Zakupy strategiczne, taktyczne i operacyjne

Dla odnoszących największe sukcesy organizacji – od MŚP po duże przedsiębiorstwa – zakupy odgrywają kluczową rolę w zwiększaniu rentowności, zapewnianiu stabilności i planowaniu przyszłego wzrostu. Ich podejście do zakupów obejmuje trzy podstawowe gałęzie: strategiczną, operacyjną i taktyczną.

Wszystkie są niezbędne, ponadto każda gałąź odgrywa odrębną rolę wspierając firmy w osiąganiu oszczędności, poprawie wydajności, napędzaniu innowacji i budowaniu silnych relacji z dostawcami, które są dostosowane do długoterminowych celów organizacji.

W tym artykule wyjaśniamy, co wiąże się z każdym rodzajem działań zakupowych, dlaczego wszystkie są ważne i jak połączyć te trzy aspekty, aby uzyskać kompleksowe podejście zakupowe.

Współpraca i analiza przez ludzi biznesu pracujących w biurze

Czym są zakupy strategiczne?

Zakupy strategiczne, jak sama nazwa wskazuje, obejmują holistyczne i przyszłościowe podejście. Opierając się na zasadach przewidywalności, elastyczności i precyzji, strategiczne podejście do zakupów koncentruje się na długoterminowym planowaniu i podejmowaniu decyzji, które harmonizują działania zakupowe z ogólną strategią biznesową. Niezależnie od tego, czy celem są większe oszczędności, dokładniejsze prognozowanie, czy inne priorytety, kluczowe jest, aby zakupy wspierały strategiczne cele organizacji. To podejście otwiera drogę do osiągnięcia szerszych korzyści biznesowych poprzez procurement.

W przypadku zakupów strategicznych nacisk kładziony jest na informacje i analitykę, a w szczególności globalne zakłócenia w łańcuchu dostaw, co pozwala na podejmowanie sprawnych i opartych na danych działań, uodparniających biznes na pojawiające się wyzwania. Dzięki strategicznym zakupom weryfikuje się, gdzie można osiągnąć większą wydajność operacyjną poprzez obniżenie kosztów związanych z rozłączonymi procesami lub niewłaściwym zarządzaniem. Wymaga to również od zespołów przyjęcia określonych ram i narzędzi do gromadzenia, a następnie analizowania tych danych.

Na czym to polega?

Podejście strategiczne

Analizując trendy rynkowe i podejmując strategiczne decyzje, możesz wpłynąć na przyszłość swojej organizacji. Wykorzystanie danych może pomóc ocenić i zmniejszyć ryzyko w całym procesie P2P oraz zidentyfikować możliwości prognozowania.

Planowanie długoterminowe

Oprócz rozwijania długotrwałych i skutecznych relacji z dostawcami, zakupy strategiczne wybiegają w przyszłość pod względem zaopatrzenia, zarządzania ryzykiem i innowacji.

Tworzenie wartości

Poprawiając jakość produktów, obniżając koszty całkowite, zwiększając innowacyjność i wspierając zrównoważony rozwój, zaopatrzenie może być funkcją tworzącą wartość organizacji, przyczyniając się do jej konkurencyjności i długoterminowych wyników finansowych.

Relacje z dostawcami

W przeciwieństwie do bardziej operacyjnej strony, zakupy strategiczne dotyczą rozwijania długoterminowych, opartych na współpracy relacji z dostawcami w celu wzajemnego rozwoju, innowacji i zaangażowania.

Dlaczego jest to ważne?

Istnieje szereg niezaprzeczalnych korzyści płynących z zakupów strategicznych. Takie podejście umożliwia przede wszystkim optymalizację inwestycji w automatyzację procesów, udoskonalanie przepływu pracy i zarządzanie priorytetami z dostawcami, generując wyższy zwrot z inwestycji (ROI). Można również opracować strategię zmniejszenia całkowitych wydatków organizacji - bezpośrednich i pośrednich - poprzez konsolidację dostawców, poprawę kategoryzacji kosztów, likwidację luk w procesach i wdrażanie nowych narzędzi.

Oprócz korzyści finansowych, istnieje możliwość zminimalizowania ryzyka dla łańcucha dostaw poprzez przyjęcie bardziej proaktywnego podejścia i wykorzystanie danych do przewidywania możliwych zakłóceń. Ryzyko można również ograniczyć, budując bardziej zróżnicowaną bazę dostawców zgodnych z celami strategicznymi.

Biznesmen, prezentacja i ekran graficzny w biurze na szkolenie, spotkanie lub warsztat. Mężczyźni i kobiety siedzą przy stole, aby wysłuchać prelegenta, trenera lub menedżera mówiącego o strategii, wzroście sprzedaży lub prezentacji.

Czym są zakupy operacyjne?

Zakupy operacyjne są tym, o czym często myślimy, gdy słyszymy słowo „procurement”. To codzienne działania i transakcje związane z zakupami, które wspierają bieżące operacje organizacji, w tym zakup towarów i usług, ale także zakupy pośrednie. Są czasami określane jako zakupy MRO – związane z „utrzymaniem, naprawami i operacjami” firmy.

Co uwzględniają?

Transakcje rutynowe

Zakupy operacyjne koncentrują się wokół regularnych zakupów produtów, których firma potrzebuje regularnie, takich jak materiały biurowe, części do konserwacji maszyn itp.

Efektywność i szybkość

Chodzi o usprawnienie procesów, obniżenie kosztów i zapewnienie, że towary i usługi, które zapewniają płynność operacji, są dostarczane na czas.

Relacje transakcyjne

Ze względu na swój charakter, w zakupach operacyjnych relacje z dostawcami są zwykle bardziej zorientowane na transakcje, koncentrując się na cenie i dostępności.

