Umsetzung exakt nach Zeitplan
Von Anfang Oktober bis 1. Dezember 2022 wurde das Procurement-System vom Team der DIG gespiegelt, berichtet der Leiter Einkaufsprozesse und -performance, Klaus Merfeld: „Dazu wurde die gesamte Datenbank kopiert und unter anderem die Mappings neu erstellt.“ Die Zuordnung der Bestellungen zum jeweiligen Bereich erfolgt jetzt über den Buchungskreis. „Das ist insofern wichtig, weil damit unterschiedliche Beteiligte bei den Freigaben verbunden sind. Die Freigabeprozesse selbst konnten wir hingegen bei dieser Gelegenheit für alle Standorte vereinheitlichen.“ Zöhler betont, dass diese Umstellung im äußerst knapp gesetzten Zeitkorsett abgewickelt werden konnte: „Das ist nicht zuletzt dem guten Zusammenspiel zwischen DIG und Unite zu verdanken.“
Unite API überzeugt mit Usability
In der Entscheidung für den Marktplatz von Unite fühlt sich Merfeld bestätigt: „Wir wollten unbedingt einen OCI-Punchout vermeiden und die Suche vollständig im Power Order Shop – das ist unser Name für die individualisierte Plattform der DIG fürs E-Procurement – abbilden.“ Dafür wurde die API von Unite genutzt: „So haben die Kolleg*innen einen komfortablen Zugriff auf externe Kataloge.“ Ein Pluspunkt sei auch der performante Datenaustausch, ergänzt Zöhler: „So können Bestellungen ohne die Plattform zu verlassen geändert werden. Außerdem überzeugt die Geschwindigkeit, in der die Daten des riesigen Unite Sortiments zur Verfügung stehen.“ Die perfekte Integration von Unite in den Shop ist die eine Seite. „Das Single-Creditor-Prinzip die andere“, unterstreicht Zöhler. „Ein zentraler Ansprechpartner bei Unite, weniger Lieferantenadministration und das ergänzt um alle Möglichkeiten zur Sortimentsbeschränkung – uns hat das überzeugt!“ Notwendig ist bei STEAG letzteres Feature aufgrund von Vorgaben durch Fachabteilungen, präzisiert Merfeld: „Bei IT-Artikeln oder Arbeitsschutz-Ausrüstung unterliegen wir entsprechenden Vorgaben, weshalb diese Waren neben Weiteren nicht über Unite bezogen werden sollen.“ Diese Vorgaben wurden von Unite und DIG präzise umgesetzt.
Erfolgreiche Tail-Spend-Optimierung
Die Prozessautomation in der Beschaffung von Verbrauchsmaterial bewährte sich auch vor dem Hintergrund steigender Herausforderungen der Energiebranche durch den Ukraine-Krieg. „Die Zahl der Freitextbestellungen konnte massiv reduziert werden, was die Kolleg*innen massiv entlastet“, zieht Zöhler Bilanz. „Als nächstes wollen wir die Option der Unite Business-Shops mit individuellen Sortimenten und endverhandelten Preisen angehen.“ Eine Möglichkeit, die den Anteil des Marktplatzes am Gesamtumsatz wohl weiter steigern wird: „Wir betreiben weitere 40 Kataloge auf der Plattform – über Unite wickeln wir jedoch den Löwenanteil der indirekten Beschaffungen ab.“
