Elektronische facturatie en het veilig uitwisselen van documenten veranderen de manier waarop organisaties zakendoen, zowel in de publieke als private sector. Aangezien overheden wereldwijd elektronische facturen steeds vaker verplicht maken, bevinden bedrijven zich op een belangrijk kruispunt: zich aanpassen aan nieuwe normen of het risico lopen achter te blijven.
Het Peppol-netwerk is uitgegroeid tot dé internationale norm voor het efficiënt en veilig uitwisselen van elektronische documenten, conform de geldige regelgeving. Peppol verbindt bedrijven zowel met overheidsinstanties (B2G) als commerciële partners (B2B) en zowel kleine leveranciers als multinationals hebben baat bij Peppol voor het stroomlijnen van hun facturatieprocessen. Zo wordt er automatisch voldaan aan compliancevereisten én opent het bovendien de deur naar internationale zakenpartners.
Deze gids legt uit wat Peppol is, hoe het werkt, het belang ervan en hoe je jouw bedrijf kan aansluiten op dit netwerk.
Wat is Peppol?
Peppol staat voor ‘Pan-European Public Procurement Online’ en is een uitgebreid referentiekader voor veilige internationale uitwisseling van elektronische bedrijfsdocumenten.
In 2019 werd de term PEPPOL gewijzigd in de merknaam ‘Peppol’. Het doel hiervan was om de beperkende betekenis van ‘Pan-Europese overheidsopdrachten’ te doorbreken en bredere, wereldwijde e-procurement te bevorderen.
Het gaat niet om één specifieke software of platform, maar een digitale totaaloplossing: een gestandaardiseerde infrastructuur die ervoor zorgt dat elektronische documenten veilig worden verzonden, ongeacht het systeem van je zakenpartner. OpenPeppol staat achter dit netwerk, een non-profitorganisatie waarin overheden en bedrijven samenwerken voor het ontwikkelen en behouden van universele normen.
Peppol fungeert als een facilitator die het voor elke organisatie mogelijk maakt om zakelijke documenten uit te wisselen met andere gebruikers via hun gekozen provider, geaccrediteerd door Peppol. Het netwerk is gebaseerd op het principe ‘Connect Once, Connect to All’: zodra je bent aangesloten, kun je digitale inkoopdocumenten uitwisselen met iedere andere gebruiker, ongeacht hun locatie of provider.
42 landen maken deel uit van het netwerk met gebruikers van OpenPeppol in 32 Europese landen, naast Australië, Canada, China, India, Japan, Maleisië, Mexico, Nieuw-Zeeland, Singapore, Zuid-Afrika, de Verenigde Arabische Emiraten en de Verenigde Staten. Dankzij deze wereldwijde aanwezigheid is Peppol een van de meest gebruikte netwerken voor e-facturatie ter wereld.
Hoe werkt Peppol?
Peppol maakt gebruik van een gedecentraliseerde netwerkarchitectuur, ook bekend als het vier-hoekmodel. Dit betekent dat zowel de verzender als de ontvanger van een elektronisch document verbinding maakt met het Peppol-netwerk via een zelfgekozen, gecertificeerde serviceprovider, een Access Point genaamd. Deze Access Points regelen de technische details en zorgen ervoor dat documenten veilig worden gevalideerd, omgezet naar het juiste formaat en betrouwbaar worden afgeleverd, ongeacht de gebruikte bedrijfssystemen.
Peppol gebruikt een dynamisch ontdekkingsmechanisme om de onboarding en communicatie soepel te laten verlopen. Zo kunnen Access Points automatisch de juiste partners op het netwerk vinden en ermee verbinden, zodat gebruikers zich geen zorgen hoeven te maken over de technische configuratie of compatibiliteit.
Standaardisering en beveiliging liggen aan de basis van Peppol. Het netwerk gebruikt internationaal erkende documentformaten en robuuste beveiligingsprotocollen, waaronder strikte validatie van deelnemers en encryptie. Zo wordt er gegarandeerd dat alle uitwisselingen veilig en interoperabel zijn en voldoen aan de regelgeving, over de grenzen en sectoren heen.
Hoe verbind ik met Peppol?
Verbinden met Peppol is eenvoudig. Het proces is gebaseerd op een samenwerking met een erkende Peppol Access Point Provider, je toegangspoort tot het netwerk.
Kies een Access Point Provider
Je Access Point Provider zorgt voor de technische vereisten, zoals documentvalidatie en veilige documentlevering. Houd rekening met de volgende factoren bij de keuze van een provider: geografisch bereik, mogelijke integraties met je bestaande systemen en prijsmodellen die je transactievolume reflecteren. Bekende providers, zoals Klippa, Storecove en B2BE bieden verschillende functies en prijzen aan om aan uiteenlopende bedrijfsbehoeften te voldoen.
Registratie en configuratie
Zodra je een provider hebt gekozen, zal je door hen worden begeleid door een eenvoudig registratieproces. Je bedrijfsgegevens worden ook geverifieerd en je krijgt een uniek Peppol ID toegewezen, jouw ‘adres’ op het netwerk. Dit kan worden vergeleken met een telefoonnummer dat ervoor zorgt dat je oproep altijd de juiste bestemmeling bereikt.
