Die 5 häufigsten Fragen zu elektronischen Marktplätzen im öffentlichen Einkauf

Das Vergaberecht regelt die Beschaffung über Marktplätze nicht explizit. Die Leerstelle im Gesetz führt im öffentlichen Sektor oft zu Unsicherheit. In diesem Beitrag gehen wir auf 5 häufige Fragen im Umgang mit elektronischen Marktplätzen ein und erklären, was öffentliche Einrichtungen bei der Nutzung beachten müssen.

Frage #1: Wie geht man mit dem Fehlen eindeutiger rechtlicher Rahmenbedingungen für die Beschaffung über elektronische Markplätze um?

Das Vergaberecht bietet mehr Gestaltungsspielraum als viele öffentliche Einrichtungen vielleicht denken. Gestaltungsspielraum besteht vor allem bei standardisierten Beschaffungen, die effizient über elektronische Marktplätze abgewickelt werden können. Auch die politischen Rahmenbedingungen bewegen sich in diese Richtung: In vielen Bundesländern werden derzeit die Wertgrenzen für Direktaufträge schrittweise angehoben. Das bedeutet, kleinere Beschaffungsvorgänge können unbürokratischer und flexibler abgewickelt werden. Ein weiteres positives Signal: Im Koalitionsvertrag hat sich die Bundesregierung das Ziel gesetzt, die öffentliche Beschaffung strategischer auszurichten, Prozesse zu beschleunigen und bürokratische Hürden abzubauen.

Frage #2: Wie kann auf einem Marktplatz das Wechselgebot beachtet werden, wenn die Plattform immer als derselbe zivilrechtliche Verkäufer („Single Creditor“) auftritt?

Das Vergaberecht sieht vor, dass öffentliche Auftraggeber ihre beauftragten Unternehmen regelmäßig wechseln. Ein Marktplatz kann dieses Wechselgebot erfüllen, wenn er eine breite Vielfalt an Anbietern und Sortimenten bietet. Wesentlich ist, dass pro Bedarf mehrere Angebote unterschiedlicher Lieferanten verfügbar sind und der Marktplatz ermöglicht, für verschiedene Bestellungen oder innerhalb eines Warenkorbs unterschiedliche Lieferanten auszuwählen. Dieser Lieferantenwechsel ist auch offenzulegen und zu dokumentieren. Auch wenn die Plattform selbst als einheitlicher Vertragspartner („Single Creditor“) auftritt, bleibt so die Flexibilität bei der Lieferantenauswahl gewahrt und die Anforderungen des Vergaberechts werden eingehalten.

Frage #3: Können Marktplätze genutzt werden, um die Einhaltung rechtlicher Vorgaben in der Lieferkette sicherzustellen?

Ein Marktplatz muss Prozesse vorsehen, die Lieferanten auf bestimmte Eignungs- und Zuverlässigkeitskriterien prüfen. Dazu zählt insbesondere die Überprüfung auf Sanktionslisten. Darüber hinaus sind speziell für öffentliche Auftraggeber definierte Kriterien bei der Auswahl der Lieferanten zu berücksichtigen. Eine automatisierte Risikoanalyse und -bewertung sowie eine transparente Dokumentation aller Prüf- und Auswahlprozesse sind essenziell, um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, wie etwa des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes, zuverlässig zu unterstützen.

Frage #4: Wie unterstützt ein elektronischer Marktplatz dabei, das wirtschaftlichste Angebot zu finden?

Ein Marktplatz für öffentliche Auftraggeber bündelt zahlreiche Anbieter auf einer Plattform und sorgt so für eine hohe Markttransparenz. Durch integrierte anbieterneutrale Vergleichsfunktionen können öffentliche Auftraggeber automatisiert und effizient alle verfügbaren Angebote gegenüberstellen. Dabei werden wirtschaftliche Kriterien wie Preis, Lieferzeit oder weitere individuelle Anforderungen berücksichtigt. Transparente Darstellung und Filtermöglichkeiten ermöglichen es, das für den jeweiligen Bedarf wirtschaftlichste Angebot gezielt und nachvollziehbar auszuwählen – ohne aufwändige manuelle Vergleiche.

Frage #5: Wie hilft ein Marktplatz dabei, Beschaffungsvorgänge nachvollziehbar zu dokumentieren?

Ein Marktplatz für öffentliche Einrichtungen sollte eine automatische Dokumentation aller relevanten Bestelldetails gewährleisten. Für jeden Beschaffungsvorgang sind die geprüften und bereitgestellten Angebote nachvollziehbar festzuhalten. Die Auswahl von Artikeln und Anbietern muss eindeutig dokumentiert werden. Werden Warenkorb- oder Auswahloptimierungen genutzt, sind die maßgeblichen Auswahlkriterien, wie etwa Preis, Lieferzeit oder Nachhaltigkeit, transparent darzustellen. Dadurch wird die Einhaltung der vergaberechtlichen Dokumentationspflichten wirksam unterstützt.

Webinar-Aufzeichnung: Öffentlicher Einkauf über elektronische Marktplätze

In unserer Webinar-Aufzeichnung gehen zwei Juristen auf den rechtlichen Rahmen zur Nutzung von elektronischen Marktplätzen ein und geben ausführliche Antworten auf die 5 häufigsten Fragen in diesem Beitrag. In der Aufzeichnung bekommen Sie ein umfassendes Bild davon, wie unter welchen Bedingungen Marktplätze genutzt werden können und welchen praktischen Mehrwert Ihnen Unite bietet.

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