Elektronische Rechnungsstellung und der sichere Austausch von Geschäftsdokumenten sind für die Zusammenarbeit von Unternehmen im öffentlichen und privaten Sektor grundlegend. Während Regierungen weltweit verpflichtende E-Rechnungsanforderungen einführen, stehen Unternehmen an einem Wendepunkt: Sie müssen sich an neue Standards anpassen oder riskieren, den Anschluss zu verlieren.
Peppol hat sich als internationaler Standard für den effizienten, sicheren sowie rechtskonformen Austausch elektronischer Geschäftsdokumente etabliert und verbindet Unternehmen mit Behörden (B2G) ebenso wie mit Geschäftspartnern (B2B). Ob kleines Unternehmen oder global agierender Konzern: Mit Peppol verschlanken Sie Ihre Rechnungsprozesse, halten Vorschriften ein und erschließen international neue Märkte.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, was Peppol ist, wie es funktioniert und wie Sie Ihr Unternehmen an das Netzwerk anbinden können.
Was ist Peppol?
Peppol steht für „Pan-European Public Procurement Online“ und bezeichnet einen umfassenden Rahmen für den sicheren Austausch elektronischer Geschäftsdokumente über Ländergrenzen hinweg.
Um seiner globalen Reichweite gerecht zu werden, wurde das Akronym PEPPOL 2019 abgeschafft. Unter dem neuen Markennamen Peppol hat sich das Netzwerk zu einem weltweiten Standard für elektronische Beschaffung und Rechnungsstellung entwickelt, der weit über die europäische öffentliche Beschaffung hinausgeht.
Peppol ist eine Art digitales Postsystem: eine standardisierte Infrastruktur, die garantiert, dass Dokumente sicher und zuverlässig beim Empfänger ankommen, unabhängig davon, welche Systeme beteiligte Partner nutzen. Hinter Peppol steht OpenPeppol, eine internationale Non-Profit-Organisation, in der Behörden und Unternehmen gemeinsam Standards entwickeln und diese aufrecht erhalten.
Über einen zertifizierten Peppol-Service-Provider können Unternehmen Geschäftsdokumente an alle anderen Teilnehmenden im Netzwerk senden und sie von ihnen empfangen. Peppol arbeitet nach dem Prinzip „Einmal anbinden, alle erreichen“. Das bedeutet, sobald Ihr Unternehmen an Peppol angebunden ist, können Sie mit allen anderen Teilnehmenden des Netzwerks elektronische Vergabeunterlagen austauschen. Und das unabhängig von ihrem Standort oder davon, welchen Service Provider diese nutzen.
Das Netzwerk umfasst mittlerweile 42 Länder. Neben Europa sind unter anderem Australien, Kanada, China, Indien, Japan, Malaysia, Mexiko, Neuseeland, Singapur, Südafrika, die Vereinigten Arabischen Emirate und die USA Teil von OpenPeppol. Damit zählt Peppol zu den am weitesten verbreiteten Netzwerken für die elektronische Rechnungsstellung.
Wie funktioniert Peppol?
Das Peppol-Netzwerk basiert auf dem sogenannten 4-Corner-Modell. Das bedeutet, dass sich sowohl Sender als auch Empfänger eines elektronischen Dokuments jeweils über einen zertifizierten Service Provider, dem sogenannten Access Point, mit dem Netzwerk verbinden. Diese Access Points übernehmen die technische Abwicklung – von der Validierung und Konvertierung ins richtige Format bis zur sicheren Übermittlung der Dokumente, unabhängig davon, welches System auf beiden Seiten eingesetzt wird.
Um das Onboarding und die Kommunikation nahtlos zu gestalten, nutzt Peppol eine dynamische Empfängerermittlung. Dadurch können Access Points automatisch die passenden Partner im Netzwerk finden und sich mit ihnen verbinden, sodass sich Nutzer keine Gedanken über die technische Einrichtung oder Kompatibilität machen müssen.