Integratiemogelijkheden
Afhankelijk van de technische infrastructuur en voorkeuren kan je Peppol op verschillende manieren integreren: rechtstreeks via bestaande ERP-systeem, via webportalen voor kleinere volumes of via aangepaste API-koppelingen voor uitgebreidere bedrijfsbehoeften. De meeste providers bieden een testomgeving aan om ervoor te zorgen dat alles soepel werkt voordat je live gaat.
Het hele proces duurt doorgaans enkele weken van begin tot eind, en veel bedrijven merken dat ze documenten efficiënter uitwisselen dan ze ooit voor mogelijk hadden gehouden.
Waarom Peppol voor elektronische facturatie?
Hoewel er verschillende effectieve oplossingen voor e-facturatie op de markt zijn, biedt Peppol duidelijke voordelen die deze oplossing bijzonder aantrekkelijk maken voor specifieke bedrijfsscenario's.
Conform wet- en regelgeving
Peppol is de standaard geworden voor overheidstransacties in de hele EU. Sinds 2020 zijn alle overheidsinstanties namelijk verplicht om Peppol-facturen te accepteren. Nu landen zoals Frankrijk en Singapore hun verplichtingen rond e-facturatie uitbreiden, zorgt Peppol-compatibiliteit ervoor dat je voorbereid bent op huidige en toekomstige regelgeving. Zo heb je geen aparte oplossingen nodig voor verschillende landen.
Netwerkeffect en bereik
Peppol is gebaseerd op het idee van ‘Connect Once, Connect to All’. Dit betekent dat zodra je verbonden bent, je documenten kunt uitwisselen met elke andere deelnemer op het netwerk, ongeacht of jullie dezelfde Access Point Provider gebruiken. Dit maakt meerdere één-op-één-verbindingen overbodig en vereenvoudigt de internationale bedrijfscommunicatie aanzienlijk.
Operationele efficiëntie
Net als andere moderne oplossingen voor e-facturatie, levert Peppol documenten binnen seconden af in plaats van dagen. Dit verbetert je cashflow en verlaagt de verwerkingskosten. Het gestandaardiseerde formaat beperkt handmatige gegevensinvoer en verwerkingsfouten tot een minimum. Andere formaten voor elektronische facturatie bieden deze voordelen echter ook, op voorwaarde dat ze correct geïmplementeerd zijn.
Flexibiliteit voor de toekomst
Aangezien de regelgeving voor e-facturatie wereldwijd blijft evolueren, biedt het grootschalig gebruik en de voortdurende technologische ontwikkeling van Peppol een hoge mate van toekomstbestendigheid. De beste strategie voor e-facturatie omvat echter vaak het ondersteunen van meerdere formaten, zodat je kunt voldoen aan de voorkeuren en eisen van verschillende zakenpartners.
Het is essentieel om te kiezen voor een functionele mix van e-facturatiemogelijkheden die aansluiten bij je zakenpartners, de geldende regelgeving en je operationele behoeften.
Veelgestelde vragen
Een Peppol Access Point is je gecertificeerde toegangspoort tot het Peppol-netwerk. Deze serviceproviders regelen de technische details: ze valideren, beveiligen en routeren je elektronische documenten om ervoor te zorgen dat ze veilig en snel op de juiste bestemming aankomen.
Kosten zijn afhankelijk van de geselecteerde provider en het transactievolume. Hoewel er initiële installatiekosten kunnen zijn, merken de meeste bedrijven dat de efficiëntiewinst en kostenbesparingen (minder portokosten, snellere verwerking, minder fouten) deze investering snel compenseren. Providers bieden doorgaans flexibele prijsmodellen aan om aan je bedrijfsbehoeften te voldoen.
Dit is afhankelijk van je bedrijfsbehoeften. Eenvoudige toegang via web is al mogelijk binnen een paar dagen, terwijl een volledige ERP-integratie enkele weken kan duren. De meeste providers beantwoorden aanvragen binnen 24 uur en begeleiden je door het proces.
Ja. Hoewel Peppol aanvankelijk begon met overheidstransacties, wordt het nu ook op grote schaal gebruikt binnen de commerciële sector. Je kan dus via dezelfde verbinding documenten uitwisselen met zowel overheidsinstanties als B2B-partners.
Peppol ondersteunt naast facturen ook verschillende andere zakelijke documenten, zoals inkooporders, orderbevestigingen, productcatalogi, verzenddocumenten en andere procurementgerelateerde documenten. Het netwerk is ontworpen om het volledige inkoopproces te ondersteunen, niet alleen elektronische facturatie.
Er zijn verschillende tools beschikbaar om te zien welke organisaties Peppol gebruiken. In de internationale Peppol Directory kun je op organisatienaam zoeken naar entiteiten die documenten kunnen ontvangen via het Peppol-netwerk. Deze tool geeft echter niet altijd aan of een organisatie ook daadwerkelijk documenten kan verzenden via Peppol.
Niet noodzakelijk. Je kunt toegang krijgen tot Peppol via je bestaande ERP-systeem, webportalen of gespecialiseerde software, afhankelijk van je behoeften en transactievolume.
Is Peppol geschikt voor mijn organisatie?
Dit hangt af van je zakenpartners, de wettelijke vereisten en je operationele doelen. Moderne oplossingen voor elektronische facturatie, zoals Peppol, zijn wel toegankelijker en voordeliger dan ooit tevoren.
Ontvang je factuur van Unite via Peppol
Elke organisatie heeft unieke behoeften voor elektronische facturatie. Unite kan je ondersteunen met het vinden van de juiste oplossing op maat. Neem contact op voor een vrijblijvende consultatie.