Der Direktauftrag ist eine Form der öffentlichen Beschaffung, bei der ein Auftrag direkt an ein Unternehmen vergeben wird. Er kommt vor allem bei kleineren Auftragswerten zum Einsatz und reduziert so den Verwaltungsaufwand für öffentliche Auftraggeber. Die rechtlichen Grundlagen finden sich in der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) und der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB), wobei die Bundesländer eigene Wertgrenzen festlegen können. Trotz der Formfreiheit gelten Haushaltsprinzipien wie Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit und auch Pflichten wie Dokumentationspflicht und das Rotationsprinzip müssen eingehalten werden.
Direktauftrag: eine Definition
Der Direktauftrag beschreibt eine vereinfachte Form der öffentlichen Beschaffung, bei der ein Auftrag ohne förmliches Vergabeverfahren vergeben wird. Damit erfolgt die Beschaffung außerhalb der klassischen Vergabeverfahren. Im Rahmen eines Direktauftrags sind öffentliche Auftraggeber weder zur Einholung von Vergleichsangeboten – üblicherweise drei Vergleichsangebote – noch zur Durchführung von Ausschreibungen verpflichtet. Stattdessen kann ein Produkt oder eine Leistung direkt von einem Unternehmen beschafft werden. Diese unmittelbare Auftragsvergabe kommt vor allem bei kleinen Auftragswerten zum Einsatz und dient dazu, Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Dennoch müssen gesetzliche Vorgaben und Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit befolgt werden.
Direktauftrag im Vergaberecht Deutschlands
Die rechtliche Grundlage für den Direktauftrag in der öffentlichen Beschaffung findet sich in den Vergabeordnungen unterhalb der EU-Schwellenwerte. Entscheidend ist hier vor allem die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) für die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen.
Direktauftrag nach der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO)
Gemäß § 14 UVgO ist ein Direktauftrag für Liefer- und Dienstleistungen zulässig, wenn der geschätzte Auftragswert unter der einschlägigen Wertgrenze liegt. Bis zu dieser Wertgrenze wird davon ausgegangen, dass der Aufwand eines förmlichen Vergabeverfahrens größer als sein Nutzen wäre.
Für Auftraggeber des Bundes gilt mit Inkrafttreten des Vergabebeschleunigungsgesetzes der Schwellenwert von 50.000 Euro, während die konkreten Wertgrenzen durch Landesrecht oder Verwaltungsvorschriften höher festgelegt sein können. Daher sind die aktuellen Regelungen des jeweiligen Bundeslandes maßgeblich.
Da die Wertgrenzen in den Bundesländern regelmäßig angepasst werden können, kann für die Aktualität der angegeben Werte keine Gewähr übernommen werden. Um konkrete Wertgrenzen für Direktaufträge des eigenen Bundeslandes zu finden, bieten sich diese nützlichen Quellen an:
Landesvergabegesetze bzw. Verordnungen der Bundesländer
Veröffentlichungen und Rundschreiben zuständiger Vergabestellen
Websites der Landesvergabekammern
Dokumentation und Rotationsprinzip
Auch wenn der Direktauftrag formfrei erfolgen kann, unterliegt der öffentliche Auftraggeber den grundlegenden Haushaltsgrundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit.
Um wirtschaftliche Angebote zu identifizieren und den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu wahren, ist ein angemessener formloser Preisvergleich, etwa durch eine Internetrecherche, erforderlich. Zugleich besteht eine Dokumentationspflicht über den Beschaffungsvorgang (Vergabevermerk). Festzuhalten sind dabei insbesondere die Bedarfsfeststellung, der Preisvergleich und die Beschaffungsentscheidung. Die Dokumentation dient damit dem Nachweis, dass Grundsätze wie Wirtschaftlichkeit, aber auch das Transparenzgebot im Vergaberecht eingehalten werden.
Auch der Wettbewerb soll erhalten bleiben, weshalb die Auftraggeber angehalten sind, nicht dauerhaft denselben Anbieter zu beauftragen, sofern andere geeignete Anbieter existieren. Das sogenannte Rotationsprinzip sieht deshalb vor, zwischen den beauftragten Unternehmen zu wechseln. So soll Wettbewerb gefördert und Korruption entgegengewirkt werden.
Digitale Plattformen im Direktauftrag
Digitale Plattformen können öffentliche Auftraggeber beim Direktauftrag, insbesondere beim Preisvergleich und der Dokumentation, unterstützen.
Schneller Preisvergleich: Durch den Zugriff auf digitale Kataloge lassen sich mehrere Angebote vergleichen, wodurch eine schnelle Marktübersicht möglich ist.
Automatisierte Dokumentation: Einige Plattformen wie Unite dokumentieren diesen Preisvergleich und den Auswahlprozess automatisch, sodass der Direktauftrag nachvollziehbar dargelegt werden kann.
Unterstützung des Rotationsprinzips: Durch die Auswahl an unterschiedlichen Anbietern auf den elektronischen Marktplätzen kann zwischen zu beauftragenden Unternehmen gewechselt werden.
