Compras estratégicas, tácticas y operativas

En la mayoría de empresas consolidadas, ya sean pymes o grandes corporaciones, el área de Compras desempeña un papel crucial a la hora de garantizar la rentabilidad, la estabilidad y la planificación para seguir creciendo. El enfoque aplicado se asienta sobre tres ejes: estratégico, operativo y táctico.

Cada uno de estos ejes es indispensable y contribuye a que la empresa ahorre dinero, aumente la eficiencia, impulse la innovación y establezca relaciones sólidas con los proveedores teniendo en cuenta los objetivos a largo plazo.

En este artículo analizamos los tres enfoques, destacando su importancia y descubriendo cómo la suma de todos proporciona un enfoque integral para lograr el éxito empresarial.

En una oficia, un hombre y una mujer revisan unas tablas y gráficos sobre compras

¿Qué son las compras estratégicas?

Como su nombre indica, las compras estratégicas adoptan un enfoque holístico y con visión de futuro. Respaldado por los principios de previsibilidad, agilidad y precisión, este enfoque se centra en la planificación a largo plazo y la toma de decisiones estratégicas para alinear las actividades de compras con los objetivos generales de la empresa, ya sea para aumentar el ahorro, mejorar la precisión de las previsiones o alcanzar otras metas.

Las compras estratégicas hacen hincapié en el uso de la información analizada, poniendo especial atención en las posibles interrupciones de la cadena de suministro, para ayudar a las empresas a responder a estos retos de forma más dinámica y en base a datos. Este modelo de compras pretende lograr una mayor eficiencia operativa reduciendo los costes relacionados con procesos fragmentados o con una gestión deficiente. Por último, es crucial que los equipos utilicen herramientas y apliquen metodologías específicas para la recopilación y el análisis de datos.

¿En qué consisten?

Enfoque estratégico

Analizando las tendencias del mercado y tomando decisiones estratégicas puedes lograr un impacto positivo en el futuro de tu empresa: el acceso a la mayor cantidad de datos posible te permite evaluar y reducir los riesgos del proceso Procure-to-Pay (P2P).

Planificación a largo plazo

Además de establecer una relación provechosa a largo plazo con los proveedores que aporta valor, las compras estratégicas se centran en el aprovisionamiento, la gestión de riesgos y la innovación.

Creación de valor

Al adquirir productos de mejor calidad, reducir los costes totales, impulsar la innovación y fomentar la sostenibilidad, el área de Compras puede crear valor en el entorno empresarial, mejorando la competitividad y los resultados financieros a largo plazo.

Fortalecimiento de la relación con los proveedores

A diferencia del enfoque operativo, el estratégico trata de afianzar las relaciones comerciales con los proveedores a largo plazo para favorecer el crecimiento, la innovación y el compromiso mutuo.

¿Por qué es importante?

Las ventajas de las compras estratégica son numerosas. En primer lugar, este enfoque permite optimizar las inversiones en automatización de procesos, simplificación de flujos de trabajo y gestión de prioridades con los proveedores, generando un mayor retorno de la inversión (ROI). También es posible reducir el gasto total de la empresa, directo o indirecto, mediante la gestión centralizada de los proveedores, la categorización eficaz de costes, la eliminación de lagunas en los procesos y la implantación de nuevas herramientas.

Más allá de los beneficios económicos, existe la oportunidad de minimizar cualquier riesgo para tu cadena de suministro actuando de manera más proactiva y utilizando los datos para predecir posibles interrupciones. Una buena gestión del riesgo también se consigue contando con una base de proveedores diversa y en sintonía con los objetivos estratégicos de la empresa.

Un hombre presenta unos gráficos de datos sobre compras en una sala de reuniones y tres personas lo escuchan atentamente

¿Qué son las compras operativas?

Las compras operativas representan el concepto asociado con el término procurement o aprovisionamiento, que engloba las actividades y transacciones que respaldan las operaciones diarias de la empresa, entre las que se incluyen la compra de bienes y servicios y la gestión de la cola de gasto. A veces, este proceso se denomina «aprovisionamiento MRO» (Mantenimiento, Reparación y Operaciones), ya que tiene como objetivo garantizar el buen funcionamiento de la empresa.

¿En qué consisten?

Transacciones rutinarias

Las compras operativas se centran en el aprovisionamiento recurrente de bienes que la empresa necesita en su día a día, como material de oficina, piezas de repuesto para maquinaria, etc.

Eficiencia y velocidad

Este enfoque se basa en la optimización de procesos, la reducción de costes y la entrega a tiempo de bienes y servicios esenciales para la actividad de la empresa.

Relaciones transaccionales

Dada su naturaleza, en las compras operativas las relaciones con los proveedores tienden a estar más orientadas a las transacciones, con especial atención al precio y la disponibilidad.

