Il procurement strategico, tattico e operativo

In molte aziende di successo, siano esse PMI o grandi imprese, il procurement ricopre un ruolo cruciale nel garantire redditività, stabilità e una pianificazione strategica mirata alla crescita futura. L'approccio al procurement si articola generalmente in tre fasi principali: strategica, operativa e tattica.

In questo blog analizzeremo i dettagli di ciascuna fase del procurement, evidenziandone l'importanza e come la loro integrazione possa fornire una visione d'insieme indispensabile per il successo aziendale.

Un uomo e una donna esaminano dei dati a un tavolo

Cos’è il procurement strategico?

Come suggerisce il nome, il procurement strategico adotta una visione olistica ed è proiettato verso il futuro. Questo modello, guidato dai principi di prevedibilità, agilità e precisione, pone l’accento sulla pianificazione a lungo termine e sulla definizione di decisioni strategiche che allineano le attività di approvvigionamento agli obiettivi complessivi dell’azienda, che si tratti di aumentare i risparmi, migliorare la precisione delle previsioni o raggiungere altri traguardi aziendali. In tal modo, il procurement contribuisce all’ottenimento di benefici aziendali di vasta portata.

L’enfasi del procurement strategico è posta sull’utilizzo di informazioni e analisi approfondite, con particolare attenzione alle potenziali interruzioni della supply chain, per aiutare le aziende a rispondere efficacemente a tali sfide, adottando un approccio flessibile e basato su dati concreti. Il procurement strategico punta a ottenere una maggiore efficienza operativa riducendo i costi legati a processi sconnessi o a gestioni inadeguate. È fondamentale, infine, che i team implementino strumenti e metodologie specifiche per la raccolta e l'analisi dei dati, garantendo decisioni informate e orientate al miglioramento continuo.

Cosa comporta?

Focus strategico

Analizzando le tendenze di mercato e prendendo decisioni strategiche, puoi guidare la tua azienda verso un futuro di successo. In particolare, avere accesso ai dati può aiutarti a valutare e ridurre i rischi nell’intero ciclo P2P.

Pianificazione a lungo termine

Oltre a sviluppare relazioni efficaci e a lungo termine con i fornitori, il procurement strategico si concentra sulle attività di sourcing, gestione dei rischi e innovazione.

Creazione di valore

Migliorando la qualità di prodotto, riducendo i costi totali, sviluppando l’innovazione e supportando la sostenibilità, il procurement può creare nuovo valore nel contesto aziendale, contribuendo alla sua competitività e al rendimento finanziario a lungo termine.

Relazioni con i fornitori

A differenza dell’approccio operativo, il procurement strategico si concentra sullo sviluppo di relazioni collaborative a lungo termine con i fornitori, che mirano alla crescita reciproca, all’innovazione e all’impegno.

Perché è così importante?

I benefici derivanti dal procurement strategico sono senza dubbio numerosi. Questo approccio permette, innanzitutto, di ottimizzare gli investimenti nell’automazione dei processi, nel perfezionamento dei flussi di lavoro e nella gestione delle priorità con i fornitori, generando un ritorno sugli investimenti (ROI) più elevato. È possibile anche scegliere di ridurre la spesa aziendale complessiva, diretta o indiretta, attraverso il consolidamento dei fornitori, un’efficace categorizzazione dei costi, la chiusura dei divari di processo e l’implementazione di nuovi strumenti.

Un imprenditore, una presentazione e una schermata con un grafico in un ufficio. Uomini e donne a un tavolo ascoltano.

Cos’è il procurement operativo?

Il procurement operativo rappresenta l’aspetto più comunemente associato al termine “procurement”. Si riferisce alle attività e alle transazioni quotidiane legate all'approvvigionamento, che supportano il funzionamento corrente dell'azienda, inclusi l’acquisto di beni e servizi e la gestione delle richieste indirette. Questo processo viene spesso indicato come "procurement MRO" (Manutenzione, Riparazione e Operazioni), poiché riguarda tutte le attività necessarie per garantire la continuità operativa e la manutenzione efficiente delle risorse aziendali.

Cosa comporta?

Transazioni di routine

Il procurement operativo è incentrato sull’acquisto regolare della merce di cui un’azienda ha bisogno ripetutamente, come forniture per ufficio, componenti per la manutenzione dei macchinari, ecc.

Efficienza e velocità

Si basa sull’ottimizzazione dei processi, sulla riduzione dei costi e sulla consegna puntuale di merci e servizi essenziali per una gestione fluida dell’attività.

