LGI: So konnten die Prozesskosten in der Beschaffung gesenkt werden

Neuer Name, gleiche Erfolgsgeschichten

Diese Success Story entstand als Unite noch Mercateo hieß, weshalb darin Verweise auf unseren ehemaligen Markennamen enthalten sind. Unser Name hat sich zwar geändert, wir bieten Ihnen aber die gleichen smarten Produkte und Features, über die Sie hier mehr erfahren.

Die Erfolgsgeschichte im Überblick

Herausforderungen

Den Bedürfnissen der 350 Anforderer*innen gerecht zu werden, war alles andere als einfach für das LGI Beschaffungsteam.
Ihre P2P-Prozesse waren ineffizient, zeitaufwendig und deshalb teuer.
Anforderer*innen mussten oft mit langen Wartezeiten und Verzögerungen rechnen.
Eingeschränkte Kontrolle über die Auswahl der Lieferpartner und Maverick Buying (Spontankäufe).
Nutzung eines internen Beschaffungstools ohne Unterstützung vom Hersteller.

Ergebnisse

80 % der Bestellungen werden inzwischen über Mercateo, den Marktplatz von Unite, abgewickelt.
Dank der großen Produktpalette konnten Spontankäufe deutlich reduziert werden.
Die Mitarbeitenden erhalten zügig ihre Bestellungen.
LGI konnte sowohl die Beschaffungsprozesskosten senken als auch den Arbeitsaufwand im Einkauf.

Die Lösungen

Mercateo Marktplatz: die neue Anlaufstelle für indirekte Bedarfe.
Das Mercateo Procurement Portal sorgt für effiziente, benutzerfreundliche P2P-Prozesse.
Mit dem Unite BusinessShop haben Mitarbeitende Zugang zu ihren Stammlieferanten.
Mit dem Unite BusinessShop Plus können 1:1-Konditionen mit bestehenden Lieferanten vereinbart werden.
Die View-Management-Funktion gibt Beschaffungsteams mehr Kontrolle.

Prozesse vereinfachen

LGI bietet branchenspezifische Lieferkettenlösungen für Kunden in ganz Europa: von der Automobil- und Elektroindustrie bis hin zum Gesundheitswesen und der Modebranche. Um dem Versprechen optimierter Lieferketten auch intern gerecht zu werden, sollten die Beschaffungsprozesse von LGI auch entsprechend optimiert werden.

Beispielsweise nutzte der Einkauf ein maßgeschneidertes Tool, für das es aber keinen Herstellersupport gab. So mussten alle Daten zu Bestellungen, Lieferpartner und Artikel manuell eingegeben werden. Die Folge: lange Bearbeitungszeiten, hohe Kosten und eine enorme Arbeitsbelastung. LGI war klar, dass solche Vorgehensweisen nicht mehr tragbar waren und suchte daher nach einer besseren Lösung.

Aus der Vogelperspektive: 13 weiße und gelbe Container auf einem Lagerplatz.

Ein neuer Weg

In einer Expertenrunde zum Thema Einkauf stieß Uwe Rehorsch, Head of Corporate Procurement, auf Unite. „Wir waren zu der Zeit auf der Suche nach einer Lösung, die unsere Schnittstellen, Verfügbarkeiten und Kosten abdecken konnte“, so Rehorsch.

LGI brauchte etwas, womit sie ihre indirekten Bedarfe und Wiederholungskäufe von Bürobedarf und Verbrauchsmaterialien bis hin zu Arbeitsausrüstung und IT-Zubehör abwickeln konnte.

„Das Wichtigste war für uns die Integration in unsere bestehende Konzernstruktur mit mehreren Unternehmen, unterschiedlichen Standorten und Rechnungsadressen“, sagt Rehorsch. Nach einem eingehenden Auswahlverfahren konnten sich schließlich der Mercateo Marktplatz und das Procurement Portal von Unite durchsetzen.

