Strategische, taktische und operative Beschaffung

Die richtige Beschaffungsstrategie spielt für kleine wie große Unternehmen eine entscheidende Rolle. Sie kann unter anderem die Rentabilität steigern, für mehr Stabilität sorgen und bei der Wachstumsplanung helfen. Eine ganzheitliche Beschaffung besteht aus drei Teilbereichen: der strategischen, der operativen und der taktischen Beschaffung.

Mit einer Kombination aus allen drei können Sie Kosten einsparen, effizienter und innovativer arbeiten und stärkere Lieferantenbeziehungen aufbauen, die Ihre langfristigen Unternehmensziele unterstützen.

In diesem Artikel erklären wir, was die drei Beschaffungsaktivitäten jeweils beinhalten und wie sie zu einem ganzheitlichen Ansatz zusammengeführt werden können, um Ihren Unternehmenserfolg voranzutreiben.

Zwei Kolleg*innen werten gemeinsam eine Analyse aus.

Was bedeutet strategische Beschaffung?

Die strategische Beschaffung beschreibt einen ganzheitlichen und vorausschauenden Ansatz. Sie baut auf den Geschäftsprinzipien Vorhersehbarkeit, Agilität und Präzision auf. Es geht also um langfristige Planung und Entscheidungsfindung, die in Einklang mit Ihrer allgemeinen Unternehmensstrategie und Ihren Zielen stehen. Ziele könnten höhere Kosteneinsparungen oder genauere Ausgabenprognosen sein. Die strategische Beschaffung kann also dem ganzen Unternehmen einen größeren Mehrwert bieten.

Bei der strategischen Beschaffung kommt es vor allem auf den Informationsaustausch und Analysen an, gerade in Bezug auf globale Lieferketten. Dadurch können Sie mit Herausforderungen am Markt besser umgehen, flexibler handeln und datengestützte Entscheidungen treffen. Die Aufgabe der strategischen Beschaffung besteht unter anderem darin, zu untersuchen, wo Einsparpotenzial steckt. Besonders Augenmerk liegt dabei auf aufgeblähten Prozessen oder unzureichendem Ausgabenmanagement. Dazu müssen sich die jeweiligen Fachabteilungen an bestimmte Rahmenbedingungen halten und entsprechende Tools zur Datenerfassung und -analyse einsetzen.

Was gehört alles dazu?

Zielgerichtetes Arbeiten

Mit Markttrendanalysen und strategischen Entscheidungen können Sie die Zukunft Ihres Unternehmens aktiv mitgestalten. Aussagekräftige Daten sind der erste Schritt, um Risiken in Ihrem gesamten P2P-Prozess langfristig zu senken und belastbare Prognosen zu erstellen.

Langfristige Planung

Neben der Entwicklung langfristiger Lieferantenbeziehungen richtet sich der Blick der strategischen Beschaffung in Bezug auf Produktsuche, Risikomanagement und Innovation nach vorne.

Wertschöpfung

Die richtige Beschaffung kann zu einer besseren Produktqualität, niedrigeren Gesamtkosten sowie mehr Innovation und Nachhaltigkeit beitragen. Dadurch hat sie eine wertschöpfende Funktion im Unternehmen und trägt langfristig auch zur Wettbewerbsfähigkeit und finanziellen Stabilität bei.

Lieferantenbeziehungen

Im Gegensatz zur eher operativen Seite geht es bei der strategischen Beschaffung um die Entwicklung langfristiger Lieferantenbeziehungen mit dem Ziel, sich gegenseitig zu stärken.

Warum spielt das alles so eine wichtige Rolle?

Ein strategischer Beschaffungsansatz kann Ihnen dabei helfen, einen höheren ROI (return of invest) zu erzielen – zum Beispiel durch automatisierte Prozesse, optimierte Arbeitsabläufe oder eine Priorisierung Ihres Lieferantenmanagements. Außerdem können Sie mithilfe einer strategischen Beschaffung Ihre direkten und indirekten Gesamtausgaben verringern, indem Sie Ihre Lieferanten alle an einem Ort verwalten, Ihre Kostenzuordnung verbessern, Prozesslücken schließen und neue Tools einführen.

