La facturation électronique et le partage sécurisé de documents transforment les échanges commerciaux des secteurs privés et publics. Étant donné que les gouvernements, au niveau mondial, imposent des exigences en matière de facturation électronique, les entreprises sont confrontées à un tournant majeur : s’adapter aux nouveaux standards ou risquer de rater le coche.
Le réseau Peppol se distingue comme étant une référence standard dans le partage électronique sécurisé, conforme et performant de documents, mettant en relation les entreprises avec les secteurs du public (B2G) et du privé (B2B). Fournisseur local ou entreprise multinationale, en rejoignant le réseau Peppol, vous standardisez votre facturation, garantissez la conformité et vous accédez au marché international.
Ce guide vous présente le réseau Peppol, son fonctionnement, son importance et vous explique comment rejoindre le réseau.
Le réseau Peppol : explications
Peppol signifie Pan-European Public Procurement On-Line. Il s’agit d’un cadre complet qui garantit le partage électronique de documents commerciaux internationaux.
L’acronyme a été délaissé en 2019 pour souligner la portée mondiale du réseau. C'est ainsi que Peppol est devenu le nouveau nom de marque. Le réseau a évolué et se positionne comme standard international de l’approvisionnement en ligne et de la facturation, au-delà des marchés publics européens.
Il ne s’agit pas d’un simple logiciel ou d’une plateforme, mais plutôt d’une sorte d’équivalent digital d’un système postal : une infrastructure standardisée qui garantit une distribution sécurisée des documents électroniques quels que soient les systèmes utilisés par vos partenaires commerciaux. Le réseau est géré par OpenPeppol, une association à but non-lucratif où les gouvernements et les entreprises collaborent pour créer et préserver ces standards universels.
Peppol agit en tant qu’intermédiaire pour permettre à tous les membres du réseau d’émettre et de réceptionner des documents commerciaux via leur propre prestataire de service Peppol certifié. Le réseau opère selon le principe de « Connect Once, Connect to All » ce qui signifie qu’une fois connectées, les entreprises peuvent échanger tous leurs documents achats numérisés avec n’importe quel autre membre, indépendamment de leur situation géographique ou prestataire de service.
Le réseau s’étend actuellement à 42 pays. Il y a des membres OpenPeppol dans 32 pays en Europe, en plus de l’Afrique du Sud, l’Australie, le Canada, la Chine, les Émirats arabes unis, les États-Unis, l’Inde, le Japon, la Malaisie, le Mexique, la Nouvelle-Zélande et Singapour. Cette portée globale fait de Peppol le réseau de facturation électronique international le plus largement adopté.
Le fonctionnement de Peppol
Peppol se base sur une architecture de réseau décentralisée appelée « Modèle à 4 coins ». Pour la version simplifiée, cela signifie que l’émetteur et le récepteur d’un document électronique se connectent au réseau Peppol via leurs propres fournisseurs certifiés, appelés, points d’accès. Ces points d’accès gèrent les détails techniques, s’assurant que les documents sont validés, convertis au bon format et transmis de manière sécurisée et fiable, quel que soit le système utilisé par chaque partie.
Pour faciliter l’adoption et la communication, Peppol applique un système de découverte dynamique. Cet aspect technique permet aux points d’accès de localiser et de se connecter automatiquement aux bons partenaires membres du réseau, les utilisateurs évitent ainsi tout paramétrage technique ou risque d’incompatibilité.
La standardisation et la sécurité sont au cœur de Peppol. Le réseau reconnaît la plupart des formats internationaux de documents et passe par des protocoles de sécurité renforcés, y compris la validation et l’encryptage stricts des membres, afin de garantir une plateforme d’échange sécurisée, conforme et interopérable à travers les frontières et les secteurs d’activité.
Rejoindre Peppol
Rejoindre Peppol est bien plus simple qu’il n’y paraît. La procédure exige de s’affilier à un fournisseur de point d’accès Peppol certifié, soit votre accès au réseau.
Choisissez votre fournisseur de point d’accès
Votre fournisseur de point d’accès gère les complexités techniques : de la validation à la distribution sécurisée du document. Lors de la sélection de votre fournisseur, veillez à tenir compte de facteurs tels que la couverture géographique, les options d’intégration à votre système existant et les tarifs adaptés à votre volume de transaction. Des prestataires reconnus comme Klippa, Storecove et B2BE proposent diverses fonctionnalités et prix pour répondre aux besoins de votre entreprise.
Adhésion et paramétrage
Une fois votre prestataire sélectionné, le processus d'adhésion est simple : vérification de l’identité de votre entreprise, attribution d’un identifiant unique Peppol et d'une adresse distincte sur le réseau. C’est disposer de toutes les informations nécessaires pour s’adresser à chaque fois au bon interlocuteur.