Dezentralisiert bei voller Kontrolle

LGI entschied sich für Mercateo als webbasierte Lösung, weil sie keine Integration mit einem ERP-System erfordert. Dadurch profitierten die 350 Anforder*innen aus verschiedenen Teams von standardisierten P2P-Prozessen und Zugang zum Mercateo Marktplatz – einem Online-Spotmarket mit vorintegrierten Lieferpartnern. Dank der View Management-Funktion, bei dem Artikel aus bestimmten ECLASS-Produktsortimenten ausgeblendet werden, und der einfachen Freigabeverfahren sind die P2P-Prozesse inzwischen deutlich effizienter.

„Jetzt ist der zentrale Einkauf für das Lieferantenmanagement und Produktsortiment zuständig“, erklärt Sonja Augustin vom strategischen Einkauf bei LGI. „Unsere Mitarbeitenden können ab sofort direkt aus den Katalogen ihrer bestehenden Lieferanten bestellen (BusinessShops). Mit BusinessShop Plus profitieren sie außerdem von ausgehandelten Preisen.

Ziel erreicht

2017 führte LGI den Mercateo Marktplatz und das Procurement Portal im Unternehmen ein und konnte seither deutliche Vorteile bei der indirekten Beschaffung verbuchen.

Portrait von Uwe Rehorsch, Head of Corporate Procurement at LGI

Das große Produktsortiment führt zu weniger Spontankäufen. Damit müssen wir nun keine neuen Lieferpartner mehr in unser System aufnehmen.

Uwe Rehorsch, Head of Corporate Procurement, LGI

„Dadurch, dass unsere Bestellungen direkt an unsere Lieferpartner weitergeleitet werden, sind die Durchlaufzeiten um einiges kürzer und die Kosten geringer. Mit der Umstellung konnten wir auch andere Prozesse im Unternehmen automatisieren“, sagt Rehorsch.

Die Umstellung auf Unite ist bei den Mitarbeitenden im dezentralen Einkauf anfangs auf etwas Unsicherheit gestoßen. Entsprechende Schulungen haben aber dafür gesorgt, dass die Lösungen sehr gut angenommen wurden und ein fester Bestandteil eines einheitlichen Beschaffungsweges geworden sind. Besonders die benutzerfreundliche Schnittstelle überzeugte die Anwender*innen. Nach drei Jahren werden mitterweile 80 % der Bestellungen über den Mercateo Marktplatz ausgelöst.

Die nächsten Schritte mit Unite

Unsere Partnerschaft mit LGI zeigt wunderbar, wie der Mercateo Marktplatz und das Procurement Portal dabei helfen kann, indirekte Beschaffungsprozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten, Prozesskosten zu senken und ein einheitlicheres Einkaufserlebnis für verschiedene Teams zu schaffen.

Portrait of Sonja Augustin, Strategic Purchaser at LGI

Ziel ist es, unsere nationalen und internationalen Standorte in eine standardisierte Bestellplattform mit digitalen Workflows zu integrieren. Dadurch können wir unsere Prozesskosten künftig erheblich senken und Vorschriften mühelos einhalten. Gleichzeitig bekommen wir jetzt relevante Reporting-Daten.

Sonja Augustin, strategischer Einkauf, LGI

Künftig möchte LGI die Lösungen von Unite auch an weiteren Betriebsstandorten einsetzen und von den neuen Funktionen profitieren, die Unite nutzerorientiert immer weiter ausbaut und entwickelt. „Wir möchten weiterhin eng mit Unite zusammenzuarbeiten. So bekommen wir die Unterstützung, die wir brauchen und gestalten die Zukunft der Plattform aktiv mit“, so Sonja. „Wir wollen nicht stehenbleiben, sondern uns gemeinsam weiterentwickeln.“

Über LGI Logistics Group International

Rechtsform: GmbH
Gründungsjahr: 1995
Branche: Logistik
Hauptsitz: Herrenberg, Deutschland
Mitarbeiterzahl: 5,000 weltweit (Stand: 2023)

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