Ukierunkowanie na proces

Aby zapewnić wydajność, kontrolować koszty i ograniczyć błędy do minimum, ten rodzaj zamówień opiera się na przestrzeganiu wcześniej zdefiniowanych procesów.

Czym różnią się one od zamówień strategicznych?

Główną różnicą jest tutaj cel końcowy – niezależnie od tego, czy planujesz długoterminowe korzyści w całym procesie zakupowym, czy też koncentrujesz się bardziej na utrzymaniu codziennych operacji. Zakupy strategiczne wymagają szerszego podejścia, z dużą ilością planowania podczas podejmowania decyzji, podczas gdy zakupy operacyjne wymagają koncentracji na bieżących potrzebach i podejmowania szybkich decyzji.

Dwie osoby w środowisku biznesowym negocjujące umowę.

Czym są zamówienia taktyczne?

Zapewne zastanawiasz się, gdzie plasują się zakupy taktyczne w odniesieniu do działań strategicznych i operacyjnych? Odpowiedź brzmi – dokładnie pośrodku. Jest to średnioterminowe wdrożenie opracowanych strategii. Obejmuje ona takie działania jak wybór dostawcy, negocjowanie umów i pomiar efektywności.

Co obejmują?

Wybór dostawcy

W tym miejscu identyfikuje się i ocenia potencjalnych dostawców na podstawie kryteriów strategicznych, takich jak koszty, jakość, niezawodność i zdolność do zaspokojenia określonych potrzeb.

Negocjowanie umów

Mając na uwadze swoją strategię, możesz negocjować warunki, ceny i inne warunki z wybranymi dostawcami, upewniając się, że wszystkie umowy są dostosowane do Twoich celów organizacyjnych, z korzyścią dla Ciebie i dostawcy.

Pomiar efektywności

Jest to etap, w którym można śledzić wydajność dostawców, aby upewnić się, że spełniają oni kluczowe wskaźniki wydajności i realizują cele strategiczne. Sprawdzana jest zgodności z umowami, ocenia się skuteczność i identyfikuje się obszary wymagające poprawy.

Krótkie podsumowanie

Zakupy strategiczne definiują strategię zgodną z długoterminowymi celami firmy, którą przyjmą zespoły zakupowe.
Zakupy taktyczne wdrażają strategię opracowaną w celu zapewnienia skutecznej realizacji i pomiaru efektywności.
Zakupy operacyjne realizuje tę strategię poprzez codzienne transakcje i procesy.

Przeanalizujmy, w jaki sposób można zintegrować te trzy podejścia zakupowe, aby usprawnić swoją działalność.

Jak zintegrować zamówienia strategiczne, taktyczne i operacyjne?

Każde z tych działań zakupowych służy innym celom, ale ich integracja ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia wydajności biznesowej i uzyskania przewagi konkurencyjnej. Im bardziej efektywnie współpracują ze sobą poszczególne obszary zamówień, tym bardziej prawdopodobne jest, że wszystkie zaangażowane strony będą przestrzegać wynegocjowanych umów ramowych, a wydatki mogą być lepiej kontrolowane.

Wszelkie rozbieżności w tym obszarze często wynikają z faktu, że strategiczne zaopatrzenie wchodzi w grę dopiero po wyborze dostawcy, a nie tak jak na przykład na przykład w przetargach lub we wczesnym planowaniu projektu. Może to czasami wynikać z kosztów zasobów wewnętrznych, co sprawia, że jest to krok pomijany w działaniach taktycznych lub operacyjnych.

Jeśli Twój zespół ds. strategicznych zakupów koncentruje się na nadzorowaniu zgodności z umowami ramowymi (co jest działaniem taktycznym), nie szukając jednocześnie potencjału generowania korzyści biznesowych w projektach zakupowych, to z pewnością istnieje przestrzeń do wprowadzenia usprawnień. Bez podejścia opartego na strategii istnieje większe prawdopodobieństwo, że czas realizacji zamówień będzie długi, koszty procesów wysokie, a zakupy wymkną się spod kontroli.

Ujednolicone i strategiczne podejście

Bez obaw, nad wszystkim da się zapanować! Można tego uniknąć, wprowadzając strategicznie dostosowane i ustandaryzowane procesy i narzędzia (w tym automatyzację), które jasno określają role, zadania i obowiązki skutecznej funkcji zaopatrzenia.

Aby zidentyfikować potencjał do poprawy, należy dokładnie przyjrzeć się produktom, przyjętym mechanizmom, wykorzystaniu zamawianych produktów oraz roli, jaką odgrywają pracownicy w procesie zakupowym. Odpowiedzi na kluczowe pytania, takie jak „Co należy kupować centralnie, a o jakie produkty działy mogą zadbać we własnym zakresie?” oraz „W których miejscach występują zatory w naszym zaopatrzeniu?”, mogą pomóc w stworzeniu znormalizowanego asortymentu i procesów z połączeniem scentralizowanych i zdecentralizowanych działań.

Ważnym jest również wprowadzenie zasad, które obejmują strategiczne zamówienia publiczne od najwcześniejszych etapów najważniejszych i najbardziej wartościowych projektów, oraz zapewnienie, że wszystkie działania związane z zaopatrzeniem wspierają nie tylko codzienne operacje firmy, ale także jej długoterminowe cele strategiczne.

Włączając myślenie strategiczne do działań taktycznych i operacyjnych, będziesz na dobrej drodze do perfekcji w zakresie zakupów. Możemy w tym pomóc. Nasze narzędzia zostały zaprojektowane tak, aby włączyć strategiczne myślenie do całej funkcji zaopatrzenia, zapewniając pełną kontrolę i przejrzystość zarządzania dostawcami i wydatkami.