Options d’intégrations
Selon votre configuration technique et vos préférences, Peppol peut être intégré de différentes façons : directement via votre propre système ERP, via des portails en ligne pour des volumes plus restreints ou via une API personnalisée pour des besoins plus complexes. La plupart des prestataires offrent des environnements test pour s’assurer de la fluidité du service avant la mise en ligne.
L’installation ne prend que quelques semaines. La plupart des entreprises trouvent que le partage des documents est bien plus rapide qu’ils ne se l’imaginaient.
Pourquoi utiliser Peppol pour les factures électroniques ?
D’autres solutions dédiées à la facturation électronique existent, cependant Peppol offre des avantages intéressants répondant à des types de configuration commerciales spécifiques.
Respect des réglementations
Peppol est devenue la plateforme standard pour les transactions gouvernementales au sein de l’Union Européenne, exigeant que toutes les entités du secteur public acceptent les factures Peppol depuis 2020. Puisque la France et Singapour renforcent leurs exigences en matière de facturation électronique, la compatibilité de Peppol garantit une conformité constante aux réglementations sans avoir besoin d’intégrer des solutions distinctes selon les différentes juridictions.
Les effets et la portée du réseau
L’approche « Connect Once, Connect to All » de Peppol signifie qu’une fois connecté, vous pouvez partager vos documents avec n’importe quel autre membre du réseau, quel que soit son fournisseur de point d’accès. Le recours à de multiples connexions bilatérales est ainsi éliminé et simplifie considérablement les échanges commerciaux internationaux.
Efficacité opérationnelle
Comme toute autre solution de facturation électronique, Peppol délivre les documents en quelques secondes au lieu de quelques jours, ce qui améliore le flux de trésorerie et réduit les coûts de processus. Ce format standardisé minimise les entrées de données manuelles et les erreurs de traitement, ces avantages s’appliquent à d’autres formats de facturation électronique standardisés, faut-il que leur implémentation soit optimale.
Pérennité
Les réglementations de la facturation électronique évoluent à l’échelle mondiale. L’adoption massive de Peppol et son développement constant assurent sa pérennité. Cependant, la meilleure stratégie de facturation électronique implique souvent de multiples formats pour répondre aux préférences et aux exigences des divers partenaires commerciaux.
Il est primordial de choisir le bon compromis d’offres en matière de facturation électronique pour pouvoir s’adapter à vos partenaires commerciaux, aux réglementations locales et aux besoins opérationnels.
FAQ
Un point d’accès Peppol est votre accès certifié au réseau Peppol. Ces prestataires de services gèrent les détails techniques : validité, sécurité et transfert de vos documents électroniques pour assurer une distribution sûre, rapide et sécurisée.
Les coûts varient en fonction du prestataire choisi et du volume de transaction. Hormis des frais de configuration initiale, la plupart des entreprises trouvent que les gains en efficacité et les réductions de coûts (moins de courrier, rapidité de traitement, réduction des erreurs) couvrent rapidement les investissements de départ. Les fournisseurs offrent des modèles de tarifications adaptés à vos besoins.
Cela dépend de votre situation. Un accès simple en solution web peut être paramétré en quelques jours, alors qu’une intégration complète à un ERP peut prendre quelques semaines. De nombreux prestataires répondent à votre demande dans un délai de 24 heures et vous accompagnent tout au long du processus.
Oui Depuis que Peppol procède aux transactions des administrations publiques, la plateforme s’adapte largement au secteur B2B. Grâce à une même connexion, partagez à la fois vos documents avec les institutions publiques et les partenaires commerciaux
Outre les factures, Peppol accepte de nombreux documents commerciaux tels que les demandes d’achats, les confirmations de commande, les catalogues de produits, les bons de livraison et tout autre type de documents utilisé dans le secteur de l’approvisionnement. En plus de la facturation électronique, l’objectif du réseau est de pouvoir couvrir tout le processus d’achats.
Plusieurs outils existent pour savoir quelles organisations utilisent Peppol. Le répertoire international Peppol vous permet de mener une recherche par nom pour trouver les entités agréées à la réception de documents via le réseau Peppol. Cependant, cet outil n’indique pas si les organisations peuvent également transmettre des documents via Peppol.
Non, pas forcément. Vous pouvez accéder à Peppol via votre système ERP, les portails en ligne ou des logiciels spécialisés, selon vos besoins et votre volume de transaction.
Peppol est-il adapté à votre société ?
Savoir si Peppol est adapté à votre société, dépend de vos partenaires commerciaux, exigences réglementaires et objectifs opérationnels. Bon à savoir : les nouvelles solutions de facturation électronique, y compris Peppol, sont devenues plus accessibles et plus avantageuses.