Binnenmarktrelevanz als Sonderfall des Direktauftrags
Von einer Binnenmarktrelevanz spricht man, wenn ein öffentlicher Auftrag nicht nur für Unternehmen im eigenen Land von Interesse ist, sondern auch für Anbieter aus anderen EU-Mitgliedstaaten wirtschaftlich interessant sein kann. Diese Möglichkeit müssen öffentliche Auftraggeber vor der Vergabe eines Direktauftrags prüfen.
Ob ein wirtschaftliches Interesse von anderen EU-Staaten und damit eine Binnenmarktrelevanz vorliegt, hängt immer vom Einzelfall ab. Es gibt keine festen Wertgrenzen, ab wann ein Auftrag darauf geprüft werden muss. Dennoch gibt es Anhaltspunkte:
Auftragswert: Je höher der Auftragswert ist, desto eher besteht ein Interesse auch in anderen EU-Staaten.
Lage des Leistungsortes: Insbesondere grenznahe Aufträge können von Interesse für Unternehmen aus anderen EU-Staaten sein.
Art der Leistung: Leistungen, die ohne spezifische nationale Anforderungen – wie Sprache oder lokale Kenntnisse – auch von Unternehmen aus anderen EU-Staaten erbracht werden können.
Liegt eine Binnenmarktrelevanz vor, hat das Auswirkungen auf die Auftragsvergabe. Der Auftrag muss nun bekanntgegeben werden, um ein Mindestmaß an Wettbewerb und Transparenz sicherzustellen. Dies erfolgt außerhalb der EU-Vergaberichtlinien und eine Veröffentlichung im EU-Amtsblatt ist nicht verpflichtend. Dennoch muss sichergesellt werden, dass Unternehmen aus anderen EU-Ländern Kenntnis von diesem Auftrag erhalten und sich beteiligen können. Diese Vorgaben ergeben sich aus EU-Primärrecht, die damit Vorrang vor staatlichen Regelungen haben.
Unterschied Direktauftrag vs. Direktvergabe
Abzugrenzen ist der Direktauftrag von einer Direktvergabe. Bei der Direktvergabe handelt es sich um ein förmliches Vergabeverfahren, bei dem ein Auftrag durch ein Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb vergeben wird. Damit stellt sie eine besondere Form der Vergabe dar, die zwar einem formalen Verfahren folgt, aber auf eine öffentliche Ausschreibung verzichtet. Angewendet werden direkte Vergaben vor allem, wenn nur ein Unternehmen die gefragte Leistung erbringen kann oder andere besondere Gründe vorliegen. Diese sind in § 14 Abs. 4 VgV (Vergabeverordnung) festgehalten.
Häufige Fragen (FAQ) zum Thema Direktauftrag
Ein Direktauftrag ist eine vereinfachte Form der öffentlichen Beschaffung, bei der ein Auftrag ohne förmliches Vergabeverfahren direkt an ein Unternehmen vergeben wird. Dies erfolgt bei geringen Auftragswerten.
Ein Direktauftrag ist zulässig, wenn der geschätzte Auftragswert unterhalb bestimmter Wertgrenzen liegt, die sich für Bundes-, Landes- und kommunale Auftraggeber unterscheiden.
Nein, formale Vergleichsangebote - insbesondere das Einholen von drei schriftlichen Angeboten - sind rechtlich nicht verpflichtend. Dennoch sollte ein angemessener, formloser Preisvergleich durchgeführt werden, etwa durch einzelne Angebote oder eine kurze Marktrecherche, um wirtschaftliche Auftragnehmer zu finden.
Auch bei einem Direktauftrag müssen Beschaffungsvorgänge dokumentiert werden. Dabei werden unter anderem die Bedarfsfeststellung, der Preisvergleich und die Begründung der Entscheidung festgehalten.
Das Rotationsprinzip besagt, dass öffentliche Auftraggeber nicht dauerhaft den gleichen Anbieter beauftragen sollen, sondern zwischen verschiedenen Unternehmen wechseln. So soll Wettbewerb gefördert werden.
Digitale Plattformen bieten eine bessere Marktübersicht und helfen insbesondere beim Preisvergleich. Teilweise können sie auch die Dokumentation von Entscheidungen unterstützen.
Binnenmarktrelevanz liegt vor, wenn ein Auftrag auch für Unternehmen aus anderen EU-Mitgliedsstaaten wirtschaftlich interessant sein kann, obwohl er unterhalb der Grenzwerte liegt. Ist dies der Fall, muss ein Mindestmaß an Transparenz und Wettbewerb sichergestellt werden, sodass auch Unternehmen aus anderen EU-Staaten die Möglichkeit zur Teilnahme haben.
Während ein Direktauftrag ohne förmliches Verfahren erfolgt und der Auftrag direkt an ein Unternehmen vergeben wird, unterliegt die Direktvergabe einem geregelten Vergabeverfahren ohne Teilnahmewettbewerb. Angewendet wird die direkte Vergabe nur dann, wenn besondere Gründe vorliegen.