Prima di poter ottimizzare le funzioni di procurement, è necessario conoscere nel dettaglio i processi. Successivamente, ci si può concentrare su come risparmiare tempo e risorse e aumentare la sostenibilità della supply chain.
In questo articolo rivediamo insieme alcune fasi del ciclo P2P per passare poi ai 4 step fondamentali per rendere il procurement più efficiente.
Cosa si intende per processo di procurement?
Il processo di procurement comprende tutte quelle operazioni che un’azienda o un’organizzazione deve compiere per acquistare i beni e servizi di cui ha bisogno per svolgere le proprie attività quotidiane.
Viene spesso definito anche ciclo procure to pay o purchase to pay (P2P). Questo ciclo inizia con la ricerca di prodotti e servizi e termina con il pagamento del fornitore. Quando si parla invece di ciclo source to pay (S2P), i processi coinvolti sono differenti: in questo caso, il ciclo inizia infatti con la selezione strategica dei fornitori e la negoziazione dei prezzi.
Riduci i costi di processo
Dalla richiesta di acquisto alla gestione dei pagamenti, i processi di procurement possono diventare particolarmente dispendiosi in termini di tempo e risorse. Dai un’occhiata al nostro articolo per scoprire come semplificare le operazioni e risparmiare!
1. Analisi della domanda
Cosa significa?
Analizzando il mercato e le esigenze dei clienti è possibile capire di quali prodotti e servizi avranno bisogno, ora e in futuro. Ciò significa analizzare i comportamenti d’acquisto tipici, le abitudini e i trend locali. Dopo aver osservato i dati raccolti, è consigliabile concentrarsi sullo sviluppo di teorie sulle necessità future e valutare la propria capacità di soddisfarle.
Come può essere ottimizzato?
Un’analisi costante delle abitudini di acquisto può aiutarti ad anticipare le necessità dei clienti. Inoltre, ti permette di modificare rapidamente la tua strategia di procurement rendendola più flessibile e di identificare possibili interruzioni della supply chain prima che si verifichino. In questo modo, avrai anche le conoscenze necessarie per negoziare i prezzi ed evitare spese aggiuntive.
I nostri consigli
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Mantieni i dati aggiornati: raccogli informazioni sui comportamenti d’acquisto tramite i report sulle vendite, i feedback dei clienti e ricerche di mercato.
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Analizza le attività del mercato: attività come fusioni, cessioni e acquisizioni, oltre a modifiche delle normative, possono avere un impatto sulla supply chain e su prezzi e tariffe.
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Crea relazioni solide: utilizza i dati a tua disposizione per trovare fornitori in grado di soddisfare le tue necessità e discuti con loro delle richieste di mercato. In questo modo potrai negoziare prezzi e condizioni vantaggiosi.
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Comunica con gli stakeholder: informa i tuoi stakeholder dei cambiamenti. Condividi con tua azienda i risultati delle tue ricerche e il loro impatto.
2. Selezione dei fornitori
Cosa significa?
Questo passaggio si concentra sulla selezione dei fornitori con cui mantenere una relazione commerciale solida e comprende azioni come: identificare le tue esigenze di business, individuare i potenziali fornitori, stabilire le tue condizioni (ad esempio in ambito ESG), negoziare i contratti quadro e costruire una partnership duratura.
Come può essere ottimizzato?
Per evitare interruzioni della supply chain, è consigliato ricorrere a una strategia multi fornitore. Tuttavia, è importante selezionare accuratamente i fornitori da coinvolgere in modo tale da rispettare gli standard di compliance o i requisiti aziendali in materia di sostenibilità, mantenendo allo stesso tempo un buon rapporto di qualità-prezzo per la tua azienda. Un’attenta selezione dei fornitori è la base per un business di successo e senza interruzioni.
I nostri consigli
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Verifica la presenza di certificazioni o standard industriali da rispettare per il tuo settore o i tuoi fornitori, come ad esempio le certificazioni FSSC 22000, GLOBALG.A.P. o ISO 9001.
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Utilizza il tuo network personale o di lavoro, le pubblicazioni o gli eventi per trovare potenziali fornitori. Unisciti a marketplace B2B online come Mercateo per trovare centinaia di fornitori certificati su un’unica piattaforma.
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Incontra i fornitori di persona e in azienda: in questo modo, verificherai personalmente se le loro operazioni e prodotti soddisfano i tuoi requisiti.
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Durante la negoziazione dei contratti, assicurati di coprire temi relativi non solo ai pagamenti, alle condizioni e ai referenti, ma anche alla data di rinnovo del contratto e ai termini per la sua risoluzione anticipata.
3. Prezzi e condizioni
Cosa significa?
Il calcolo totale delle spese deve includere sia il prezzo di acquisto (esterno), sia i costi interni. In questa operazione, è importante verificare che si applichino le condizioni concordate con il fornitore. Trovare un accordo favorevole a entrambe le parti è la chiave per una collaborazione duratura e di successo.
Come può essere ottimizzato?
Considerate le condizioni attuali di volatilità di mercato, oscillazioni di prezzo e cambiamenti delle condizioni di consegna, è fondamentale mantenere una panoramica delle offerte e avere possibilità di scelta. Soluzioni online come la piattaforma Unite ti permettono di trovare e scegliere tra decine di fornitori in linea con le tue esigenze. Inoltre, forniscono la trasparenza sui prezzi necessaria per mantenere un vantaggio competitivo.
I nostri consigli
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Utilizza strumenti che ti garantiscono la massima trasparenza sui prezzi, come la funzione di ottimizzazione del carrello di Mercateo. In questo modo, ti presentiamo direttamente al check out tutte le offerte disponibili sul marketplace, suggerendo le condizioni migliori in base a prezzo, tempi di consegna, o altri criteri personalizzati.
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Piccole concessioni possono avere un grande impatto su entrambe le parti, soprattutto nel lungo termine. Pertanto, è importante capire quando accettare dei compromessi. Per farlo sono necessari dati sulle esigenze aziendali e gli andamenti di mercato.
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Tieni traccia delle tue operazioni. In questo modo, potrai sempre fare riferimento ai termini contrattuali e assicurarti di ottenere sempre i prezzi e le condizioni favorevoli concordate.
4. Processi procure to pay
Cosa significa?
I reparti acquisti più esperti utilizzano soluzioni digitali e automatizzate per migliorare l’efficienza a ogni fase del processo di procurement ed evitare errori manuali, soprattutto relativamente alla fatturazione e al pagamento.
Come può essere ottimizzato?
Un processo lineare aiuta a semplificare molte sfide legate al procurement. Ad esempio, permette di ridurre le operazioni manuali a favore di processi digitalizzati, aumentare la trasparenza mantenendo un unico punto di accesso e contatto, e gestendo al meglio le procedure di pagamento.
I nostri consigli
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La digitalizzazione non basta. Analizza tutte le fasi del tuo ciclo di procurement per capire come ottimizzarle al meglio e quali soluzioni possono aiutarti.
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Utilizza soluzioni per gestire anche acquisti decentralizzati e che offrono un servizio di pagamento a creditore singolo: ti aiuteranno a ridurre i costi operativi. Un esempio è il servizio Single Creditor di Unite, con il quale puoi acquistare da tutti i fornitori presenti nel network o sul marketplace tramite un unico account e mantenendo un solo creditore.
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Individua le possibilità di automazione e calcola l’impatto che i processi digitali potrebbero avere in materia di compliance o gestione dei pagamenti, e confrontali col costo iniziale per l’implementazione di nuove soluzioni.
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