Stratégiai, taktikai és operatív beszerzés

A beszerzés a legsikeresebb szervezeteknél – a kkv-któl a nagyvállalatokig – döntő szerepet játszik a nyereséges működés és a stabilitás biztosításában, valamint a jövőbeli növekedés tervezésében. Ezeknél a szervezeteknél a beszerzés három alapvető szintre tagolódik: stratégiai, operatív és taktikai. 

Mindhárom szint alapvető fontosságú, és mindegyik önálló szerepet játszik a költségmegtakarításban, a hatékonyság fokozásában, az innováció elősegítésében és az olyan stabil beszállítói kapcsolatok kiépítésében, amelyek összhangban vannak a szervezet hosszú távú célkitűzéseivel. 

Ebben a blogbejegyzésben azzal foglalkozunk, hogy mi tartozik az egyes beszerzési tevékenységtípusokhoz, miért fontos mindegyik, és miként lehet a három ágat összefogni egy olyan átfogó megközelítésben, amely minden céget segít az előrelépésben. 

A stratégiai, a taktikai és az operatív beszerzés integrációja 

A háromféle beszerzési tevékenység mindegyike más-más célt szolgál, de integrációjuk kritikus fontosságú az üzleti hatékonyság és a versenyelőnyhöz jutás szempontjából. A stratégiai gondolkodás, a taktikai lépések és az operatív intézkedések összehangolása nélkül nagyobb valószínűséggel fordulhat elő, hogy a keretmegállapodásokat nagyobb arányban nem tartják be, és ennek eredményeként alacsony lesz a kezelt kiadások aránya. 

Az összehangoltság hiánya általában akkor következik be, ha a stratégiai beszerzést nem veszik idejekorán figyelembe a beszállítók kiválasztásakor – például a pályázati eljárásban és a projekttervezés korai fázisában. Az ilyen hiányosságok hátterében esetenként az állhat, hogy nincs megfelelő keret a belső erőforrásokra, és a taktikai, illetve az operatív erőfeszítések figyelmen kívül hagyják ezt a lépést. 

Ha a szervezet stratégiai beszerzési csapata inkább a keretmegállapodások betartását felügyeli (ami taktikai tevékenység), és nincs kapacitása a kereskedelmi előnyök növelésével foglalkozni a beszerzési projektekben, az mindenképp kezelendő hiányosság. A stratégiát előtérbe helyező megközelítés nélkül nagyobb valószínűséggel tapasztalhat hosszú beszerzési időket, magas folyamatköltségeket és kontrollálatlan eseti (maverick) beszerzéseket. 

Szabványosított, stratégiai alapú megközelítés 

De pánikra semmi ok! 

A fentiek mind elkerülhetők az olyan stratégiailag összehangolt és szabványosított folyamatok és eszközök bevezetésével (az automatizálást is beleértve), amelyek egyértelműen meghatározzák a hatékony beszerzés szerepköreit, feladatait és felelősségi körét. 

Alaposan, szigorúan meg kell vizsgálnia szervezete termékhasználatát, folyamatait és azt, hogy a munkatársak milyen szerepet töltenek be a beszerzésben, hogy megértse, mi történik, és azonosíthassa a fejleszthető területeket. Az olyan kulcsfontosságú kérdések megválaszolása, mint például hogy mit kell központilag beszerezni, és mely termékekről gondoskodhatnak a részlegek saját maguk, illetve hogy hol vannak a szervezet szűk keresztmetszetei a beszerzésben, segíthet a szabványosított választék és a centralizált, illetve decentralizált elemeket is tartalmazó folyamatok kialakításában. 

Olyan előírásokra is szüksége lesz, amelyek megkövetelik, hogy a stratégiai beszerzést már a kezdetektől fogva bevonják a projektekbe, különösen ha azok stratégiailag fontosak és nagy értékűek. Így biztosíthatja, hogy a szervezet valamennyi beszerzési tevékenysége a messzemenőkig támogassa a napi üzletmenetet, miközben hozzájárul a szervezet hosszú távú stratégiai céljaihoz. 

Ha a stratégiai gondolkodást beépíti a taktikai és az operatív erőfeszítésekbe, akkor jó úton halad a tökéletes beszerzés felé. A Unite pedig segíteni tud Önnek. Eszközeinket úgy terveztük, hogy a stratégiai gondolkodást beágyazzuk a teljes beszerzési tevékenységbe, így teljes körű ellenőrzést és átláthatóságot biztosítunk Önnek a beszállítók kezelése és a kiadások felett.