4 eenvoudige stappen om een efficiënt inkoopproces te creëren

Voordat je begint met het optimaliseren van inkoopactiviteiten binnen je organisatie, is het belangrijk om te weten hoe het hele inkoopproces in elkaar steekt. Op basis van deze kennis kun je bepalen waar je tijd en geld kunt besparen en hoe je de toeleveringsketen duurzamer kunt maken.

In dit artikel worden enkele fases van het P2P-proces uiteengezet en vervolgens worden er 4 cruciale stappen toegelicht om inkoop efficiënter te maken.

Wat is een procurementproces?

Een procurementproces omvat alle stappen die een organisatie moet ondernemen om zich van die artikelen en services te voorzien die nodig zijn voor de dagelijkse bedrijfsvoering.

Dit wordt ook wel ‘procure-to-pay’ of ‘purchase-to-pay’ (P2P) genoemd: een proces dat begint met de zoektocht naar de nodige producten en dat eindigt met een betaling aan de leverancier. ‘Source-to-pay’ (S2P), daarentegen, wordt gekenmerkt door een uitgebreider proces waarbij leveranciers eerst strategisch worden gekozen en er direct al over prijzen onderhandeld wordt.

Hand met pen tikt op rekenmachine op tafel naast een notitieboekje

Proceskosten verlagen

Van aanvraag tot betaling, de kosten van een inkoopproces kunnen al snel oplopen wat betreft tijd en middelen. Ontdek hoe jij kunt besparen met behulp van gedigitaliseerde en gestroomlijnde processen.

Artikel lezen

Er bestaan verschillende modellen inkoopprocessen, afhankelijk van de bedrijfsbehoeften, maar onderstaand voorbeeld geeft een algemeen idee over de aanpak:

Bedrijfsbehoeften bepalen: door samen te werken met andere afdelingen kunnen bedrijfsbehoeften- en kansen worden vastgesteld.

De markt analyseren en een strategie ontwikkelen: potentiële leveranciers identificeren en eventueel een aanbesteding organiseren.

Leveranciers selecteren: analyse van de geselecteerde leveranciers en hun aanbod en de eventuele aanbesteding afronden om vervolgens de beste optie te kiezen.

Contract ondertekenen en beheren: overeenkomsten sluiten en regelmatige opvolging inplannen om ervoor te zorgen dat er aan de KPI’s wordt voldaan.

Zakenrelaties beheren: een constante evaluatie van zakenpartners en het verder uitbouwen van zakenrelaties zodat deze blijven voldoen aan de bedrijfsbehoeften en doelstellingen.

Hoe komt een efficiënt procurementproces tot stand?

De procurementafdeling is verantwoordelijk voor het vinden van efficiënte manieren om het inkoopproces te optimaliseren. Hieronder bespreken we 4 cruciale en eenvoudige stappen die een positieve invloed kunnen hebben op je inkoopproces, ongeacht in welke fase jouw organisatie zich bevindt.

1. Analyse van de vraag

Wat betekent dit?

Door de markt en de klantbehoefte te analyseren, is het mogelijk om een beter inzicht te krijgen in de producten en services waar je klanten behoefte aan hebben, zowel vandaag als morgen. Dit betekent consumentengedrag, koopgewoonten en markttrends bestuderen. Na de analyse van deze verzamelde gegevens, bestaat de volgende stap uit de toekomstige vraag te voorspellen en te beoordelen of jouw organisatie de capaciteit heeft om aan deze vraag te voldoen.

Hoe kan dit worden geoptimaliseerd?

Effectieve en regelmatige analyse helpt om sneller te anticiperen op veranderingen in de klantvraag. Zo blijf je het tempo van innovaties beter bijhouden, waardoor je je inkoopstrategie hierop kunt aanpassen en eventuele onderbrekingen in de toeleveringsketen al kunt herkennen voordat ze zich voordoen. Bovendien bevind je je zo ook in een betere positie om over prijzen te onderhandelen en kun je onnodige kosten voor niet-noodzakelijke aankopen vermijden.

Ons advies

Blijf actueel: verzamel gegevens over actuele gebruikspatronen uit salesrapporten, klantenfeedback, leveranciersinformatie en marktonderzoek.
Houd marktbewegingen in de gaten: veranderingen zoals fusies, concessies en acquisities, naast wijzigingen in normen en wetten, kunnen een invloed hebben op je toeleveringsketen en dus ook op je prijzen en tarieven.
Bouw sterke zakenrelaties uit: gebruik je inzichten om met leveranciers in zee te gaan die aan je behoeften kunnen voldoen en waarmee je de marktvraag kunt bespreken. Op deze manier kun je onderhandelen over voordelige prijzen en voorwaarden.
Communiceer met stakeholders: breng hen op de hoogte van veranderingen en belangrijke inzichten. Deze kunnen namelijk ook een invloed op andere bedrijfsafdelingen hebben.

Drie medewerkers verplaatsen kartonnen dozen in een magazijn

2. Selectie van leveranciers

Wat betekent dit?

Deze stap verwijst naar de keuze van de leveranciers door jouw organisatie. Hierbij zijn de volgende zaken belangrijk: je bedrijfsbehoeften bepalen, potentiële leveranciers identificeren en ontmoeten, inzicht hebben in je leverancierscriteria (bijv. wat betreft duurzaamheid), contractonderhandelingen en vervolgens zakenrelaties uitbouwen.

Hoe kan dit worden geoptimaliseerd?