Foco en procesos

Para garantizar la eficiencia, controlar los costes y minimizar los errores, este enfoque en compras se rige por procesos predefinidos que se cumplen de forma rigurosa.

¿En qué se diferencian de las compras estratégicas?

La principal diferencia es el objetivo final: una planificación estratégica que abarca todo el proceso de compra para lograr beneficios frente a una gestión focalizada en la operativa diaria. Las compras estratégicas necesitan de un enfoque integral, con decisiones basadas en una planificación minuciosa, mientras que las compras operativas priorizan las necesidades inmediatas y precisan de decisiones rápidas.

En una oficina, tres personas conversan sobre un contrato frente a un portátil

¿Qué son las compras tácticas?

Es importante entender qué lugar ocupan las compras tácticas en relación con el enfoque estratégico y el operativo. Y se sitúan en un punto intermedio. Las compras tácticas se centran en poner en marcha a medio plazo las estrategias desarrolladas a nivel estratégico, traduciéndolas en acciones concretas. Entre las actividades principales se incluyen la selección de proveedores, la negociación de contratos y la evaluación del rendimiento.

¿En qué consisten?

Selección de proveedores

En esta fase se identifican y evalúan los posibles proveedores en función de criterios estratégicos como el coste, la calidad, la fiabilidad y la capacidad para cubrir necesidades específicas.

Negociación de contratos

Una vez desarrollada la estrategia, se pueden negociar los términos, precios y condiciones con los proveedores seleccionados, garantizando que todos los contratos se ajustan a tus objetivos empresariales y llegando a un acuerdo beneficioso para ambas partes.

Análisis del desempeño

Evalúa el desempeño de los proveedores para asegurarse de que cumplen con los indicadores clave de rendimiento (KPI) y contribuyen a alcanzar los objetivos estratégicos de la empresa. Esta fase incluye la comprobación del cumplimiento de los contratos, la verificación de su eficacia y la identificación de áreas de mejora.

En resumen

Las compras estratégicas definen la estrategia que aplicará el departamento de Compras, siempre en consonancia con los objetivos empresariales a largo plazo.
Las compras tácticas implementan la estrategia desarrollada para garantizar una ejecución y un control eficaz del desempeño.
Las compras operativas aplican la estrategia a través de transacciones y procesos que se repiten a diario.

A continuación, analizamos cómo integrar y combinar estos tres enfoques en compras para impulsar tu negocio.

Cómo combinar las compras estratégicas, tácticas y operativas

Aunque cada enfoque tiene objetivos distintos, la combinación de las compras estratégicas, tácticas y operativas es esencial para optimizar la eficiencia empresarial y obtener una ventaja competitiva. Cuando hay una falta de alineación entre la visión estratégica, las medidas tácticas y las actividades operativas, existe el riesgo de que un porcentaje considerable del personal no se adhiera a los acuerdos marco y el gasto se dispare.

Esta situación suele darse cuando las compras estratégicas no se integran en la etapa inicial de la selección de proveedores, como en un proceso de licitación o en la planificación preliminar de un proyecto. A menudo se debe al coste de los recursos internos y se convierte en una tarea que el enfoque táctico y el operativo pasan por alto.

Si tu departamento de Compras Estratégicas se preocupa más del cumplimiento de los acuerdos marco (una medida táctica) que de generar beneficios empresariales a través de proyectos de compra, es probable que haya margen de mejora. Sin un enfoque que dé prioridad a la estrategia, tu empresa tendrá que lidiar con procesos más largos, costes de proceso elevados y un aumento descontrolado de las compras aleatorias.

Un enfoque estandarizado y estratégico

Estos inconvenientes pueden evitarse utilizando procesos y herramientas estandarizados y alineados con la estrategia, como la automatización, que determinen claramente las funciones, tareas y responsabilidades para aumentar la eficacia de la función de Compras.

Las empresas deben analizar detenidamente el uso que se hace de los productos adquiridos, los procesos y las funciones del personal del departamento de Compras para comprender la situación actual e identificar áreas de mejora. Plantearse preguntas como «¿Qué productos deben adquirirse de forma centralizada y cuáles pueden comprar los departamentos por su cuenta?» o «¿Cuáles son los puntos débiles de nuestro proceso de compra?» permite elegir proveedores y adoptar procesos conforme a unos estándares concretos que combinen un enfoque centralizado y descentralizado.

También es fundamental introducir políticas que integren las compras estratégicas desde la fase inicial de los proyectos más importantes, garantizando que todas las actividades de compra respalden no solo la operativa diaria de la empresa, sino también los objetivos estratégicos a largo plazo.

Al introducir la visión estratégica en el enfoque táctico y el operativo, es posible optimizar las compras. En Unite contamos con las herramientas necesarias para conseguirlo. Nuestras soluciones están diseñadas para incorporar la visión estratégica en el área de Compras, ofreciendo el máximo control y transparencia en la gestión de proveedores y gastos.