Unite | Soluciones eficaces contra el maverick buying

Como hemos visto en el primer artículo de la serie sobre maverick buying, las compras aleatorias y el consiguiente aumento del gasto en este tipo de compras son fenómenos que deben tenerse muy en cuenta, ya que pueden entrañar serios riesgos para las empresas.

Cuestiones destacadas:

¿Cómo detectar el maverick buying?
¿Qué soluciones hay para frenar el maverick buying?
¿Cómo influyen los sistemas de e-Procurement?
¿Qué propone Unite para evitar las compras aleatorias?

Los 6 signos del maverick buying

El aumento de los gastos en compras aleatorias supone un riesgo para las cuentas de una empresa, por lo que es crucial aprender a identificarlos. El primer paso se centra en analizar las compras indirectas para determinar qué departamentos repiten este patrón con cierta frecuencia y, por tanto, requieren mayor atención. Estas son algunas de las señales más habituales a tener en cuenta:

La mano de una persona sujeta una pieza similar a un peón de ajedrez sobre un mapa de red conectado a través de líneas

1. Elevado número de proveedores

Una cantidad desmesurada de proveedores es una clara señal de maverick buying. Solicita al departamento de Contabilidad que valore si la cifra es razonable o no.

Un grupo de personas forman una cadena humana y se pasan paquetes

2. Datos de proveedores por duplicado

Si un mismo proveedor aparece varias veces en el sistema de e-Procurement, pero con algún dato diferente, es posible que se hayan adquirido productos directamente a los proveedores y luego se haya introducido la información de forma manual.

Imagen de monedas apiladas con una gráfica que conecta los distintos montones y flechas que apuntan hacia arriba

3. Costes elevados

Analiza cuánto tiempo y recursos dedica el departamento de Compras a la gestión de pedidos, al tratamiento de los datos de proveedores y a las correspondientes auditorías. Si el resultado supera los límites que se han fijado previamente, las compras aleatorias podrían ser las causantes.

Una profesional de Compras observa una gráfica de precios en su teléfono móvil

4. Variación de precios

Si, quienes compran, adquieren un mismo producto a precios diferentes, lo más probable es que los pedidos se efectúen fuera de los contrato marco suscritos con proveedores. Esto significa que la empresa no se beneficia de condiciones y precios individualizados.

Un almacén grande con numerosas estanterías repletas de paquetes

5. Material sobrante en el almacén

Contar con un excedente de material en el almacén, compuesto por productos adquiridos a proveedores con contratos marco, es otro indicador de maverick buying. De hecho, cabe la posibilidad de que algunos empleados estén comprando artículos de forma puntual a un precio mayor.

Una pieza azul, similar a las del dominó, está a la izquierda del resto de piezas, situadas en fila y de color blanco

6. Incumplimiento de contratos marco

Los contrato marco suelen incluir cláusulas específicas sobre plazos de entrega y especificaciones de los productos. Si no se están cumpliendo estas condiciones, puede que sea a causa del maverick buying.

¿Qué soluciones hay para frenar el maverick buying?

Las compras aleatorias y el consiguiente aumento del gasto en compras indirectas pueden reducirse drásticamente con el establecimiento de unos procesos adecuados y siguiendo unas sencillas directrices.

Estrategia clara

Una solución para hacer frente a las compras aleatorias es proporcionar a los empleados una estrategia de Compras concreta, en la que se defina los permisos de cada usuario, se explique cómo crear una solicitud de pedido o cómo seleccionar el mejor proveedor.

Procesos sencillos

Para que todo el mundo cumpla con la estrategia, los procesos deben ser comprensibles. Por eso, formar a los empleados para que sepan sacar el máximo partido al sistema de e-Procurement es fundamental.

Gestión de los contratos

Las herramientas digitales permiten gestionar los contratos de forma centralizada. Así es más fácil detectar infracciones contractuales o información desactualizada y garantizar las mismas condiciones para todas las sedes de la empresa.

Proveedores homologados

Tanto si la empresa tiene una lista de proveedores habituales como si utiliza un sistema que solo permite a los empleados comprar a proveedores homologados, es esencial que todas las partes que intervienen en el proceso cumplan las directrices establecidas. Ofrecer múltiples proveedores evita que se busquen los productos que se necesitan en otra parte. Esto es una garantía para que la compra se ajuste a la estrategia fijada por la empresa.

Control del gasto

Controlar el gasto es la única forma de comprender si la empresa avanza en la dirección correcta. Los sistemas de e-Procurement permiten, entre otras cosas, analizar el gasto por usuario o departamento y hacer un seguimiento de los pedidos realizados, mejorando así la transparencia y contrarrestando el maverick buying.

Una persona visita la página principal del marketplace de Mercateo y señala con el dedo la pantalla — Los sistemas de e-Procurement son de gran ayuda parar frenar las compras aleatorias.

¿Cómo ayudan los sistemas de e-Procurement a frenar las compras aleatorias?

En el pasado, hacer un seguimiento de los gastos podía llegar a ser muy complejo debido al gran esfuerzo manual que suponía.

Antes de la llegada de la digitalización, las empresas centraban su atención en artículos de gran valor y en las compras estratégicas.

Hoy en día, la mayoría de empresas tienen una cultura corporativa basada en el análisis de datos y ponen el foco sobre la eficiencia y la optimización de costes. En este contexto, las soluciones digitales de e-Procurement son la clave para un control total de la gestión del gasto y de las compras. Tanto si se trata de la gestión de la cadena de suministro o de los proveedores, una plataforma centralizada simplifica y estandariza los procesos, al tiempo que satisface todas las necesidades de quienes compran.

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¿Qué propone Unite para evitar las compras aleatorias?

Si quieres ofrecer a tu departamento de Compras una alternativa para controlar las compras indirectas de principio a fin y reducir el maverick buying, la solución de Unite solución, compuesta por la plataforma de e-Procurement y por un marketplace B2B, es la elección perfecta.

Una empleada de Unite navega por el marketplace B2B Mercateo

Ventajas de Mercateo, el marketplace de Unite:

Sistema de gestión multiusuario, con la posibilidad de configurar flujos de aprobación y establecer límites presupuestarios.
Seguimiento y control integral de las compras descentralizadas, tanto estratégicas como indirectas.
Sistema de gestión de vistas para guiar a los usuarios hacia los proveedores y artículos preferidos, manteniendo a la vez la flexibilidad y la capacidad de elección.
Marketplace con más de 1.500 proveedores B2B previamente homologados disponible en 14 países europeos para que, quienes compran, encuentren todo lo que necesitan.
Estadísticas e informes detallados sobre las compras realizadas para realizar análisis y tomar decisiones bien fundadas.