Unite | Soluzioni alla spesa maverick

Come abbiamo visto nel primo articolo della nostra serie, il maverick buying e il conseguente aumento della spesa maverick sono dei fenomeni che non si dovrebbero ignorare, in quanto possono comportare dei rischi concreti per le aziende. Se vuoi maggiori informazioni su questi concetti, ti consigliamo di dare un’occhiata all’articolo precedente prima di continuare a leggere.

In questo articolo risponderemo alle seguenti domande:

Come individuare i segnali di una spesa maverick in azienda?
Come possiamo fermare questi acquisti non conformi?
In che modo i sistemi di procurement digitali possono aiutare?
In che modo Unite contrasta la spesa maverick?

I 6 segnali di una spesa maverick

Una crescente spesa maverick rappresenta un rischio per l’andamento aziendale e per questo motivo è fondamentale imparare a riconoscerla. Il primo passo è quello di condurre un’analisi della tail spend per individuare quali dipartimenti sono maggiormente coinvolti e richiedono quindi più attenzioni. Di seguito sono elencati alcuni fattori da considerare per la valutazione:

Una mano muove dei blocchi su una mappa di un network

1. Ampio numero di creditori

Un numero incontrollato di creditori è un chiaro segnale di una spesa maverick. In questo caso, può essere utile coinvolgere il reparto contabilità per richiedere un parere sulla quantità di fornitori.

2. Doppia anagrafica fornitori

Se nel sistema gestionale la stessa anagrafica è ripetuta più volte, magari con diversi indirizzi, è possibile che i prodotti siano stati acquistati direttamente dai fornitori e successivamente inserirti manualmente.

Diagramma che mostra l’aumento dei costi

3. Costi elevati

Analizza quanto tempo e risorse vengono dedicate dal reparto acquisti alla gestione degli ordini e all’elaborazione dei dati dei fornitori. Se il risultato è più alto del previsto, la causa potrebbe essere il maverick buying.

Una donna controlla l’andamento dei prezzi sullo smartphone

4. Differenze di prezzo

Se diversi buyer acquistano lo stesso prodotto a prezzi differenti, probabilmente gli ordini non vengono effettuati secondo specifici accordi quadro. In questo modo l’azienda non approfitta di prezzi e condizioni dedicate.

Magazzino con pacchi impilati su scaffali

5. Forniture a magazzino

Un segnale è dato anche dalla quantità di forniture a magazzino e il mancato utilizzo dei prodotti acquistati tramite contratti quadro. È infatti possibile che i dipendenti acquistino gli articoli necessari altrove e a costi più elevati.

Tessere trasparenti in fila con una tessera blu non allineata

6. Accordi contrattuali non rispettati

Solitamente un contratto quadro prevede specifici accordi in materia di tempi di consegna e caratteristiche del prodotto. Tuttavia, se queste condizioni non sono rispettate, la causa può essere il maverick buying.

Come possiamo fermare questi acquisti non conformi?

Gli acquisti irregolari e il conseguente aumento della spesa maverick possono facilmente essere limitati con i giusti processi e seguendo alcune semplici direttive.

Condivisione di best practice

Un primo modo per contrastare la spesa maverick è quello di fornire ai dipendenti procedure e linee guida chiare da seguire quando acquistano, in particolare relativamente a come richiedere l’autorizzazione e inviare l’ordine, o a come selezionare il fornitore migliore.

Processi semplici

Affinché tutti seguano queste procedure, è necessario che ogni passaggio sia semplice. Ad esempio, optare per una piattaforma di e-procurement e offrire delle giornate di formazione su come utilizzarla al meglio può essere un grande vantaggio.

Gestione dei contratti

Le soluzioni digitali permettono anche la gestione centralizzata dei contratti. In questo modo, è più semplice individuare conflitti contrattuali o informazioni non aggiornate e garantire le stesse condizioni e benefici a tutte le sedi aziendali.

