Achats stratégiques, tactiques et opérationnels

Dans les entreprises les plus performantes, qu’il s’agisse de PME ou de grands groupes, le service des achats joue un rôle capital en matière de rentabilité, de stabilité et de prévisions de croissance. L’approche du service des achats s’articule autour de trois axes fondamentaux : stratégique, opérationnel et tactique.

Ces trois aspects essentiels ont chacun leur rôle à jouer et permettent aux entreprises de réaliser des économies, de gagner en efficacité, de stimuler l’innovation et de bâtir des relations solides avec leurs fournisseurs conformément aux objectifs qu’elles se sont fixés à long terme.

Découvrez dans cet article en quoi consiste chaque axe, en quoi ils sont importants pour les entreprises et comment les intégrer dans une approche globale pour assurer la réussite de votre entreprise.

Deux collègues analysent des données dans un bureau

Qu’entend-on par « achats stratégiques » ?

Les achats stratégiques impliquent une approche holistique et visionnaire qui repose sur des critères de prévisibilité, d’agilité et de rigueur. Cette démarche consiste à planifier et à prendre des décisions sur le long terme afin d’harmoniser les achats avec la stratégie globale de l’entreprise, que ce soit pour réduire les coûts ou pour faire des projections précises. Par conséquent, elle permet aux entreprises d’augmenter leur valeur ajoutée.

Compte tenu des perturbations de la chaîne d’approvisionnement à l’échelle mondiale, les achats stratégiques se concentrent essentiellement sur l’information et l’analyse. Cela permet aux entreprises de faire face à ces défis, de gagner en agilité et de prendre des décisions en fonction des données dont elles disposent.

L’objectif des achats stratégiques est de trouver des solutions afin que les entreprises puissent gagner en efficacité et réduire leurs coûts générés par des processus incohérents ou une mauvaise gestion. Cette approche nécessite également que les équipes adoptent des systèmes et des outils spécifiques pour collecter et analyser ces données.

Quelles sont les différentes étapes ?

Orientation stratégique

Analyser les tendances du marché et prendre des décisions stratégiques vous permet d’avoir un impact sur l’avenir de votre entreprise. Exploiter les données peut vous aider à évaluer et à réduire les risques tout au long de votre processus P2P et à faire des projections.

Planification à long terme

Les achats stratégiques permettent non seulement de développer des relations durables avec les fournisseurs, mais aussi d’adopter une approche prospective en ce qui concerne la recherche de fournisseurs, la gestion des risques et l’innovation.

Création de valeur

Les achats peuvent devenir une source de création de valeur pour l’entreprise et contribuer à sa compétitivité et à ses performances financières à long terme en améliorant la qualité des produits, en réduisant les coûts totaux, en stimulant l’innovation et en soutenant le développement durable.

Relations avec les fournisseurs

Contrairement à l’aspect opérationnel, les achats stratégiques visent à développer des relations durables et constructives avec les fournisseurs afin que chacun puisse se développer, innover et s’engager.

Pourquoi est-ce si important ?

Les achats stratégiques présentent un certain nombre d’avantages non négligeables. Tout d’abord, ils permettent de rentabiliser au maximum les investissements, par exemple grâce à l’automatisation des processus d'achats, la simplification des flux de travail ou encore la hiérarchisation des fournisseurs. De plus, cette stratégie permet à l’entreprise de réduire ses dépenses globales, directes et indirectes, en regroupant ses fournisseurs, en optimisant la répartition des coûts, en comblant les lacunes au niveau des processus et en adoptant de nouveaux outils.

Au-delà des gains financiers, cette approche sécurise la chaîne d’approvisionnement en anticipant plus efficacement les éventuelles perturbations grâce à l’analyse des données. Se constituer un portefeuille de fournisseurs plus diversifié, en phase avec les objectifs stratégiques de l’entreprise, permet également de limiter les risques.

Un homme faire une présentation professionnelle à son équipe

Qu’entend-on par « achats opérationnels » ?

Achats opérationnels, ou achats indirects, est ce qui nous vient spontanément à l’esprit lorsque nous entendons le mot « achat ». Cette expression désigne les activités et les transactions courantes qui permettent à une entreprise de fonctionner, en achetant notamment des biens et des services, mais aussi en répondant à des demandes indirectes. On parle parfois d’« achats MRO » (maintenance, repair and operations) pour les achats concernant la maintenance, les réparations et l’exploitation.

Quelles sont les différentes étapes ?

Opérations courantes

Les achats opérationnels concernent les achats récurrents nécessaires au bon fonctionnement d’une entreprise, tels que les fournitures de bureau, les pièces détachées pour l’entretien des machines, etc.

Efficacité et rapidité

L’objectif est de simplifier les processus et de réduire les coûts tout en s’assurant que les biens et les services nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise sont livrés dans les délais impartis.

Relations transactionnelles

Les relations avec les fournisseurs sont plus transactionnelles que pour les achats opérationnels, car la priorité est donnée au prix et à la disponibilité des articles.

Orienté processus

Cette démarche repose sur le respect absolu de processus prédéfinis afin de garantir l’efficacité, de contrôler les coûts et de limiter tout risque d’erreur ou d'achats sauvages.