Neben den finanziellen Vorteilen haben Sie dadurch auch die Möglichkeit, Ihre Lieferkette ausfallsicherer zu machen, indem Sie mithilfe von aussagekräftigen Daten mögliche Störungen und Unterbrechungen besser abschätzen können. Eine größere Lieferantenauswahl, die zu Ihren strategischen Unternehmenszielen passt, kann Ihnen ebenfalls dabei helfen, solche Risiken zu minimieren.

Ein Geschäftsmann hält eine Präsentation. Männer und Frauen sitzen an einem Tisch und hören ihrem Kollegen zu, der eine Präsentation zum Unternehmenswachstum hält.

Was bedeutet operative Beschaffung?

Beim Wort „Beschaffung“ denken wir oft zuerst an die operative Beschaffung. Diese bezieht sich auf die alltäglichen Beschaffungstätigkeiten im laufenden Betrieb, wie dem Einkauf von Waren und Dienstleistungen, aber auch der Deckung von Randbedarfen. Die operative Beschaffung wird manchmal auch als MRO (Maintenance, Repair and Operations, sprich: Wartung, Reparatur und Betrieb) bezeichnet.

Was gehört alles dazu?

Routinetransaktionen

Bei der operativen Beschaffung geht es um den regelmäßigen Einkauf von Artikeln, die ein Unternehmen immer wieder braucht, wie Büromaterial oder Maschinenteile.

Effizienz und Schnelligkeit

Die operative Beschaffung kümmert sich darum, Prozesse zu vereinfachen, Kosten einzusparen und für einen reibungslosen Ablauf beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen zu sorgen (z. B. pünktliche Lieferzeiten).

Transaktionale Beziehungen

Bei der operativen Beschaffung geht es in erster Linie um den Preis und die Verfügbarkeit der eingekauften Produkte.

Effiziente Prozesse

Um effizient zu arbeiten, Kosten besser im Blick zu behalten und Flüchtigkeitsfehler auf ein Minimum zu reduzieren, müssen bei der operativen Beschaffung festgelegte Prozesse genau eingehalten werden.

Wie unterscheidet sich die operative von der strategischen Beschaffung?

Der wesentliche Unterschied liegt im jeweiligen Unternehmensziel: Verfolgen Sie eine Strategie, die Ihnen langfristige Vorteile im gesamten Beschaffungsprozess bietet? Oder konzentrieren Sie sich eher auf das operative Tagesgeschäft? Die strategische Beschaffung erfordert einen ganzheitlichen Ansatz, bei dem viele Entscheidungen getroffen werden müssen. Bei der operativen Beschaffung kommt es dagegen eher darauf an, dass Sie sich auf Ihren unmittelbaren Bedarf konzentrieren und schnelle Entscheidungen treffen.

Zwei Personen handeln in einer Besprechung einen Vertrag aus.

Was bedeutet taktische Beschaffung?

Die taktische Beschaffung liegt genau zwischen der strategischen und der operativen Beschaffung. Hier geht es um die mittelfristige Umsetzung Ihrer Beschaffungsstrategien. Dazu gehören u. a. die Lieferantenauswahl, Vertragsverhandlungen und die Leistungsmessung.

Was gehört alles dazu?

Lieferantenauswahl

Bei der Lieferantenauswahl ermitteln Sie potenzielle Anbieter basierend auf Ihrer zuvor festgelegten Unternehmensstrategie und den daraus folgenden Kriterien wie Kosten, Qualität und Zuverlässigkeit.

Vertragsverhandlungen

Darauf aufbauend können Sie mit Ihren ausgewählten Lieferanten Konditionen, Preise und weitere Kriterien aushandeln. Stellen Sie sicher, dass die ausgehandelten Verträge Ihren Erfolgszielen dienlich sind und einen Mehrwert für Sie, aber auch für den Lieferanten bieten.

