Hatékony beszerzési folyamat kialakítása négy egyszerű lépésben

Ha optimalizálni szeretné a beszerzését, tisztában kell lennie a teljes beszerzési folyamat működésével. Ezzel a tudással felvértezve elkezdheti azonosítani, hogy hol tud költségeket és időt megtakarítani, és nagyobb fokú fenntarthatóságot beépíteni az ellátási láncába.

Ebben a blogbejegyzésben egy jellegzetes beszerzési folyamat áttekintésén keresztül ismerkedhet meg a részletekkel, majd végigkalauzoljuk azon a négy kulcsfontosságú lépésen, amelyekkel hatékonyabbá teheti a folyamatot.

Miből áll a beszerzési folyamat?

A beszerzési folyamat magában foglalja mindazokat a lépéseket, amelyeket egy vállalkozásnak vagy szervezetnek meg kell tennie a működéséhez szükséges áruk és szolgáltatások beszerzéséhez.

Talán hallotta már, hogy ezt a folyamatot P2P – procure-to-pay vagy purchase-to-pay, magyarul beszerzéstől fizetésig tartó – folyamatnak nevezik. Mindegyik felsorolt szakkifejezés ugyanazt jelenti – egy olyan folyamatot, amely a termékek és szolgáltatások igénylésével kezdődik, és a beszállító kifizetésével ér véget. Az S2P (source-to-pay), azaz a beszállító kiválasztásától a fizetésig tartó modell már tovább bővíti a folyamatot. Az S2P-folyamat a beszállítók stratégiai kiválasztásával és a tárgyalásokkal kezdődik.

Egy beszerzési szakértő költségszámítást végez

A beszerzés folyamatköltségeinek kezelése

A munkatársaktól érkező beszerzési igénytől a végső kifizetésig tartó, többlépcsős üzleti beszerzési folyamat időigényes és költséges lehet – de ez nem jelenti azt, hogy ilyennek is kell lennie. Tudja meg, miként racionalizálhatja a beszerzést, és hogy takaríthat meg pénzt.

Olvassa el cikkünket

Számos különböző beszerzési folyamatmodell létezik különféle lépésekkel, de egy általános megközelítés körülbelül így néz ki:

Az üzleti igények megértése – az üzleti igények vagy lehetőségek meghatározása a különböző érdekelt felekkel együttműködésben.

Piacelemzés és a stratégia kidolgozása – a potenciális beszállítók felmérése, a külső környezet hatásának mérlegelése és esetlegesen versenytárgyalás lefolytatása.

Beszállítók kiválasztása és pályáztatás – betekintést nyerni a beszállítókról, hogy kiderüljön, megfelelőek-e. Árajánlatok beszerzése és pályázati eljárás lefolytatása a végső választás előtt.

A szerződés létrehozása és kezelése – a feltételek elfogadása és a szerződés végrehajtása, majd a szerződés ellenőrzése és megállapodás szerinti időszakos felülvizsgálata a fő teljesítménymutatók teljesülésének ellenőrzéséhez.

Kapcsolat- és eszközkezelés – a beszállítói kapcsolatok felülvizsgálata és fejlesztése, valamint a cég üzleti igényeinek értékelése annak érdekében, hogy a beszállítók és a szerződések megfeleljenek a célkitűzéseknek.

De vajon hogy tud hatékony beszerzési folyamatot kialakítani?

A beszerzési csapat feladata, hogy megkeresse, hogyan teheti hatékonyabbá a beszerzési folyamatot. Ha még új a beszerzési területen, vagy szeretné fellendíteni csapata megközelítését, négy kulcsfontosságú területet azonosítottunk, amelyek pozitív hatást gyakorolhatnak a folyamatokra.

1. Az igények elemzése

Miben áll?

Ez a piac és az ügyfelek igényeinek felmérését jelenti, hogy világosabb képet kapjon arról, milyen termékeket vagy szolgáltatásokat szeretnének (most és a jövőben). Magában foglalja a fogyasztói magatartásminták, vásárlási szokások és piaci trendek tanulmányozását. Az adatok elemzése után előrejelzést kell készítenie a jövőbeli keresletről, majd fel kell mérnie saját képességeit és kapacitását az igények kielégítésére.

Hogyan optimalizálható?

