identifier et de les maîtriser. La première étape consiste à identifier les failles et leur provenance afin de pouvoir réduire ou, encore mieux, mettre un terme à ces achats sauvages.

Pour cela, une analyse précise doit être menée afin de savoir quels départements recourent le plus fréquemment à ces achats sauvages et d’y porter toute votre attention. Voici les principaux signaux d’alerte :

Une personne déplace des pions sur une surface représentant un réseau de connexion

1. Plus de créditeurs que prévu

Un nombre exponentiel de créditeurs est un signe manifeste d’une perte de contrôle total de vos achats hors processus. Demandez à la comptabilité de vérifier si le nombre de créditeurs est habituel ou non.

Vue du ciel de 10 personnes faisant une chaîne pour se passer des cartons

2. Des doublons parmi les fournisseurs

Si votre système répertorie un nombre de fournisseurs en doublon, surtout si ces fournisseurs possèdent différentes adresses, il est fort probable que vos collaborateurs s’approvisionnent directement auprès de ces fournisseurs pour des besoins d’achats indirects, impliquant un enregistrement manuel de ces données dans le logiciel de comptabilité.

Une combinaison de piles de pièces et d’éléments graphiques représentant une courbe d’évolution

3. Des coûts élevés

Vérifiez le temps consacré et l’argent dépensé par les équipes achats au sujet des bons de commande et des fournisseurs, ainsi que le temps et les coûts dédiés aux audits. Si les résultats dépassent les prévisions, c'est un signe que vos équipes effectuent des achats sauvages.

Une responsable achat consulte les courbes des index de prix sur son smartphone

4. Une différence de prix

Si tous les acheteurs confondus au sein de votre société s’approvisionnent en produits similaires, mais à des prix différents, c’est qu’il y a une faille dans les procédures. Cela signifie qu’ils n’effectuent pas leurs achats auprès des fournisseurs référencés dans les contrats-cadres et que vous ne bénéficiez pas non plus de prix négociés.

Vue d’un entrepôt avec de nombreux cartons de marchandises

5. Des marchandises inutilisées dans un entrepôt

Lorsque les équipes n’utilisent pas les fournitures achetées via des contrats-cadres, il s’agit là d’un indicateur d’un manque de contrôle sur les achats sauvages. Dans ce cas de figure, il est fort probable que des fournitures supplémentaires soient achetées ailleurs et de surcroît, à des prix plus élevés.

Une ligne de dominos blanc transparent avec un domino bleu non aligné

6. Des contrats-cadres non honorés

Avec vos contrats-cadres, des délais de livraisons et des caractéristiques de produits spécifiques ont été définis. Si vos produits et livraisons ne correspondent pas à ces spécificités, les achats sauvages en sont probablement la raison.

Comment peut-on prévenir les achats sauvages ?

Remédier aux achats hors processus requiert d’adopter de nouvelles procédures et elles sont bien plus simples qu’il n’y paraît. Avec l’application de politiques et de procédures précises, vous aurez une maîtrise totale de vos achats indirects en un rien de temps.

Énoncez les règles clairement

Avec l’application de règles claires, bien documentées et transmises aux équipes concernées, plus d’excuses au sujet des procédures. Ceci permet également de lever toute confusion quant aux autorisations des uns et des autres, à la création d’une demande d’achat ou encore au référencement des fournisseurs.

Faites simple

Pour que l’application de votre règlement soit aussi fluide que possible, vos procédures doivent, elles aussi, être simples et concises. La formation de vos utilisateurs à un outil d’approvisionnement est un très bon exemple pour que tout le monde dispose des mêmes informations.

Prenez soin de l’ensemble de vos contacts

Par la gestion centralisée de vos contrats fournisseurs, via une solution d’e-procurement en ligne, vous pouvez plus facilement identifier les erreurs ou les informations périmées et vous assurer que toutes vos équipes disposent des mêmes conditions.

Validez tous vos fournisseurs

Que vous possédiez une liste de fournisseurs pré-référencés ou que les paramètres de votre système n’autorisent vos utilisateurs qu’à s’approvisionner auprès de fournisseurs agréés, il est primordial de s’assurer que tout tiers auprès duquel vous effectuez vos achats réponde à vos critères. La multiplicité des options (surtout lorsqu’un fournisseur ne peut honorer votre commande) permet d’éviter aux utilisateurs de sortir des processus établis pour trouver ce dont ils ont besoin.