Quelle est la différence avec les achats stratégiques ?

La différence principale réside dans l’objectif final, qu’il s’agisse d’une stratégie axée sur des avantages à long terme pour tous les processus d’achat ou d’une stratégie visant à gérer les opérations courantes. Les achats stratégiques exigent une approche plus globale, assortie d’une planification minutieuse, tandis que les achats opérationnels nécessitent de se concentrer sur les priorités et de prendre des décisions rapides.

Deux personnes négocient un contrat dans un contexte professionnel

Qu’entend-on par « achats tactiques » ?

Vous vous demandez peut-être où situer les achats tactiques par rapport aux achats stratégiques et opérationnels ? Tout simplement à mi-chemin entre les deux. Cette approche consiste à mettre en œuvre à moyen terme les stratégies définies. Elle englobe notamment la sélection des fournisseurs, la négociation des contrats et l’évaluation des résultats.

Quelles sont les différentes étapes ?

Sélection des fournisseurs

Cette étape consiste à identifier et à évaluer les fournisseurs potentiels en fonction de vos critères stratégiques, tels que les coûts, la qualité, la fiabilité et leur aptitude à répondre à des besoins précis.

Négociation des contrats

En gardant votre stratégie à l’esprit, vous pouvez négocier les conditions, les prix et les autres modalités avec les fournisseurs sélectionnés, tout en veillant à ce que les contrats respectent vos objectifs et restent avantageux pour vous et pour vos fournisseurs.

Évaluation des résultats

Vous suivez les performances de vos fournisseurs afin de vous assurer qu’ils répondent aux indicateurs clés de performance et qu’ils sont à la hauteur de vos objectifs stratégiques. Vous devez notamment vérifier qu’ils respectent les contrats, analyser leur performance et identifier les points à améliorer.

En résumé

Les achats stratégiques permettent de définir la stratégie à adopter par les responsables des achats pour atteindre les objectifs à long terme de l’entreprise.
Les achats tactiques permettent de mettre en œuvre la stratégie choisie afin d’assurer une exécution efficace et de mesurer les performances.
Les achats opérationnels consistent à appliquer cette stratégie dans le cadre des transactions et des processus quotidiens.

Découvrons à présent comment ces trois approches s’articulent entre elles.

Comment intégrer les achats stratégiques, tactiques et opérationnels ?

Si ces trois approches poursuivent des objectifs différents, il est néanmoins essentiel de les associer si l’on souhaite améliorer la rentabilité de son entreprise et gagner en compétitivité. Sans harmonisation entre la réflexion stratégique, les approches tactiques et les mesures opérationnelles, vous risquez de vous retrouver avec une forte proportion de personnes qui ne respecteront pas les contrats-cadres et, par conséquent, avec un faible taux de dépenses maîtrisées.

Cette absence de cohérence s’explique le plus souvent par le fait que les achats stratégiques ne sont pas pris en compte assez tôt dans le processus de sélection des fournisseurs, par exemple lors de la procédure d’appel d’offres ou de la planification des premières phases d’un projet. Cette situation est parfois due au coût des ressources en interne, ce qui fait que cette phase est souvent négligée dans le cadre des achats tactiques ou opérationnels.

Si la stratégie de votre service des achats consiste à superviser le respect des contrats-cadres (une mesure tactique) plutôt que de générer des bénéfices commerciaux, il est évident qu’il y a une marge de progrès. Si vous n’adoptez pas une approche stratégique, vous risquez d’être confronté à des délais d’approvisionnement trop longs, à des coûts de processus élevés et à des achats sauvages que vous ne pourrez pas maîtriser.

Une approche stratégique et cohérente

Mais inutile de céder à la panique ! Il est possible d’éviter cette situation en mettant en place des processus et des outils stratégiques et cohérents (y compris l’automatisation) qui définissent clairement les rôles, les tâches et les responsabilités d’un service des achats performant.

Vous devrez analyser en profondeur les produits utilisés par votre entreprise, ainsi que les processus et les rôles joués par les membres du service des achats afin de comprendre ce qui se passe et d’identifier les points à améliorer. Se poser des questions essentielles telles que « Quels sont les produits que nous pouvons acheter de manière centralisée et quels sont ceux que nos services sont en mesure d’acheter eux-mêmes ? » ou encore « Quels sont les goulots d’étranglement en matière d’approvisionnement ? » peut vous aider à développer des assortiments et des processus cohérents en associant des mesures centralisées et décentralisées.

Vous pouvez également adopter des mesures qui exigent l’intégration des achats stratégiques en début de projet, en particulier pour les projets importants sur le plan stratégique et pour ceux à forte valeur ajoutée. Ainsi, vous serez assuré que vos achats soutiennent les opérations courantes de l’entreprise tout en contribuant aux objectifs stratégiques à long terme.

En intégrant une réflexion stratégique aux mesures tactiques et opérationnelles, vous serez en bonne voie pour atteindre un niveau de performance optimal en matière d’achats. Nous restons bien entendu à votre écoute pour vous aider à atteindre ces objectifs. Nos outils sont conçus afin que votre service des achats puisse intégrer une réflexion stratégique, ce qui vous permet de maîtriser la gestion de vos fournisseurs et de vos dépenses en toute transparence.