A hatékony, rendszeres elemzés segít jobban előrejelezni a fogyasztói igényekben bekövetkező változásokat. Segít lépést tartani az innováció ütemével, így megfelelően módosíthatja beszerzési stratégiáját, és még a bekövetkezésük előtt azonosíthatja az ellátási láncban fellépő esetleges zavarokat. Emellett tájékozottabb pozíciót foglalhat el az ártárgyalások során, és elkerülheti a felesleges árukra történő túlköltekezést.

Kiemelt tippek

Legyen mindig naprakész – gyűjtsön adatokat az aktuális felhasználási szokásokról az értékesítési jelentésekből, a vásárlói visszajelzésekből, a beszállítói információkból és a piackutatásból.
Figyeljen a piaci mozgásokra – a piaci tevékenységek, például az egyesülések, elidegenítések és felvásárlások, valamint a szabályozás változásai hatással lehetnek az ellátási láncra, az árakat és a tarifákat is beleértve.
Erős kapcsolatok kiépítése – használja fel eddig szerzett meglátásait az igényeinek megfelelő beszállítók felkutatására, és vitassa meg velük a piaci igényeket. Így kedvező árakat és feltételeket tud majd kialkudni.
– Kommunikáció az érdekelt felekkel – ne tartsa meg magának a változásokkal kapcsolatos információt. Beszéljen másokkal a szervezeten belül a talált eredményekről és azok hatásairól.

2. Beszállítókiválasztás

Miben áll?

Ekkor választja ki, hogy mely beszállítókkal fog üzletet kötni. Ez a következőket foglalja magában: üzleti igényeinek meghatározása, a potenciális beszállítók listájának összeállítása, a beszállítói kritériumok (például fenntarthatósági kötelezettségvállalások) megértése, találkozók a potenciális beszállítókkal, szerződési tárgyalások, majd az üzleti kapcsolatok kiépítése.

Hogyan optimalizálható?

Az ellátási lánc megszakadásának megelőzése érdekében több forrásra támaszkodó beszerzési stratégiára van szükség. A hatékony beszállítókiválasztás lényege, hogy kölcsönösen előnyös kapcsolatokat alakítson ki olyan beszállítókkal, akikre számíthat – és akik megfelelnek a szervezet ESG-céljainak –, mégpedig úgy, hogy a szervezet számára jó ár-érték arányban szolgáltatnak. A beszállítók megfelelő kiválasztása megteremti a hosszú távú üzleti siker alapjait, és minimalizálja az üzletmenet esetleges zavarait.

Kiemelt tippek

Legyen tisztában azzal, hogy vannak-e olyan iparági szabványok vagy tanúsítványok, mint például az FSSC 22000, a GLOBALG.A.P. vagy az ISO 9001, amelyeknek a szervezetének (és beszállítóinak) meg kell felelnie.
Használja személyes és üzleti kapcsolatrendszerét, az iparági kiadványokat és szakkiállításokat a potenciális beszállítók felkutatására. Csatlakozhat az integrált piactérrel rendelkező Unite platformhoz is, ahol több száz ellenőrzött beszállítót találhat egy helyen.
Amikor a beszállítókkal találkozik, fontolja meg a helyszíni látogatás és a beszállítói audit elvégzését. Ez segít kideríteni, hogy a potenciális beszállító működése és termékei megfelelnek-e a beszállítókkal szemben támasztott kritériumoknak és az esetleges szabályozásoknak.
A tárgyalások során az ellentételezés, a gyakoriság, az esedékességi határidők és a kapcsolattartók szabályozása mellett ügyeljen arra is, hogy a szerződés lejártának vagy megújításának időpontja, valamint az idő előtti felmondás lehetséges indokai is szerepeljenek a szerződésben.

Háromdimenziós kiterjesztett valóság képe egy számítógéppel és ikonokkal

3. Árképzés és kondíciókezelés

Miben áll?

Az árképzés az árak (külső) és a költségek (belső) kiszámítására utal, míg a kondíciók azok a körülmények, amelyek a beszállítókkal letárgyalt árakra vonatkoznak. A sikeres hosszú távú kapcsolatok szempontjából kulcsfontosságú a szervezet és a beszállítók számára egyaránt kedvező árképzés és a kondíciók összehangolása.

Hogyan optimalizálható?