Approvazione dei fornitori

Sia che l’azienda disponga di una lista di fornitori preselezionati, o che si utilizzi un sistema che permette ai dipendenti di acquistare solo da alcuni venditori specifici, è fondamentale che i partner commerciali soddisfino i requisiti richiesti. Offrire più opzioni d’acquisto significa quindi evitare che i buyer cerchino il prodotto necessario altrove e assicurarsi che l’acquisto sia in linea con le normative aziendali.

Analisi della tail spend

Monitorare le spese è l’unico modo per capire l’andamento aziendale. Le soluzioni di procurement digitali permettono ad esempio di analizzare la spesa per singolo utente o dipartimento e tenere traccia degli ordini effettuati, migliorando così la trasparenza negli acquisti e contrastando la spesa maverick.

Una persona esplora il catalogo prodotti del marketplace Mercateo sul laptop — Le soluzioni di procurement digitali aiutano a contrastare la spesa maverick.

In che modo i sistemi di e-procurement contrastano la spesa maverick?

In passato poteva essere molto complesso tenere traccia dei costi a causa del grande sforzo manuale richiesto. Per questo motivo i reparti acquisti si dedicavano spesso esclusivamente agli acquisti strategici o di grande valore economico.

Oggi, la maggior parte delle imprese ha una cultura aziendale basata sull’analisi dei dati e si concentra soprattutto sull’efficienza e l’ottimizzazione dei costi.

In questo contesto, le soluzioni di procurement digitali sono la chiave per avere il pieno controllo sulla gestione delle spese e sugli acquisti. Che si tratti dei processi di sourcing o della gestione dei fornitori, una piattaforma centralizzata semplifica e standardizza notevolmente i processi, soddisfacendo allo stesso tempo tutte le esigenze dei buyer.

In che modo Unite contrasta la spesa maverick?

Le soluzioni di Unite come il marketplace Mercateo e il Procurement Portal rappresentano la soluzione ideale per supportare i reparti acquisti e semplificare i processi di procurement, oltre a permettere il pieno controllo sulla tail spend e contrastare così la spesa maverick.

Una dipendente di Unite al computer controlla il marketplace B2B Mercateo

Scopri i vantaggi del marketplace Mercateo:

Gestione multiutente, con possibilità di approvare la richiesta prima di inviare un ordine e di impostare limiti di budget.
Tracciamento e pieno controllo su tutti gli acquisti, anche da parte delle sedi decentrate.
Gestione viste per guidare gli utenti verso i fornitori e gli articoli preferiti, pur mantenendo flessibilità e possibilità di scelta.
Un marketplace con oltre 1500 fornitori B2B preintegrati e presente in 14 Paesi europei per permettere ai dipendenti di trovare tutto ciò di cui hanno bisogno.
Report dettagliati sugli acquisti disponibili su richiesta.

Vuoi saperne di più?

Scopri i vantaggi del marketplace B2B Mercateo e del Procurement Portal e come Unite può soddisfare tutte le tue esigenze.

Scopri di più

Dai un’occhiata ai nostri articoli per saperne di più sui trend del mondo del procurement

Articoli e approfondimenti 21.08.23

Cos’è il maverick buying e quali sono i rischi?

In questo articolo diamo una definizione di maverick buying e analizziamo le cause principali e l’impatto sul bilancio aziendale.

Articoli e approfondimenti 09.06.22

Come le piattaforme possono supportare la resilienza nel procurement

In occasione dell’evento BME-eLösungstagen, Bernd Schönwälder, ha presentato un intervento sulla digitalizzazione e sul ruolo delle piattaforme negli acquisti.

Articoli e approfondimenti 27.06.22

Come gestire gli acquisti e la volatilità dei mercati?

Intervista a Helena Melnikov, direttrice dell’associazione tedesca BME, sul tema della digitalizzazione e delle sfide attuali del mondo del procurement.