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Gleichheit schaffen - so überbrückt dormakaba Systemunterschiede im Einkauf

Das Unternehmen dormakaba suchte einen neuen Marktplatz mit grosser Produktvielfalt, der Angebote einfach vergleichbar machen konnte. Mit Unite konnte dormakaba seine Ziele erreichen und dank unterschiedlichster Implementierungsmöglichkeiten die Lösung unabhängig von Systemunterschieden unternehmensweit ausrollen.

dormakaba

Die Erfolgsgeschichte im Überblick

Herausforderungen

  • Die Systemlandschaft innerhalb der Unternehmenszweige waren uneinheitlich und verlangten nach einer Lösung, die für alle passt.
  • Katalogübergreifende Angebotsvergleiche waren nur mühsam und zeitaufwendig möglich.
  • Es gab zu viele Rechnungssteller und Ansprechpartner für indirekte Bedarfe. Das verursachte unnötigen Aufwand in der Buchhaltung.
  • Unzureichende Kontrolle über die Auswahl der Lieferanten und daran anknüpfend Spontankäufe abseits des Einkaufsprozesses.

Ergebnisse

  • Die Anbindung der neuen Lösung klappt aufgrund der verschiedenen Implementierungswege unternehmensweit trotz uneinheitlicher Systemvoraussetzungen.
  • Dormakaba kann sich an einen einzigen Ansprechpartner wenden und hat eine zentrale Anlaufstelle dank Unites Kundenservice.
  • Nutzende genießen eine große Produktauswahl an einem Ort und kaufen seltener bei fremden Lieferanten.
  • Produkte lassen sich katalogübergreifend vergleichen und sichern den Einkaufenden wettbewerbsfähige Preise.
  • 25 eigene Kataloge wurden in die Plattform eingebunden, um Vergleiche zu ermöglichen und Pflegeaufwand für Kataloge zu reduzieren.

Die Lösungen

  • Unite als Punch-Out-Integration mit nahtlosem Datenaustausch und Rückübertragung der Warenkörbe in das eigene Beschaffungssystem.
  • Aktivierung bevorzugter Lieferantenkataloge und Integration eigener Lieferanten für ein individuelles Sortiment.
  • Sofortiger Zugriff auf ein breites, vorab geprüftes Sortiment mit Millionen Artikeln von Lieferanten aus Deutschland.
  • Kontrolle über die Einkaufsmöglichkeiten Ihrer Teams dank Sichtenverwaltung.

Weniger Kreditoren, dafür mehr Auswahl und bessere Vergleichbarkeit

Alles, was eine Einkaufslösung nicht kann oder hat, kommt Unternehmen teuer zu stehen. Fehlende Produktauswahl zieht Maverick Buying nach sich. Uneinheitliche Abrechnungen über viele Lieferanten werden zu Mehraufwand in der Buchhaltung. Verzweigte Systemlandschaften münden in Intransparenz bei den Ausgaben. Ursache und Wirkung. 

Die dormakaba Deutschland GmbH hat die Probleme an der Wurzel gepackt. Von seinem alten E-Procurement-System hat sich das Unternehmen, das auf Sicherheits- und Türsysteme spezialisiert ist, 2023 getrennt und damit vom alten angeschlossenen Marktplatzanbieter gleich mit. „Damals lief der indirekte Einkauf viel zu kompliziert. Es gab zu viele Rechnungssteller, nicht genügend Produktauswahl und direkte Preisvergleiche waren schwierig”, sagt Pietro Mannino, Global Indirect Procurement Lead bei dormakaba. Die Beschaffung sollte einheitlicher werden und nach der Einführung von SAP Ariba  auch gleich ein passender neuer Marktplatz mit angeschlossen werden, der den Nutzenden mehr Auswahl bot und insbesondere Vergleiche schneller und einfacher ermöglichte.   

Nahtlose Einbindung in verschiedene System-Umgebungen

Die dormakaba entschied sich für Unite. Die Plattform ist seit Jahren ein Systempartner von SAP Ariba, sodass ihre Integration nur minimale Implementierungskosten und -aufwände nach sich zog.  Unite bringt einen integrierten Marktplatz mit hunderten geprüften Lieferanten aus Europa mit. Produktvergleiche werden so katalogübergreifend zwischen hunderten Marktplatzanbietern und eigenen integrierten Katalogen mithilfe intelligenter Such- und Benchmarking-Funktionen viel effizienter. Alle Rechnungen laufen über einen einzigen Kreditor; das verringert den Pflegeaufwand für Lieferantendaten und Buchhaltung enorm. „Wir konnten damit auch eines unserer wichtigsten Ziele, Lieferanten zu reduzieren, sehr schnell erreichen, ohne Einbußen in der Produktauswahl in Kauf nehmen zu müssen”, so Mannino.  