A piaci volatilitás, az ingadozó árak és a változó szállítási feltételek miatt létfontosságú, hogy legyen rálátása és választási lehetősége. A rendszeres tárgyalások során a beszerzők könnyen elveszíthetik az irányítást. A dinamikus technológiai megoldások segíthetnek megtalálni az igényeinek leginkább megfelelő beszállítókat – az áraktól a szállítási feltételekig és a fenntarthatósági kritériumokig több tényezőt figyelembe véve. Ezek az eszközök az árképzés tekintetében is képesek biztosítani a kellő átláthatóságot, ami ahhoz kell, hogy versenyképes maradjon az árak napi szintű változásai közepette.

Kiemelt tippek

Válasszon olyan eszközöket, amelyek átláthatóságot és ellenőrzést biztosítanak az árképzésben. Ilyen például a Unite kosároptimalizálási funkciója, amely segít a munkatársainak okosabban vásárolni: lehetővé teszi, hogy a legalacsonyabb árak, a leggyorsabb szállítási lehetőségek, illetve a legkevesebb szállítmány és más szempontok alapján keressenek a számukra legoptimálisabb felállásban.
A kölcsönös apró engedmények összességében mindkét vállalkozásnak előnyösek lehetnek, különösen hosszú távon. Fontos tudni, hogy mikor érdemes kompromisszumot kötni, és mikor kell inkább kitartani. A sikeres tárgyalásokhoz ebben a tekintetben kulcsfontosságú, hogy minél több adat álljon rendelkezésére szervezete igényeiről és a piacról (lásd fentebb a keresletelemzést).
A jó nyilvántartás lehetővé teszi, hogy rendszeresen ellenőrizze a szerződési feltételek teljesülését, és így biztosítsa, hogy a legjobb árakat és a legkedvezőbb feltételeket kapja a beszállítóktól.

4. Operatív P2P-folyamat

Miben áll?

Amikor a beszerzési csapatok digitális megoldásokat, automatizálást és egyéb operatív eszközöket használnak a hatékonyság növelésére és a manuális hibák kiküszöbölésére a beszerzési folyamat minden szakaszában – a követelmények felmérésétől és a rendelési folyamattól a számlák ellenőrzéséig és a kifizetésekig.

Hogyan optimalizálható?

A zökkenőmentes P2P-folyamat számos gyakori beszerzési kihíváson segít úrrá lenni. A manuális és papíralapú folyamatok kiküszöbölésével csökkenti a ciklusidőket, növeli az átláthatóságot, egyetlen központi csomópontot biztosít az információcseréhez, mérsékli a nem digitalizált folyamatok okozta manuális hibák előfordulását, valamint optimális fizetési feltételeket biztosít a beszerzési és pénzügyi csapatok összekapcsolásával.

Kiemelt tippek

A digitalizáció önmagában nem segít. Lépésről lépésre át kell vennie a beszerzési folyamatot, hogy feltárhassa, hol vannak a hatékonysági hiányosságok, kitalálja, miként lehet őket kijavítani, majd megtalálja azokat a digitális megoldásokat, amelyek támogatják a kívánt változást.
Keressen olyan megoldásokat, amelyek lehetővé teszik a decentralizációt és az egy számlakibocsátós fizetést. Ezek részben hozzájárulnak a működési költségek csökkentéséhez. A Unite Single Creditor Solution szolgáltatása lehetővé teszi, hogy tetszőleges számú beszállítótól vásároljon egyetlen fiókból.
Határozza meg a folyamatban foglalt automatizálási célokat. Mérje fel, hogy az automatizálás milyen értéket jelent a szervezetnek a megfelelőség, a ciklusidő és a fizetési feltételek javulása szempontjából, majd ezeket állítsa szembe a technológia bevezetésének költségeivel és bonyolultságával.

A Unite munkatársai a Unite platformot nézik

Lépjen előre a hatékonyabb folyamatokkal

Bárhol tart éppen a szervezete a beszerzés átalakításának útján, a folyamatok továbbfejlesztése holisztikus megközelítést igényel. Az üzleti szükségletekből kiindulva és a hatékonysági hiányosságokra összpontosítva elkezdheti az olyan e-beszerzési megoldások bevezetését, mint például a Unite. Ezek segíthetnek a teljesítmény nyomon követésében, a munkafolyamatok racionalizálásában, a beszállítókkal való kölcsönösen előnyös kapcsolatok kiépítésében és abban, hogy a beszerzés nagyobb értéket teremthessen a szervezet számára.

Olvasson tovább