Unter Freigabeprozess, auch Genehmigungsworkflow, versteht man im Einkauf die Genehmigung von Bedarfsanforderungen.
Durch manuelle Freigaben auf Papier oder einen wenig automatisierten Einkauf verschenken Unternehmen bei der Beschaffung Geld und Potenzial. Von der Ermittlung des Bedarfs über die Freigabe und Bestellung bis hin zur Zahlung vergeht zu viel Zeit. Durch eine elektronische Freigabe lässt sich der Einkaufsprozess beschleunigen.
Abbildung: Im Kundenkonto sind alle Bedarfsanforderungen zu sehen, die noch freizugeben sind.
Wie Bestellungen elektronisch freigegeben werden, zeigt folgendes Beispiel: Der einkaufsberechtigte Mitarbeiter bestellt die gewünschten Artikel online beim Lieferanten und erzeugt im ERP- oder Warenwirtschaftssystem eine Bedarfsanforderung. Je Mitarbeiter können im Vorfeld Einkaufsbudgets, z. B. 100 Euro pro Bestellung, oder andere Freigabebedingungen festgelegt werden. Da der Mitarbeiter selbst die gewünschten Produkte aussucht, werden Fehlkäufe verhindert und Rückfragen durch die Einkaufsabteilung entfallen. Falls eine Freigabe erforderlich ist, erhält der Vorgesetzte oder ein Mitarbeiter der Einkaufsabteilung automatische eine Nachricht. So kann er die Bestellung per Mausklick freigegeben, ablehnen oder z. B. die Stückzahl ändern.
Durch die elektronische Genehmigung können klare Kompetenzregelungen eingehalten werden, der Bestellprozess wird deutlich beschleunigt und der manuelle Aufwand deutlich verringert. Der Einkauf wird transparent und macht Einsparpotenziale und Optimierungsmöglichkeiten deutlich.
Mercateo bietet zusätzlich einen web-basierten Freigabeprozess, der einfach für jeden Firmenaccount einzurichten ist. Neben der Mehrbenutzerfähigkeit der Plattform schaffen Sie Standards in buchhalterischen Prozessen.