Dormakaba, Pietro Mannino, Success Story

Ich kann die Lösung überall anbieten, sie passt immer und die Qualität und ihr Effekt sind immer gleich.

Pietro Mannino, Global Indirect Procurement Lead, dormakaba dormakaba

Unite ist über eine Schnittstelle in die SAP Ariba-Umgebung bei der dormakaba angebunden. Die Anbindung lief in Rekordzeit über Weihnachten 2023, eine Woche dauerte es von der Implementierung bis zur ersten Testbestellung. Insgesamt wurden innerhalb von acht Wochen drei neuen Schnittstellen eingerichtet – eine zum SAP-System, eine EDI-Schnittstelle für die Order Inject und eine für die nahtlose Rechnungsübertragung. „Das war eine der besten Anbindungen, die ich je begleitet habe”, sagt Mannino rückblickend. Innerhalb der weit verzweigten Unternehmensstruktur von dormakaba, in der Systemlandschaften uneinheitlich sind, ist Unite je nachdem über OCI, über cXML oder als Weblösung verfügbar für die Nutzenden der dormakaba. „Ich kann die Lösung überall anbieten, sie passt immer und die Qualität und ihr Effekt sind immer gleich.”   

Partnerschaft von Unite mit AskLio kommt Nutzern zugute

Mehrerer tausend Bestellberechtigte gibt es aktuell in dem internationalen Unternehmen. Sie finden Unite in ihrer Oberfläche und können entweder in der Suchleiste eingeben, was sie brauchen oder direkt in den eingebundenen Rahmenvertragskatalogen bei ihren bevorzugten Lieferanten bestellen. Indirekter Einkauf findet an einem zentralen Ort statt. Damit Bedarfsanforderer möglichst selbstständig unterwegs sind, stellen Mannino und sein Team die nötigen Leitplanken auf. Eine Sichtenverwaltung schränkt benutzerdefiniert beispielsweise angezeigte Sortimente ein und verhindert damit Käufe außerhalb der eigenen Berechtigung. Eine weitere Hilfe für Nutzende ist AskLio, ein KI-Assistent, der bei Einkaufsprozessen unterstützt. Wer in dessen Chatfenster einen katalogbasierten Bedarf eingibt, bekommt sofort passende Angebote Unite vorgeschlagen. So ist sichergestellt, dass bei Produktanfragen abseits des Marktplatzes die Nutzenden auf den gewünschten Beschaffungsweg zurückgeführt werden.  

Dormakaba
Dormakaba ist auf Türen- und Sicherheitssysteme spezialisiert.

Marktplatzangebot gegen Rahmenverträge benchmarken

Seit der Implementierung von Unite versucht dormakaba, so viele eigene Rahmenvertragskataloge wie möglich auf der Plattform einzubinden, um Beschaffungswege zu harmonisieren und Aufwand bei der Katalogpflege zu reduzieren. Zur Zeit sind es 25 Stück. Die Angebote vom Marktplatz lassen sich katalogübergreifend mit denen, eigens angebundener Rahmenvertragslieferanten vergleichen. „Wir können Angebote auf einen Blick vergleichen und auf Unite ja sogar noch per Klick ganze Warenkörbe optimieren”, sagt der Global Indirect Procurement Lead, „das bringt uns unserem Saving Ziel natürlich näher”. Auch das User Feedback fällt sehr positiv aus.  Die Kolleg*innen suchen nicht mehr ewig nach Vergleichsangeboten und kaufen nicht mehr in fremden Webshops. Das ist wesentlich prozessfreundlicher, spart Zeit und begünstigt Bündelungseffekte.   

Jeder Lieferant, der schon auf den Marktplatz ist, ist einer, den wir nicht selbst anbinden müssen.

Pietro Mannino, Global Indirect Procurement Lead, dormakaba

Aktuell ist die Unite Lösung bei dormakaba in Deutschland, Österreich und der Schweiz aktiv. Als nächstes soll Frankreich folgen. „Wir sind wirklich froh, mit Unite einen zuverlässigen Partner an der Seite zu haben, der einem zuhört und darauf eingeht, was man braucht”, lautet Manninos Fazit.  

Über dormakaba

Gründungsjahr: 2015 Zusammenschluss zu dormakaba aus DORMA (1908) und KABA (1862)
Branche: Metallindustrie
Deutschlandzentrale: Ennepal
Firmenzentrale: Rümlang (CH)
Mitarbeiterzahl: >15.000 weltweit
Standorte und Vertriebspartner: in 130 Ländern weltweit
Webseite: www.dormakabagroup.com/de

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