Leistungsmessung

In diesem Schritt messen die Leistung Ihrer Lieferanten. Dazu gehört beispielsweise die Überprüfung Ihrer ausgehandelten Verträge oder die Ermittlung von Verbesserungspotenzial. Dadurch wissen Sie, ob Ihre KPI erfüllt und Ihre strategischen Ziele eingehalten werden.

Zusammenfassung

Die strategische Beschaffung basiert auf Ihren langfristigen Unternehmenszielen und bestimmt über die Tätigkeiten Ihres Einkaufs.
Bei der taktischen Beschaffung wird Ihre Strategie im Hinblick auf Effektivität und Leistungsfähigkeit umgesetzt.
Bei der operativen Beschaffung wird Ihre Strategie durch alltägliche Transaktionen und Prozesse umgesetzt.

Sehen wir uns als Nächstes an, wie diese drei Teilbereiche zusammenspielen.

So führen Sie die strategische, taktische und operative Beschaffung zusammen

Jeder dieser Beschaffungsansätze dient einem eigenen Zweck. Entscheidend für einen gut aufgestellten Einkauf ist, wie die drei Ansätze gemeinsam funktionieren. Je effektiver die jeweiligen Teilbereiche der Beschaffung zusammenspielen, desto wahrscheinlicher ist es, dass sich alle Beteiligten an die ausgehandelten Rahmenverträge halten und Ausgaben besser kontrolliert werden können.

Etwaige Unstimmigkeiten in diesem Bereich rühren oft daher, dass die strategische Beschaffung nicht rechtzeitig vor der Lieferantenauswahl einbezogen wird, zum Beispiel bei Ausschreibungen oder in der frühen Projektplanung. Oft liegt das wiederum an den Kosten für interne Ressourcen, weshalb dieser Schritt bei der taktischen oder der operativen Tätigkeiten übersehen wird.

Wenn Ihr strategisches Beschaffungsteam dazu neigt, die Einhaltung von Rahmenvereinbarungen zu überwachen (eine taktische Tätigkeit), anstatt den kommerziellen Nutzen von Beschaffungsprojekten voranzutreiben, dann gibt es definitiv Verbesserungsbedarf. Knüpfen operative und taktische Beschaffung nicht an die strategische Beschaffung an, ist die Gefahr groß, später mit langen Wartezeiten, hohen Prozesskosten und unnötigen Mehrausgaben konfrontiert zu werden.

Der richtige Ansatz

Kein Grund zur Sorge! All das lässt sich mit strategisch ausgelegten standardisierten Prozessen und Automatisierung-Tools vermeiden, mit denen sich Rollen, Aufgaben und Zuständigkeiten innerhalb der Einkaufsorganisation klar abgrenzen lassen.

Dazu sollten Sie sich genau ansehen, welche Produkte, Prozesse und Aufgaben in Ihrer Beschaffung eine Rolle spielen, um mögliche Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Ermitteln Sie zuerst, was zentral beschafft werden kann und was Ihre Fachabteilungen am besten jeweils selbst einkaufen sollten. Finden Sie heraus, wo in Ihrem Beschaffungsprozess Engpässe auftreten. Wenn Sie über solche Fragestellungen Bescheid wissen, können Sie im nächsten Schritt standardisierte Sortimente und Prozesse festlegen.

Mit entsprechenden Richtlinien sorgen Sie außerdem dafür, dass der strategische Einkauf von Anfang an in wichtige Projekte eingebunden wird, sodass alle Beschaffungstätigkeiten im Tagesgeschäft umgesetzt werden und zu Ihren langfristigen Unternehmenszielen beitragen.

Wir unterstützen Sie gerne dabei. Mit unseren ganzheitlichen Beschaffungslösungen behalten Sie die volle Kontrolle über Ihr Lieferantenmanagement und Ihre Ausgaben.