Suivez vos dépenses

La gestion de vos dépenses est la seule manière d’identifier si les efforts mis en place fonctionnent. Du suivi des dépenses par utilisateur ou département, au suivi des demandes d’achats, un bon logiciel d’approvisionnement doit pouvoir vous permettre d’avoir la visibilité nécessaire et d’anticiper toute tentative d’achat hors processus.

Un acheteur est connecté sur la page d’accueil du site de la marketplace B2B Unite — Réduction des achats sauvages grâce aux outils digitaux d’approvisionnement.

Quel confort apportent les outils digitaux d'approvisionnement ?

Si vous recherchez une approche ciblée sur les données qui distingue la productivité et le contrôle des coûts, vous ne pouvez pas vous permettre une légère fuite de vos dépenses simplement parce qu'il y avait ni suivi ni contrôle par le passé.

À l’époque où les procédures d’approvisionnement étaient encore saisies sur papier et nécessitaient la saisie manuelle des données dans divers tableaux, il était évident que l’attention se portait sur les marchandises importantes et la stratégie d'achat.

De nos jours, les outils digitaux d’approvisionnement vous permettent de reprendre le contrôle sur la gestion de vos dépenses. Qu’il s’agisse d’un approvisionnement stratégique ou de la gestion des fournisseurs, une solution unique standardise vos procédures grâce à l’automatisation et couvre tous les besoins d’achats, y compris les achats indirects de toute une entreprise.

Comment faire des achats hors processus une pratique obsolète avec Unite ?

Si vous recherchez une solution pouvant accompagner vos équipes achats, afin de faire des achats une simple formalité pour vos équipes, ne cherchez plus, Unite est la solution qu’il vous faut ! Nos solutions sont idéales pour contrôler tous les aspects des achats indirects, y compris les achats spots.

Une collaboratrice de Unite effectuant une mise à jour sur le back office de la marketplace B2B Unite

Les nombreux avantages de Unite :

Offre des fonctionnalités multi-utilisateurs, y compris les procédures de validation et les limitations de budget.
Permet aux équipes achats de suivre, mesurer et contrôler les achats décentralisés.
Permet aux services et collaborateurs de garder un certain contrôle, une flexibilité et du choix sur leurs achats, tout en les orientant vers vos fournisseurs pré-sélectionnés, avec lesquels vous avez conclu des conditions préférentielles.
Fournit une marketplace B2B intégrée avec plus de 1 500 fournisseurs B2B agréés dans 12 pays européens, permettant ainsi à vos collaborateurs de trouver tout ce dont ils ont besoin.
Génère des données d’approvisionnement détaillées et précises afin de disposer d’analyses approfondies et de contribuer à une prise de décision réfléchie.

Un responsable client saluant chaleureusement son client avec un sourire

Pour en savoir plus

En savoir plus sur Unite et comment nous pouvons vous accompagner dans votre stratégie d’approvisionnement.

En savoir plus sur les tendances et stratégies d’approvisionnement

Témoignages et insights 17.10.22

« Changer tout en préservant » : Interview avec KAISER+KRAFT

Entretien avec la société de distribution B2B KAISER+KRAFT à propos de sa démarche pour un avenir durable

Témoignages et insights 15.11.22

La facilité : le mot d’ordre pour les processus d’achat

Entretien avec Bettina Fischer, co-fondatrice et CEO de Hivebuy

Témoignages et insights 09.05.23

Développer une stratégie d’achat pour maîtriser les achats indirects

Dans cet article, vous découvrirez comment identifier les enjeux liés aux achats indirects et faire de réelles économies.

Témoignages et insights 09.10.23

Uniformisation des procédures d’approvisionnement de LGI : Un bond vers la rentabilité

Pour répondre aux difficultés liées à l’augmentation des coûts et aux longs délais de livraison, LGI s’est doté des solutions Unite. Découvrez la réorganisation de leur processus P2P et leur stratégie d’achats indirects pour une rentabilité...

Des solutions simples pour en finir avec les achats sauvages