Met een strategie gebaseerd op meerdere leveranciers kun je onderbrekingen in je toeleveringsketen voorkomen. Het is echter belangrijk om de juiste leveranciers te selecteren: zakenpartners waarop je kunt rekenen en die ook aan de ESG-doelstellingen van je organisatie voldoen. Een zorgvuldige selectie ligt aan de basis van succes en garandeert minimale bedrijfsonderbrekingen.

Ons advies

Controleer of er certificeringen of industrienormen zijn waaraan de sector of leveranciers moeten voldoen (bijv. FSSC 22000, GLOBALG.A.P. en ISO 9001).
Maak gebruik van persoonlijke en professionele netwerken, vaktijdschriften en evenementen om potentiële leveranciers te vinden. Registreer op het platform van Unite met de geïntegreerde B2B-marktplaats Mercateo voor eenvoudige toegang tot honderden geverifieerde leveranciers op één plek.
Organiseer persoonlijke meetings met leveranciers: bezoek hun organisatie en krijg een beeld of hun activiteiten en producten aan jouw bedrijfscriteria kunnen voldoen.
Beperk contractonderhandelingen niet alleen tot gesprekken over vergoedingen, betaalfrequenties en -termijnen en contactpersonen, maar ga ook nader in op de eind- of verlengingsdatum van het contract en de redenen voor vroegtijdige opzegging.

3D afbeelding van een computer en iconen

3. Prijzen en voorwaarden

Wat betekent dit?

Prijszetting is de berekening van prijzen (extern) en kosten (intern), terwijl de voorwaarden verwijzen naar de afgesproken overeenkomsten met leveranciers die van toepassing zijn. Overeenkomen over prijzen en voorwaarden die voordelen bieden voor zowel jouw organisatie als die van de leverancier is van cruciaal belang voor een langdurige en duurzame samenwerking.

Hoe kan dit worden geoptimaliseerd?

In een volatiel economisch klimaat met fluctuerende prijzen en continu veranderende leveringsopties is het belangrijk om keuzes te hebben en het overzicht te behouden. Te frequente onderhandelingen maken het al snel ingewikkeld voor inkoopteams. Dynamische technologische oplossingen die prijzen, leveringsopties en duurzaamheidscriteria in acht nemen kunnen helpen om de beste leveranciers voor jouw bedrijfsbehoeften te vinden. Deze tools bieden ook transparantie wat betreft prijzen: van onschatbare waarde als je concurrerend wilt blijven in een markt die onderhevig is aan snelle prijswijzigingen.

Ons advies

Kies voor tools die prijstransparantie en controle bieden, zoals de functie voor winkelwagenoptimalisatie van Unite’s marktplaats Mercateo. Zo kunnen medewerkers slimmer inkopen en is er keuze tussen de beste prijzen, snelste verzendopties of laagste aantal deelleveringen, afhankelijk van de bedrijfsbehoeften op dat moment.
Schroom niet voor kleine concessies: die kunnen je ver brengen op de lange termijn. Hierbij is het belangrijk om te weten wanneer er ruimte is voor compromissen en wanneer niet. De basis voor succesvolle onderhandelingen in deze context is zoveel mogelijk gegevens hebben over zowel de bedrijfs- als marktbehoeften (zie ‘Analyse van de vraag’ hierboven).
Houd alle documentatie goed bij zodat je de contractvoorwaarden altijd eenvoudig kunt consulteren. Zo ben je zeker dat je van de beste prijzen en voorwaarden geniet bij je leveranciers.

Vrouw is aan het woord tijdens een vergadering op kantoor

4. Operationele P2P-processen

Wat betekent dit?

Dit verwijst naar het gebruik van digitale oplossingen, automatisering en andere operationele middelen door inkoopteams om de efficiëntie in elke fase van het inkoopproces te verhogen en handmatige fouten te voorkomen: van regelgeving en het bestelproces begrijpen tot factuurcontrole en betalingen.

Hoe kan dit worden geoptimaliseerd?

Een vlot P2P-proces helpt bij een aantal veelvoorkomende uitdagingen in de inkoopsector. Het verkort de doorlooptijden door handmatige en papieren processen te elimineren, vergroot de transparantie, biedt één centrale hub voor informatie-uitwisseling, vermindert handmatige fouten als gevolg van niet-gedigitaliseerde processen en zorgt voor optimale betalingstermijnen door inkoop- en financiële teams met elkaar te verbinden.

Ons advies

Onthoud dat digitalisering alleen niet genoeg is: doorloop het inkoopproces stap per stap om te bepalen waar de efficiëntie verhoogd kan worden. Analyseer vervolgens hoe je dit gaat doen en ga dan op zoek naar digitale oplossingen om deze veranderingen te ondersteunen.
Zoek oplossingen die decentralisering en betalingen aan één crediteur mogelijk maken, aangezien deze de operationele kosten aanzienlijk kunnen verlagen. Met Unite’s Single Creditor oplossing kun je eenvoudig bij een oneindig aantal leveranciers inkopen vanuit één account.
Identificeer automatiseringsmogelijkheden binnen het huidige proces en bereken de impact die digitale processen zouden kunnen hebben op het naleven van normen en wetten, doorlooptijden en betalingsbeheer. Vergelijk deze vervolgens met de initiële kosten voor het implementeren van nieuwe technologische oplossingen.

Twee medewerkers van Unite kijken samen naar een computerscherm

Inkoopprocessen optimaliseren

Ongeacht in welke fase jouw organisatie zich bevindt, met een digitale inkoopoplossing zoals Unite wordt het optimaliseren van je inkoopproces eenvoudig: controleer de prestaties en uitgaven eenvoudig, stroomlijn inkoopactiviteiten, profiteer van de voordelen van directe zakenrelaties met leveranciers en creëer meer waarde voor je hele organisatie.

Meer informatie