Das Gutschriftverfahren stellt eine spezielle Art der Abrechnung der Lieferungen und Leistungen zwischen einem Kunden und seinem Kreditor dar, bei dem der Kunde die Abrechnungslast übernimmt und sie nicht dem Lieferanten überträgt.
Das Gutschriftverfahren kann bei Waren- oder Dienstleistungslieferanten angewandt werden. Die Abrechnung in diesem Verfahren erfolgt nicht über die Debitorenrechnung, sondern beim Kunden über die Erstellung eines Abrechnungsbeleges, der so genannten Gutschrift. Diese muss an den Kreditor geschickt werden. Damit ersetzt die Gutschrift eine Rechnung des Lieferanten.
Bei diesem Verfahren ist es jedoch zwingend notwendig, dass das Gutschriftverfahren zwischen den beiden Vertragsparteien, dem Leistungserbringer und dem Kunden, vertraglich vereinbart wurde. Dabei einigen sich beide Vertragspartner auf die Teilnahme am Gutschriftverfahren, bei der ab dem Tag des Inkrafttretens des Vertrages über das Gutschriftverfahren, keine Rechnungen vom Lieferanten an den Kunden mehr übersandt werden und der Kunde wiederum die Abrechnungen und Zusendungen der entsprechenden Gutschriftsanzeigen innerhalb vereinbarter Zeiträume zusagt.
Auch beim elektronischen Gutschriftverfahren mit Mercateo wird der Fakturavorgang zum Kunden verlagert. Nachdem der Artikeleingang beim Kunden gebucht wurde, erfolgt ein Fakturalauf aus allen Positionen mit Wareneingang. Es wird eine Gutschriftanzeige erzeugt. Der Kunde sendet diese Gutschriften an Mercateo und überweist das Geld. Die Rechnungsstellung durch Mercateo entfällt. Der Gutschrifteneingang erfolgt per Mail.