Relazioni transazionali

Vista la sua natura, nel procurement operativo le relazioni con i fornitori tendono a essere più orientate alla transazione, concentrandosi su prezzo e disponibilità.

Orientamento al processo

Per garantire l’efficienza, controllare i costi e ridurre al minimo gli errori, questa tipologia di procurement si basa su processi predefiniti, che vengono rigidamente rispettati.

Qual è la differenza rispetto al procurement strategico?

La differenza principale è l’obiettivo finale: da una parte si effettuano programmazioni volte a ottenere benefici nel lungo termine e relativi all’intero processo di procurement, dall’altra ci si concentra maggiormente sulla gestione delle operazioni quotidiane. Il procurement strategico richiede un approccio più orientato alla visione d’insieme, con decisioni guidate da una pianificazione approfondita; il procurement operativo, invece, guarda alle esigenze immediate e necessita quindi di decisioni rapide.

Due persone in un ambiente aziendale che negoziano un contratto.

Cos’è il procurement tattico?

Quindi, dove si posiziona il procurement tattico rispetto agli approcci strategico e operativo? La risposta risiede esattamente nel mezzo. Il procurement tattico si occupa dell'implementazione a medio termine delle strategie delineate a livello strategico, traducendole in azioni concrete. Tra le attività principali rientrano la selezione dei fornitori, la negoziazione dei contratti e la valutazione delle performance.

Cosa comporta?

Selezione dei fornitori

In questa fase si identificano e valutano i potenziali fornitori sulla base di criteri strategici come costi, qualità, affidabilità e capacità di soddisfare esigenze specifiche.

Negoziazione dei contratti

Una volta chiarita la strategia, è possibile negoziare termini, prezzi e altre condizioni con i fornitori selezionati, garantendo che tutti i contratti siano in linea con gli obiettivi aziendali e creando una situazione vantaggiosa sia per te che per il fornitore.

Misurazione del rendimento

Si tiene traccia del rendimento dei fornitori per assicurarsi che stiano rispettando i KPI e raggiungendo i tuoi obiettivi strategici. Questa fase comprende la verifica della conformità ai contratti, la valutazione dell’efficacia e l’identificazione di aree di miglioramento.

Un breve riepilogo

Il procurement strategico riguarda la strategia che i team di procurement attueranno in linea con gli obiettivi aziendali a lungo termine.
Il procurement tattico implementa la strategia sviluppata per garantire uno svolgimento efficace e la misurazione del rendimento.
Il procurement operativo, infine, mette in pratica la strategia attraverso le transazioni e i processi quotidiani.

Esaminiamo ora in che modo puoi integrare questi tre approcci di procurement per potenziare la tua attività.

Come integrare procurement strategico, tattico e operativo

Sebbene ciascun approccio abbia obiettivi distinti, l’integrazione tra procurement strategico, tattico e operativo è essenziale per ottimizzare l'efficienza aziendale e ottenere un vantaggio competitivo. Quando manca l’allineamento tra la visione strategica, le fasi tattiche e le attività operative, si rischia che una parte significativa del personale non aderisca agli accordi quadro, con conseguente aumento dei costi gestiti.

Se il tuo team di procurement strategico tende a ignorare la compliance agli accordi quadro (un'attività tattica), invece di generare vantaggi commerciali attraverso i progetti di procurement, è probabile che vi siano margini di miglioramento. Senza un’integrazione efficace della strategia, l’organizzazione potrebbe affrontare tempi di approvvigionamento più lunghi, costi di processo elevati e un aumento del maverick buying, compromettendo la sua efficienza complessiva.

Un approccio standardizzato e strategico

È possibile evitare inefficienze adottando processi e strumenti standardizzati e strategicamente allineati, inclusa l’automazione, che chiariscano ruoli, compiti e responsabilità per un procurement efficace.

Le aziende devono analizzare con attenzione l’utilizzo dei prodotti acquistati, i processi e i ruoli del personale coinvolto nel procurement, al fine di comprendere la situazione attuale e individuare le aree di miglioramento. Porsi domande come “Quali prodotti devono essere acquistati centralmente e quali possono essere gestiti autonomamente dai reparti?” o “Quali sono le criticità del nostro processo di procurement?” consente di sviluppare assortimenti e processi standardizzati, bilanciando iniziative centralizzate e decentralizzate.

È inoltre fondamentale introdurre politiche che coinvolgano il procurement strategico sin dalle prime fasi dei progetti di maggiore rilevanza e valore, assicurando che tutte le attività di approvvigionamento supportino non solo le operazioni quotidiane dell'azienda, ma anche i suoi obiettivi strategici a lungo termine.