Im Mittelpunkt von Peppol stehen Standardisierung und Sicherheit. Das Netzwerk setzt auf international anerkannte Formate und strenge Sicherheitsstandards, wie Validierung und Verschlüsselung, um zu gewährleisten, dass jeder Austausch sicher, regelkonform und branchenübergreifend sowie über Landesgrenzen hinweg interoperabel ist.
Mit Peppol verbinden
Der Einstieg ins Peppol-Netzwerk ist einfacher als viele Unternehmen erwarten. Im Mittelpunkt steht die Wahl eines zertifizierten Peppol Access Point Providers, kurz gesagt Ihres Zugangs zum Netzwerk.
Den Access Point Provider auswählen
Ihr Provider übernimmt die gesamte technische Abwicklung von der Validierung bis zur sicheren Übertragung. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl Faktoren wie regionale Abdeckung, Integrationsmöglichkeiten und ein Preismodell, das zu Ihrem Transaktionsvolumen passt. Etablierte Anbieter wie Klippa, Storecove oder B2BE bieten verschiedene Schwerpunkte und Konditionen, um den unterschiedlichen Bedürfnissen von Unternehmen geregt zu werden.
Registrierung und Einrichtung
Nach der Auswahl begleitet Sie Ihr Provider durch die Registrierung, prüft Ihre Unternehmensdaten und vergibt eine individuelle Peppol-ID zur Identifikation im Netzwerk. Das funktioniert ähnlich wie eine Telefonnummer, über die Sie garantiert immer beim richtigen Empfänger landen.
Besonderheit in Deutschland: Peppol-Participant-ID und Leitweg-ID
Im Kontext der elektronischen Rechnungsstellung für deutsche öffentliche Auftraggeber wurde mit der XRechnung die sogenannte Leitweg-ID als Adressierungscodierung eingeführt. Diese Leitweg-ID ist bei Peppol als zulässiges Schema für den Participant-Identifier im Transportnetzwerk registriert. Neben der Leitweg-ID sind für Deutschland auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (VAT ID), DUNS Number und die Global Location Number (GLN) als Schemata für die Peppol-Participant-ID nutzbar.
Für Unternehmen der Privatwirtschaft in Deutschland kann somit die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer als Peppol-Participant-Identifier zur eindeutigen Identifizierung als Sender oder Empfänger dienen und wird von Unite als Registrierung empfohlen. Öffentlichen Auftraggebern steht hierfür die Leitweg-ID als gültiges Schema zur Verfügung.
Integrationsmöglichkeiten
Je nach Bedarf und technischer Infrastruktur können Sie Peppol direkt in Ihr ERP-System integrieren, webbasierte Portale für kleinere Volumina nutzen oder individuelle API-Anbindungen für komplexere Anforderungen wählen. Die meisten Provider bieten Testumgebungen, damit der Start reibungslos verläuft.
Der gesamte Prozess dauert meist einige Wochen und viele Unternehmen berichten, dass sie ihren Dokumentenaustausch mit Peppol deutlich effizienter gestalten konnten.
Warum Peppol für die elektronische Rechnungsstellung?
Es gibt viele Wege zur elektronischen Rechnungsstellung. Peppol bietet jedoch entscheidende Vorteile, die in bestimmten Geschäftsszenarien überzeugen.
Regulatorische Angleichung
Peppol ist bei Transaktionen im öffentlichen Sektor in der EU zum Standard geworden. Seit 2020 akzeptieren alle Behörden Peppol-Rechnungen. Während Länder wie Frankreich und Singapur ihre Vorgaben für die elektronische Rechnungsstellung ausweiten, stellt Peppol sicher, dass Sie aktuelle und zukünftige regulatorische Anforderungen erfüllen, ohne für jede Region eigene Lösungen implementieren zu müssen.
Netzwerkeffekt und Reichweite
Ganz nach dem Prinzip von Peppol „Einmal verbinden, alle erreichen“ können Sie Dokumente mit jedem Teilnehmenden des Netzwerks austauschen – unabhängig davon, ob sie den selben Access Point nutzen oder nicht. So werden zahlreiche bilaterale Verbindungen nicht länger benötigt und gleichzeitig die internationale Geschäftskommunikation deutlich einfacher gestaltet.
Effiziente Unternehmensprozesse
Wie auch andere moderne Lösungen für die elektronische Rechnungsstellung überträgt Peppol Dokumente in Sekundenschnelle, verbessert den Cashflow und senkt Prozesskosten. Standardisierte Formate reduzieren Fehler und den manuellen Aufwand. Ein Vorteil, den auch andere strukturierte Formate für die elektronische Rechnungsstellung bieten, sofern sie konsequent umgesetzt werden.
Zukunftsfähigkeit
Da sich die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung weltweit ständig weiterentwickeln, sorgt die Verbreitung und kontinuierliche Weiterentwicklung von Peppol für ein hohes Maß an Zukunftssicherheit. Allerdings besteht die beste Strategie oft darin, mehrere Formate zu unterstützen, um den unterschiedlichen Präferenzen und Anforderungen Ihrer Geschäftspartner gerecht zu werden.
Entscheidend ist, die richtige Kombination an Funktionen zu wählen, die zu Ihren Partnern, den regulatorischen Vorgaben und Ihren operativen Anforderungen passt.
Häufig gestellte Fragen
Der Access Point ist Ihr zertifizierter Zugang zum Peppol-Netzwerk. Die Service Provider kümmern sich um die Validierung, Absicherung und Weiterleitung Ihrer elektronischen Dokumente, damit sie schnell und zuverlässig beim richtigen Empfänger ankommen.
Die Kosten richten sich nach Provider und Transaktionsvolumen. Zwar können zu Beginn Einrichtungsgebühren anfallen, doch die meisten Unternehmen stellen schnell fest, dass die Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen, etwa durch geringere Portokosten, schnellere Bearbeitung und weniger Fehler, diese Investitionen rasch ausgleichen. In der Regel bieten die meisten Provider flexible Preismodelle je nach Bedarf.
Das hängt von Ihrem gewählten Integrationsweg ab. Einfache Webportale sind in wenigen Tagen einsatzbereit, eine ERP-Integration dauert meist einige Wochen. In der Regel erhalten Sie innerhalb von 24 Stunden eine Rückmeldung von Ihrem Provider und werden während des gesamten Prozesses persönlich betreut.
Ja. Obwohl es ursprünglich für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde, ist Peppol heute auch im B2B-Bereich weit verbreitet. Mit einer einzigen Verbindung können Sie sowohl mit Behörden als auch mit Unternehmen Dokumente austauschen.
Peppol unterstützt eine Vielzahl von Geschäftsdokumenten. Neben Rechnungen werden auch Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Produktkataloge, Versanddokumente und weitere beschaffungsrelevante Unterlagen unterstützt. Das Netzwerk ist darauf ausgelegt, den gesamten Beschaffungsprozess abzudecken, nicht nur den Rechnungsversand.
Es stehen verschiedene Tools zur Verfügung, um herauszufinden, welche Unternehmen Peppol nutzen. Im internationalen Peppol Directory können Sie gezielt nach Unternehmen suchen, die Dokumente über das Netzwerk empfangen können. Allerdings zeigt dieses Verzeichnis nicht immer an, ob Unternehmen auch Dokumente über Peppol senden können.
Nicht unbedingt. Sie können Peppol über Ihr bestehendes ERP-System, webbasierte Portale oder spezialisierte Softwares nutzen – ganz nach Bedarf und Transaktionsvolumen.
Ist Peppol die richtige Lösung für Ihr Unternehmen?
Ob Peppol zu Ihrem Unternehmen passt, hängt von Ihren Geschäftspartnern, regulatorischen Anforderungen und Ihren operativen Zielen ab. Die gute Nachricht: Moderne Lösungen für die elektronische Rechnungsstellung wie Peppol, sind heute so einfach und vorteilhaft wie nie zuvor.
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Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung. Sie möchten wissen, welche Lösung von Unite zur elektronischen Rechnungsstellung für Sie sinnvoll ist? Kontaktieren Sie unsere Expert*innen, um mehr zu erfahren.